Viimeisimmässä artikkelissamme käsittelimme yrityksen ympäristötekijöitä, joten olisi huolimatonta olla puhumatta organisaatioprosessien omaisuuseristä. Ne esiintyvät projektinhallintaprosesseissa jopa useammin kuin yrityksen ympäristötekijät – 47 kertaa prosessin panoksina ja 10 kertaa tuotoksina. Guide to the Project Management Body of Knowledge -oppaan (PMBOK® Guide) mukaan organisatoriset prosessivarat ovat ”suunnitelmia, prosesseja, toimintatapoja, menettelytapoja ja tietopohjia, jotka ovat ominaista suorittavalle organisaatiolle ja joita suorittava organisaatio käyttää.”
Kuka tahansa, joka on aloittanut uudessa yrityksessä projektipäällikkönä, ymmärtänee, että nämä organisatoriset prosessivarat on etsittävä niin pian kuin mahdollista. Huolimatta kiiltävästä PMP®-sertifikaatistasi projektinhallinnassa ja vuosien aikaisemmasta kokemuksestasi on erittäin suositeltavaa, että kunnioitat sitä, mitä uudessa yrityksessäsi on tehty aiemmin, ja otat käyttöön työkalut ja tekniikat, joita vertaisesi projektipäälliköt käyttävät. Äärettömän paljon enemmän hyötyä on tietopohjasta, jonka yritys on rakentanut vuosien varrella. Aikaisempien projektien suunnitellut ja toteutuneet aikataulut, opittujen kokemusten dokumentaatio sekä aiempien projektien erilaiset lokit ja rekisterit auttavat sinua ymmärtämään ympäristöä, joka sinun on hallittava. Niistä saat arvokasta tietoa siitä, ketkä ovat hyviä ihmisiä, ketkä ovat vaikeita sidosryhmiä ja mitä riskejä on otettava huomioon tässä uudessa ympäristössä.
Olemassa olevat toimintatavat ja menettelyt vaikuttavat koko projektin elinkaareen. Löydät todennäköisesti malleja tärkeimmistä asiakirjoista. Saatat myös törmätä outoihin nimiin tutuille artefakteille – esimerkiksi projektin peruskirjaa kutsutaan joskus nimellä projektiehdotus. Organisaatioprosessiaineistot on siis usein suodatettava PMP®-tietämyksesi avulla, jotta saat selville, mitä ne oikeastaan tarkoittavat. Kaikki löytämäsi ohjeet ovat myös tervetulleita, erityisesti ne, joissa kerrotaan, miten menettelyjä voidaan räätälöidä eri hankkeisiin sopiviksi. Muista PMP®-koulutuksestasi, että jokaisessa projektissa on joitakin ainutlaatuisia näkökohtia, joten sinun on todennäköisesti mukautettava asioita.
Mainitsimme sääntelyn keskustellessamme yrityksen ympäristötekijöistä (Enterprise Environmental Factors), mutta sisäiset käytännöt ja säännöt löytyvät Organizational Process Assets -kohdasta. Odota löytäväsi henkilöresursseja koskevia käytäntöjä, kuten työterveys- ja työturvallisuusmääräykset, mutta etsi myös käytäntöjä, jotka liittyvät projektin muihin näkökohtiin – kuten hankintoihin, laatuun ja budjetointiin. On hyvä nähdä, että käytössä on muutoksenhallintamenettelyjä ja että riskienhallintakulttuuri on hyvä. Lopuksi hyvä projektin päättämisprosessi tarjoaa tietopohjan, joka muodostaa organisaatioprosessien voimavarojen toisen näkökohdan.
Historiallinen tieto aiemmista projekteista on todella hyödyllistä. Siitä voidaan määrittää työmäärät, asenteet riskiä kohtaan (mitä tapahtui, kun jokin meni pieleen?) ja se, miten päätökset yleensä tehdään. Muistatko PMP®-päiviltäsi neljä tapaa, joilla ryhmäpäätös voidaan tehdä – yksimielisyys, enemmistö, moniarvoisuus tai itsevaltaisuus? Myös kaikki kirjatut mittaukset ovat todella hyödyllisiä – ne auttavat projektipäällikköä ymmärtämään, mistä ylin johto on huolissaan. Dashboard-kaaviot ja tilanneraportit antavat tietoa siitä, mitkä osaamisalueet ovat uusien pomojesi kuumia nappeja.
Mikäli Organizational Process Assets hyödyttää uutta projektipäällikköä korttelissa, entäpä PMP®-opiskelijaparka, jonka on tiedettävä, että projektinhallintaprosesseissa on yhteensä 57 Organizational Process Assetsin panosta ja tuotosta? Mieti asiaa hetki: Milloin todennäköisesti tarvitset näitä? Suunnittelu on ilmeinen ajankohta, jolloin tarvitset malleja ja menettelyjä sekä hieman historiallista näkemystä. Jokaisessa suunnitteluprosessissa, myös itse ”Kehitä projektinhallintasuunnitelma” -prosessissa, on Organizational Process Assets -organisaatioprosessin omaisuuseriä syötteenä.
Huomaa myös, että niissä ei ole Organizational Process Assets -organisaatioprosessin omaisuuserien päivityksiä tuotoksina! Päällisin puolin tämä vaikuttaa oudolta, koska näyttää siltä, että suunnitelmamme eivät vaikuta yrityksen tietopohjaan. Mutta katso sulkemisprosessia – sen tuloksena on Organizational Process Assets Updates – sinne suunnitelmamme arkistoidaan. Vain kahdessa monitorointi- ja valvontaprosessissa (Monitor Risks ja Control Procurements) on tulosteena Organizational Process Assets Updates, jotka heijastavat muutoksia riskien erittelyrakenteessa ja hankinta-asiakirjoissa. Nämä päivitykset näkyvät toisinaan myös Executing-prosessiryhmässä, erityisesti ”Manage”-prosesseissa.
Kuten edellisessä artikkelissa totesimme, PMP®-opiskelijan on järkevämpää ymmärtää, mitä Organizational Process Assets on ja mihin niitä käytetään, kuin opetella ulkoa luetteloita PMBOK® Guide -oppaasta ja opetella syötteet ja tuotokset ulkoa. Kysy itseltäsi: käytetäänkö tässä prosessissa vakiintuneita toimintatapoja ja menettelytapoja vai perustuuko se historiatietoihin? Jos näin on, organisaatioprosessien resurssien pitäisi näkyä panosluettelossa. Vastaavasti, päivittääkö prosessi tietokantoja tai käytäntöjä? Jos näin on, tulosteeksi voidaan odottaa Organizational Process Assets Updates.
Jos haluat oppia lisää Organizational Process Assetsista ja muista projektinhallinnan käsitteistä, käy koulutussivullamme. Suoritamme projektinhallintakurssimme verkossa virtuaalisessa luokkahuoneessamme kätevästi. Jos haluat lisätietoja, ota meihin suoraan yhteyttä.