Ei ole mikään salaisuus, että toimistopäälliköt ovat jokaisen hyvin toimivan toimiston selkäranka. Monet yritykset ovat riippuvaisia toimistopäälliköistään, jotta hyvä elämänlaatu ja tuottavuus säilyisivät. Koska työ vaatii kärsivällisyyttä, toimistotaitoja, johtamiskykyä ja taitoa työskennellä paineen alaisena, joskus loistavaa toimistopäällikköä voi olla vaikea löytää.
Otetaan esimerkiksi Debra Leonard-Porch. Debra on toiminut hallintoalan ammattilaisena lähes 40 vuotta, ja tällä hetkellä hän on Chicagossa sijaitsevan Incapital Holdingsin toimistopäällikkö. Debra tietää, että ensimmäinen askel loistavaksi toimistopäälliköksi on suhtautua itseensä ja asemaansa vakavasti:
”Filosofiani on aina ollut: ’Hakeudun työhöni joka päivä’. Tulen hakemaan työpaikkaani, koska se voi helposti mennä jollekin toiselle. He voivat saada jonkun nuoremman. He voivat saada jonkun halvemman. He voivat saada jonkun, jolla on parempi koulutus, mutta he eivät koskaan löydä ketään, joka työskentelee yhtä ahkerasti kuin minä.”
Lue seuraavaksi oppaamme toimistopäällikön taitoihin, koulutukseen ja vinkkeihin, niin liityt Debran kaltaisten toimistopäällikköjen joukkoon hetkessä.
Mikä on toimistopäällikkö?
Kun puhumme toimistopäälliköistä, puhumme oikeastaan siitä, mikä tekee toimistosta tehokkaan. Toimistopäälliköillä on erilaisia vastuualueita yrityksen tarpeista riippuen, mutta kaikki toimistopäälliköt vastaavat toimistotoimintojen suunnittelusta, koordinoinnista ja valvonnasta sekä huolehtivat viranomaisvalvonnasta, työlainsäädännöstä ja työntekijätyytyväisyydestä.
Toimistopäällikön työtehtäviä voi olla alasta riippuen monenlaisia, mutta perusvelvollisuudet ovat kuitenkin melko samanlaisia. Sen lisäksi, että toimistopäälliköt valvovat yrityksen hallinnon sujuvuutta, varmistavat, että tarvittavat tarvikkeet ovat saatavilla ja että toimistolaitteet ovat kunnossa, he voivat joskus myös palkata, irtisanoa, kouluttaa ja ylentää työntekijöitä.
Toimistopäällikön taidot
Toimistopäällikkönä vastaat prosesseista, menettelytavoista, dokumentaatiosta, kommunikaatiosta, valvojina, kouluttajina ja hallintoelimissä. Jos tämä kuulostaa suurelta vastuulta, se on sitä. Varmistaaksesi, että toimisto toimii parhaalla mahdollisella tavalla, sinun on hallittava nämä toimistopäällikön taidot.
Suunnittelutaidot
Toimistopäällikölle suunnittelun pitäisi tulla luonnostaan. Suunnittelutehtäväsi vaihtelevat toimistokokousten aikatauluttamisesta vastuiden delegointiin. Pitkäaikaisten liiketoimintojen suunnittelusta jokapäiväisten tehtävien tehokkaaseen suorittamiseen, organisoitu suunnittelu on avaintaito, joka jokaisella hyvällä toimistopäälliköllä tulisi olla.
Hallinnolliset taidot
Toimistopäällikölle hallinnollisten taitojen tulisi olla itsestään selviä. Ennen kuin nousit toimistopäälliköksi, on hyvin mahdollista, että olet toiminut muissa hallinnollisissa tehtävissä. Näissä tehtävissä olisit viljellyt hallinnollisia perustaitoja, jotka vain kehittyvät, kun sopeudut uuteen toimistopäällikön rooliin. Vastaat organisaation erilaisista hallinnollisista tehtävistä, yrityskulttuurin tukemisesta ja vaalimisesta sekä muista henkilöstövastuista, kuten työntekijöiden suoritusten arvioinnista.
Analyyttiset taidot
Analyyttisten taitojen kehittäminen millä tahansa työtehtävällä on hyvä idea. Toimistopäällikkönä tarvitset näitä taitoja kyetäksesi tunnistamaan tehottomuudet ja ehdottamaan ratkaisuja, jotta voit edistää yrityksesi menestystä.
Tietokonetaidot
Vahvat, käytännölliset atk-taidot eivät ole toimistopäällikölle vain ihanteellisia, vaan välttämättömiä. Sinulla tulisi olla riittävän korkea taitotaso, jotta voit toimia mukavasti, tarkasti ja tehokkaasti tarvittavissa päivittäisissä tietokonetoiminnoissa – kuten tietojen syöttämisessä, arkkien luomisessa ja esitysten muotoilussa. Käytät todennäköisesti ohjelmistoja kuluraportteihin, tilojen hallintaan sekä videoneuvotteluihin ja päivittäiseen viestintään.
Toimistopäällikön koulutuskurssit
Kun kiipeät yrityksesi tikapuita ylöspäin, on aina opittava uusia taitoja, erityisesti toimistopäällikön alalla. Onneksi sinun ei tarvitse olla kirjoilla kokopäiväisessä tutkinto-ohjelmassa hankkiaksesi toimistopäällikön koulutuksen. Kaikille toimistopäällikön uran vauhdittamisesta kiinnostuneille on tarjolla erilaisia verkko- ja henkilökohtaisia kursseja. Halusitpa sitten hioa jotakin tiettyä taitoa tai kehittää koko toimistotaitojesi kokonaisuutta, löytyy sinulle sopiva kurssi. Lue eteenpäin käsin poimitusta valikoimastamme löytääksesi täydellisen kurssin toimistohallinnon tarpeisiisi.
Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™
Sopii parhaiten toimistohallinnon aloittelijoille, jotka haluavat oppia alan perusasioita ennen ensimmäistä johtotehtäväänsä hakevia, sillä suorittamalla tämän täysin verkossa järjestettävän kurssin opit kehysvalmiudet ja -prosessit, joita tarvitaan minkä tahansa nykyaikaisen toimiston tehokkaaseen johtamiseen.
SkillPath On-Demand Training – Emotionaalinen älykkyys
SkillPath-verkkokursseilla keskitytään tunneälykkyyden opettamiseen, ja ne sopivat erinomaisesti toimistopäälliköille, jotka työskentelevät korkean stressin aloilla. Niiden helppokäyttöisen ja helposti opittavan muodon avulla opit ymmärtämään, säätelemään ja hyödyntämään tunteita missä tahansa toimistotilanteessa.
Dale Carnegie -koulutus – Tulosten saaminen ilman auktoriteetteja
Käytännöllinen toimistopäälliköille, jotka pyrkivät vakiinnuttamaan suuria yritysmuutoksia ja -strategioita yhtiössään, viikoittaisten webinaarien avulla opit, miten voit ylittää potentiaalisesti tukahduttavan konttoripolitiikan saavuttaaksesi kunnioituksen ja rakentaaksesi luottamusta organisaatiosi eri asemissa.
5 toimistojohtamisen vinkkiä
Toimistopäällikkönä sinun on oltava huolellinen omassa työssäsi ja vastuussa muun toimiston tuotoksesta. Jopa kokeneet toimistopäälliköt voivat stressaantua päivinä, jolloin näyttää siltä, että työntekijöiden epäröintiä ja johdon huolia on jatkuvasti.
Hyväksymällä muutamia uusia tekniikoita huomaat, että nuo ylivoimaiset päivät ovat harvinaisempia ja helpommin hallittavissa. Kun käytät 5 tärkeintä toimistonhallintavinkkiämme, pysyt töissäsi ajan tasalla ja edellä.
Valmistele tavoitteet tiimillesi
Kun määrittelet selkeät toimistotavoitteet, luot todella tarkoituksenmukaisuuden tunnetta työntekijöille. Luomalla tiimitavoitteita tai jopa toimialan laajuisia tavoitteita nuorennat yrityksesi tarkoitusta, jotta työntekijät pysyvät motivoituneina.
Luo saavutettavissa olevia tavoitteita, jotka innostavat tiimin jäseniä olemaan kunnianhimoisia työnsä suhteen. Kun yksi tiimi on henkilökohtaisesti tyytyväinen saavuttaessaan tavoitteensa, koko työvoima on vastavuoroisesti tuottavampaa ja motivoituneempaa. Ei myöskään haittaa, että pystyt seuraamaan kunkin tiimin edistymistä tehokkaammin, kun on olemassa selkeä tavoite, jota kohti työskennellään.
Viestintä on avainasemassa
Toimistopäällikkönä viestintätaitosi ovat menestyksesi ehdoton edellytys, sillä olet tyypillisesti toimistoon tulevien asiakkaiden ensimmäinen kontaktipiste. Et kommunikoi säännöllisesti vain asiakkaiden kanssa, vaan myös työntekijöidesi kanssa, kun delegoit heidän työtään organisaatiossa sekä suullisesti että kirjallisesti.
Tämän viestinnän tulee olla tehokasta ja ammattimaista, jotta viestit toimitetaan ja vastaanotetaan tarkoituksenmukaisesti, mutta myös ystävällistä, jotta suhteet asiakkaisiin ja työntekijöihin säilyvät.
Ajanhallintataidot
Ajanhallintataidot ovat olennainen osa mitä tahansa toimistopäällikön työtä, sillä velvollisuutenasi on hyödyntää jokainen minuutti tehtävässäsi parhaalla mahdollisella tavalla. Ajanhallinta- ja organisointitaitoja tarvitaan, jotta voit olla varma siitä, että olet käytettävissäsi jakamaan jokaisen tehtävän oikein aikataulussa toimiston muiden aikataulujen kanssa.
Ole innovatiivinen ajattelija
Innovatiivinen ajattelija on askel yksi kohti tehokasta toimistopäällikön työtä, sillä ongelmanratkaisu on yksi tärkeimmistä tehtävistäsi. Toimistopäällikkönä joudut kohtaamaan tuntemattomia tilanteita, jotka saattavat aluksi vaikuttaa siltä, ettet voi hallita niitä, sekä uusia haasteita, jotka sinun on voitettava. Saattaa olla ensimmäinen vaistosi turvautua turhautumiseen näistä haasteista, mutta sen sijaan sinun on kehitettävä taito lähestyä niitä luontaisesti innovatiivisella ajattelulla.
Tässä on vinkki alkuun: ympäröi itsesi innovatiivisilla ajattelijoilla ja opi heiltä havainnoimalla. On tärkeää altistaa itsesi uusille ajattelutavoille ja luoville menestysmenetelmille.
Jatka koulutustasi ja ammatillista kehittymistäsi
Parhaat toimistopäälliköt eivät koskaan lopeta oppimista. Sinun on jatkuvasti laajennettava tietämystäsi pysyäksesi kehittyvän tekniikan kärjessä ja kehittääksesi uusia johtamistaktiikoita.
Kun teet ammatillisesta kehittymisestä säännöllisen osan kuukausittaista strategista urasuunnitelmaasi, pysyt kilpailijoitasi edellä ja autat yritystäsi pysymään myös kehityksen kärjessä. Olipa kyse sitten siitä, että ilmoittaudut viikonloppukursseille tai osallistut viikoittaisille verkkokursseille, jatka oppimista – se on osa vastuutasi toimistopäällikkönä.
Todella loistavaksi toimistopäälliköksi tulemisessa on kyse tahallisuudesta – kollegasi huomaavat sen, johtajasi arvostavat sitä, ja menestyt sen ansiosta. Etsitkö lisää? Tutustu toimistopäällikön oppaaseemme.
.