Mikä on tiedonhallintasuunnitelma?
Datanhallintasuunnitelma eli DMP (joskus myös datanjakosuunnitelma) on virallinen asiakirja, jossa hahmotellaan, mitä teet datallesi tutkimushankkeen aikana ja sen jälkeen. Siinä kuvataan, minkä tyyppisiä tietoja käytät tutkimuksessasi, miten ne kerätään, järjestetään ja säilytetään ja mitä formaatteja käytät. Kun käytetään arkaluonteisia tietoja, DMP:ssä on myös kuvattava, mihin toimiin ryhdytään, jotta tiedot ovat turvallisia ja säännösten mukaisia. Siinä kerrotaan yksityiskohtaisesti, miten tiedot ovat saatavilla ja dokumentoitu jakamista ja uudelleenkäyttöä varten hankkeen aikana ja sen päätyttyä. Yhä useammat rahoittajat ja tutkimuslaitokset vaativat DMP:tä.
DMP voi olla epävirallinen, sisäiseen käyttöön tarkoitettu, tutkimuslaboratorion johtajan, yhteistyökumppaneiden tai Harvardin tietotekniikkaryhmien laatimien käytäntöjen ohjaama. Jotkin rahoituslaitokset tai hankkeet saattavat vaatia virallisen DMP:n esittämistä. Hankkeen aikana on tärkeää varmistaa, että kaikki tutkimusryhmän jäsenet ovat tietoisia siitä, missä tiedot sijaitsevat ja miten niihin pääsee käsiksi, miten ne on järjestetty ja dokumentoitu siten, että ne ovat helposti ryhmän käytettävissä. DMP:tä voidaan päivittää ja tarkistaa tarpeen mukaan hankkeen aikana – DMP on elävä asiakirja.
Tässä vaiheessa Harvardissa ei vaadita DMP:tä tutkimustasi varten, ellei rahoituslähteesi vaadi sitä. Tietojen koko elinkaaren tietoinen suunnittelu projektin alusta alkaen voi kuitenkin hyödyttää sinua riippumatta siitä, vaaditaanko DMP:tä vai ei, ja säästää aikaa ja rahaa pitkällä aikavälillä.
Lisätietoa:
- Research Data Management Program – DMPTool by Harvard Library
- Biomedical Data Management Planning by Harvard Medical School
Kuka vaatii datanhallintasuunnitelmaa?
Yhä useammat liittovaltion ja yksityiset rahoittajat vaativat DMP:tä rahoituksen myöntämisen ehtona. Yleensä tutkijoita pyydetään toimittamaan DMP ehdotus- tai myöntämisvaiheessa.
Esimerkkejä tutkimusrahoittajista, jotka vaativat DMP:tä tai vastaavia tietoja:
- Yhdysvaltojen liittovaltion virastot (NIH, NSF, NASA, IMLS, DOD, DOJ)
- Philantrooppiset järjestöt, kuten Alfred P. Sloan Foundation, Moore Foundatio, The Gates Foundationon avoimen datan politiikka, mutta DMP:tä ei vaadita
Täydellisen luettelon organisaatioista, jotka vaativat DMP:n, sekä tietoa niiden mallista löydät DMPTool Public Templates -sivulta.
Mitä datanhallintasuunnitelman tulisi sisältää?
Datanhallintasuunnitelmasi tulisi sisältää:
- Datatyyppi: havainnointi, kokeellinen, simulointi, johdettu/koostettu
- Datan muoto: teksti, numeerinen, audiovisuaalinen, tieteenala- tai instrumenttikohtainen
- Tiedostojen tiedostomuodot:
- Tutkimusyhteisön standardeja suositaan (esim, FITS tähtitieteessä)
- Säilytysmuodot suositeltavia (esim. taulukot CSV-muodossa, asiakirjat PDF-muodossa, kuvat JPG-muodossa)
- Aineiston koko, vakaa aineisto: suunnitelmat siitä, minne säilytät ne
- Arkaluonteinen aineisto: suunnitelmat turvallisesta säilytyksestä
- Metatiedot: Datan dokumentointi (yleinen, sisällöllinen, tekninen, käyttöoikeus)
Lisäksi:
- Tarkista, tarvitsetko Institutional Review Boardin hyväksynnän
- Tarkista, tarvitsetko datan käyttösopimuksen
- Määritä datan säilytyspaikka datan jakamista ja arkistointia varten sen jälkeen, kun tutkimuksesi on päättynyt (lisätietoja löytyy sivulta Datan jakaminen & Säilytys)
Lisätietoa, ks: https://dmptool.org/help
Mitä työkaluja voin käyttää tiedonhallintasuunnitelman laatimiseen?
- DMPTool on online-työkalu, jonka avulla voit laatia ja jakaa tiedonhallintasuunnitelmasi rahoittajien vaatimusten täyttämiseksi ja parhaana käytäntönä tiedonhallinnassa. DMPToolin ohje antaa vaiheittaista opastusta oman DMP-suunnitelmasi luomiseen, ja se sisältää malleja ja esimerkkisuunnitelmia, joiden avulla voit täyttää Harvardille ja rahoituslähteillesi ominaiset vaatimukset.
- Käyttääksesi DMPToolin käyttöä Harvardin yhteistyökumppanina siirry DMPTooliin ja kirjaudu sisään HarvardKey:llä.
Jos tarvitset lisäapua, vieraile osoitteessa Harvard-kirjastossa osoitteessa Harvardin kirjastossa ja ota yhteyttä Harvardin kirjastossa toteutettavaan tutkimusdatanhallintaohjelmaan (Research Data Management Program).