Pöytäkirjanpitäjän vaalikelpoinen virka oli yksi ensimmäisistä viroista, jotka Indianan osavaltion perustuslaki loi vuonna 1816. Piirikunnan kirjaajan ensisijaisena tehtävänä on tarkistaa kirjaamista varten toimitetut asiakirjat, varmistaa, että ne täyttävät kirjaamisvaatimukset, ja säilyttää kyseiset asiakirjat ikuisesti.
Huomautuksia:
Jotta henkilökunnalla on aikaa tasata tilejä päivän päätteeksi, kaikkien kirjaamista varten toimitettujen asiakirjojen on oltava perillä ennen kello 15:30. Kello 15:30 jälkeen perille tulleiden asiakirjojen kirjaaminen tapahtuu seuraavana arkipäivänä.
Kirjaajan henkilökunta ei tee hakuja julkisista rekistereistä, eikä se anna oikeudellisia lausuntoja. Paikan päällä on julkisia tietokoneita, joilla asiakirjoja voi katsella ja tulostaa kopioita maksua vastaan.
Tietueemme vuodelta 1990 ovat saatavilla verkossa DOXPOP.com-sivustolla, jossa niitä voi katsella ja/tai tulostaa maksua vastaan.
Morgan County Recorder’s Office on yhteistyökumppani kansallisen sähköistä kirjaamista harjoittavan Simplifile-yhtiön kanssa tarjotakseen sähköisiä kirjaamispalveluita yrityksille ja pankeille, jotka kirjaavat maa-asiakirjoja säännöllisesti.
Asioitu toiminimi
Indiana Code 23-15-1-1:n mukaan yksityisen elinkeinonharjoittajan ja avoimen yhtiökumppanuuden on jätettävä Certificate of Assumed Business Name (todistus hyväksytystä toiminimestä) piirikunnan rekisterinpitäjälle jokaisessa piirikunnassa, jossa sillä on toimipaikka. Lisätietoja yrityksen perustamisesta saa Indianan valtiosihteerin toimistosta.
Kaikki paperiset tallenteet edellyttävät sopivan kokoisia itseosoitettuja ja leimattuja kirjekuoria asiakirjojen palauttamista varten.
Yleisiä tallennusvaatimuksia
- Kaikkien asiakirjojen on oltava luettavissa.
- Kaikkien asiakirjojen on sisällettävä transaktion osapuolten painettu nimi ja allekirjoitus, kuten laki määrää.
- Kaikkien asiakirjojen on sisällettävä myös yhden (1) todistajan painettu nimi ja allekirjoitus.
- Todistaja ei saa olla liiketoimen osapuoli.
- Todistaja ei saa saada osuutta liiketoimen kohteena olevasta omaisuudesta tai sen tuottoa.
- Kaikkien nimien on oltava samat koko asiakirjassa.
- Kaikki nimet on painettava tai kirjoitettava koneella vastaavan allekirjoituksen alle.
- Kaikki allekirjoitukset on todistettava oikeaksi. Tähän kuuluu myös se, että todistajan allekirjoitus on oikeaksi todistettu.
- Jos notaarin todistus on tehty Indianan osavaltiossa, siihen on liitettävä allekirjoitus, painettu nimi, Jurat, notaarin sinetti, asuinmaakunta ja toimeksiannon voimassaolon päättymispäivä.
- Jos todistus on tehty osavaltion ulkopuolella, siihen on liitettävä Jurat, allekirjoitus, painettu nimi, sinetti ja voimassaolon päättymispäivä.
- Indianan osavaltiossa todistajan todistus on varustettava lausekkeella: ”Prepared by.”
- Kaikkien Indianan osavaltiossa notaarin vahvistamien asiakirjojen on sisällettävä seuraava maininta: ”Vakuutan väärän valan uhalla, että olen noudattanut kohtuullista huolellisuutta poistaakseni jokaisen tässä asiakirjassa olevan sosiaaliturvatunnuksen, ellei laki sitä vaadi.”” (Jäljempänä painettu nimi)
- Jos esitetty asiakirja on kopio, se on varustettava merkinnällä ”Kopio” ja sen on täytettävä tallennusvaatimukset.
- Yhtiön nimi ja virkailijan titteli on mainittava allekirjoitusrivillä.
- Jos asiakirjan on allekirjoittanut valtakirjan haltija (POA), asiakirjan allekirjoituksessa on mainittava valtakirjan haltijan viite.
- POA on kirjattava Morgan Countyssa ennen kuin sitä voidaan käyttää asiakirjassa.
- Jos asiakirja kirjataan uudelleen, asiakirjan ensimmäisellä sivulla on oltava viittaus alkuperäiseen asiakirjaan ja mainittava uudelleen kirjaamisen syy.