5S japanilaisella työpaikalla (2) – Seiton valmiina
Toimittajien auttaminen etulyöntiasemaan
5S, joka usein selitetään sanoilla Seiri = lajittelu, Seiton = järjestäminen, Seiso = siivoaminen, Seiketsu = puhdistaminen ja Shitsuke = ylläpito, on japanilaisten yritysten käyttöön ottama työpaikan menetelmä. 5S perustuu perustavanlaatuiseen japanilaiseen ”maalaisjärkeen”, mikä on yksi syy siihen, miksi sitä on vaikea selittää muille kuin japanilaisille. Edellisessä artikkelissa annoimme yleiskatsauksen 5S:ään ja joitakin ajatuksia Seiristä. Tässä kuussa tarkastellaan uudestaan Seitonia.
Seiton-(整頓)
Katsotaanpa Seitonin hienovaraisempia merkityksiä. Ensimmäinen merkki, ”organisaatio” tai ”järjestys”, on sama kuin ensimmäinen merkki seirissä, ensimmäisessä 5S-käsitteessä. Itse asiassa näitä kahta sanaa käytetään usein yhdessä kuvaamaan yleisesti järjestystä, kuten ”seiri seiton”. Niiden merkitykset ovat kuitenkin varsin erilaisia. Seiri tarkoittaa lajittelua, erottelua ja hylkäämistä (ja säilyttämistä). Seiton tarkoittaa järjestämistä ja valmiina olemista. Jos keskitymme vain tavaroiden laittamiseen pois, voimme unohtaa sen, miksi laitamme asioita pois, eli sen, että voimme ottaa ne nopeasti esiin, kun tarvitsemme niitä. Seiton tarkoittaa sen määrittämistä, missä ja milloin tavaroita tarvitaan, ja niiden sijoittamista tavalla, joka edistää tehokasta työnkulkua. Työntekijän ei pitäisi joutua metsästämään tarvittavia työkaluja tai kävelemään toiselle alueelle päästäkseen käsiksi usein käytettyihin esineisiin.
Seitonin visuaalinen viestintä
Visuaalinen tunnistaminen ja viestintä ovat myös ratkaisevan tärkeitä seitonin käyttöönotossa. Säännöllisesti käytettävät esineet merkitään usein käyttöpäivämäärien dokumentoimiseksi, jotta voidaan määrittää sijainnin tärkeysjärjestys. Työkalut merkitään, jotta käytetään oikeaa työkalua. Varjomerkinnät (esineen ääriviivojen piirtäminen paikkaan, johon se tulisi laittaa) viestivät selkeästi oikeasta sijainnista. Lattiamerkinnöillä yksilöidään paikat, joihin laitteet kuuluvat. Se tunnistaa myös paikat, joihin ihmiset kuuluvat, ja paikat, jotka eivät ole turvallisia ja joihin he eivät kuulu.
Seiton ja ihminen
Ajattelemme usein seiton koskevan esineitä, kuten työkaluja, osia ja varusteita, mutta seiton alkuperäiseen merkitykseen kuuluu myös pukeutuminen oikein oman roolinsa mukaisesti. Univormu on eräänlainen visuaalinen viestintä. Japanilaisessa yrityksessä näkee yhdellä silmäyksellä pelkän univormun värin perusteella, ketkä ovat urakoitsijoita eivätkä tavallisia työntekijöitä, ja myös sen, minkä urakoitsijan palveluksessa he työskentelevät. Vastaavasti japanilaiset, jotka harrastavat vaellusta, käyttävät vaellusvarusteita jopa yksinkertaisella päiväretkellä, jossa puhtaasti teknisestä näkökulmasta katsottuna tavalliset vaatteet riittävät. Asun sovittaminen toimintaan on japanilaisille tärkeää.
Paikka ja aika
Japanissa on sana ”ba”, joka ilmaisee sekä aikaa että paikkaa. Japanilaiset ovat herkkiä sovittamaan aktiviteetit sopivaan ”ba:han”. Yksi seiton-elementti on aikataulujen yhteensovittaminen. Sanotaan esimerkiksi, että japanilaisten on kutsuttava hätäkokous koolle kello 13.00, he voivat olla melko varmoja siitä, että ihmiset, joiden on osallistuttava, ovat paikalla. Tämä johtuu siitä, että japanilaiset yritykset pyrkivät logistisesti antamaan kaikille saman lounastauon kello 12:00-13:00. Näin ollen he yllättyvät, kun he kutsuvat koolle improvisoidun kokouksen kello 13.00 Yhdysvalloissa ja huomaavat, että monet työntekijät eivät ole edes rakennuksessa. Kun he kuulevat: ”En löydä Joeta. Hänen on täytynyt mennä ulos syömään”, he ihmettelevät, suhtautuvatko amerikkalaiset tosissaan työhönsä. Minun neuvoni: Ota selvää, milloin japanilaiset käyvät lounaalla, ja käy lounaalla samaan aikaan.
Toinen seiton elementti on sovittaa käyttäytyminen yhteen sopivan ”ba:n” kanssa. Kaikelle on aikansa ja paikkansa. Kokoukset ovat ”ba” vakavaa keskustelua varten. Ne eivät ole paikkoja vitsailulle. Illallinen ja drinkit ovat ”ba” vitsailua ja toisiimme tutustumista varten.
Valmistautuminen
Seiton on eri asia kuin pelkkä siisti myymälätila tai toimisto. Seiton perimmäinen tarkoitus on varautuminen, jotta tavarat ovat valmiina, kun niitä tarvitaan. Varsinaisissa työprosesseissa käytettävät esineet analysoidaan tiheyden ja läheisyyden näkökulmasta ennen kuin niille osoitetaan paikka.
Yleinen valitus, jonka kuulen japanilaisilta, on se, että amerikkalaiset eivät ole valmistautuneet kokouksiin. Tukeutuvat tiedot on tuotava mukaan, joko paperikopioina tai sähköisessä muodossa, joka on nopeasti haettavissa. Älkää joutuko siihen tilanteeseen, että sanotte: ”Olen pahoillani, tiedän, että laskentataulukko on jossain verkossa…”. Varmista, että havaitset mahdolliset ristiriitaisuudet tiedoissa ennen heitä ja että tiimisi on valmistautunut ja yksimielinen ennen kokoukseen saapumista.
Sijoittakaa kaikki tarvittavat asiat niin, että ne löytyvät ja ovat valmiina, kun niitä tarvitaan. Seuraavassa artikkelissa tarkastellaan Seisoa (清掃), miten huolehdimme näistä esineistä.