Sekä johdon sihteerit että johdon assistentit tarjoavat kehittynyttä hallinnollista tukea yhdelle tai kahdelle johtajalle tai esimiehelle. Se, mikä erottaa nämä toimistotehtävät muista toimisto- ja rutiinitehtävistä, on niihin liittyvä vastuun ja luottamuksellisuuden taso.
Johdon sihteerin ja hallintoassistentin tehtävät
Johtavan sihteerin tai hallintoassistentin tehtäviin kuuluu perustoimistotehtävien lisäksi raporttien kirjoittaminen tai valmistelu, kokousten järjestäminen ja aikatauluttaminen, saapuvien viestien tarkastelu niiden merkityksen selvittämiseksi, esityslistojen valmistelu johtokunnan kokouksiin, matkajärjestelyjen tekeminen, kokouspöytäkirjojen kokoaminen, tutkimustyö, kirjeenvaihdon valmistelu sekä toimistokeskuksen nuorempien toimihenkilöiden valvominen ja koulutus. Nämä tehtävät voivat vaatia eritasoista kokemusta ja niillä voi olla jokin näistä samankaltaisista työnimikkeistä:
- Entry…level Administrative Assistant
- Administrative Assistant
- Senior Administrative Assistant
- Executive Secretary
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
Roolien eroavaisuudet
Johtavien sihteereiden ja hallinnollisten assistenttien rooleissa on huomattavaa päällekkäisyyttä, ja roolien erot voivat vaihdella organisaatiokohtaisesti. Useimmissa tapauksissa johdon sihteeri keskittyy enemmän hallinnollisiin tehtäviin, jotka palvelevat tiettyä pientä johtajien tai johtajien ryhmää, kuten kokousten suunnitteluun, matkojen suunnitteluun, kirjallisen viestinnän hoitamiseen ja jopa kirjanpitoon.
Hallintoassistentti voi puolestaan keskittyä enemmän liiketoimintatehtäviin ja ottaa joissain tehtävissä enemmän toimiston johtajan roolia, laatia esityslistoja kokouksia tai konferensseja varten, hallinnoida budjetteja ja huolehtia tavarantoimittajien laskutuksesta. Hallintoavustajilta saatetaan vaatia erikoistuneempaa koulutusta joissakin tapauksissa, joissa liiketoiminnan johtaminen on kriittisen tärkeää.
Keskeiset työtaidot
Kummallakin johtavassa asemassa olevilla sihteereillä ja hallintoavustajilla on keskeiset työtaidot, jotka ovat välttämättömiä heidän tehtävissään. Näihin kuuluvat poikkeukselliset organisointitaidot, erinomaiset kirjalliset ja suulliset viestintätaidot sekä vahva huomio yksityiskohtiin ja ammattitaito. Heillä on oltava tekninen osaaminen Microsoft Office 365 -ohjelmistopakettiin sisältyvistä ohjelmistoista, kuten Word, Excel ja PowerPoint, sekä kirjanpitotyökaluista, kuten QuickBooks.
Tehtävät pienessä, keskisuuressa ja suuressa toimistossa
Pienessä toimistossa johdon sihteerin tai hallintoassistentin tehtäviä hoitavat yleensä erilaiset toimistohenkilöstön jäsenet. Joitakin töitä voivat tehdä yrityksen johtohenkilöt itse, ja hallintoassistentin tai johdon sihteerin tehtäviin voi kuulua pienemmässä organisaatiossa tarpeen mukaan enemmän erilaisia vastuualueita.
Yrityksen koon kasvaessa tarve hyvin organisoituneelle henkilölle, joka pystyy hoitamaan monenlaisia tehtäviä, kasvaa. Tämä pätee erityisesti keskisuuressa toimistossa toimiviin johtajiin, jotka johtavat yrityksiä, jotka edellyttävät suurta luottamuksellisuutta ja luotettavuutta harjoitettavan liiketoiminnan osalta.
Suuressa toimistossa on tavallista, että sillä on useita johdon sihteereitä ja/tai hallintoavustajia. Tämän kokoisessa yrityksessä tarvitaan yleensä toimistopäällikkö, joka koordinoi yrityksen johtajia palvelevaa henkilöstöä. Joissakin tapauksissa hallintoassistentti on johtajan mukana työmatkoilla avustamassa kokousjärjestelyissä, aikataulutuksessa ja muissa tärkeissä organisointitehtävissä.