Konferensseja on peruttu laajalti COVID-19-pandemian vuoksi, ja on erittäin todennäköistä, että peruutukset jatkuvat. Sen vuoksi tutkijakoulu ei tällä hetkellä myönnä konferenssimatkapalkintoja. Kun konferenssitoiminta jatkuu normaalisti, tarjoamme jälleen konferenssimatkapalkintoja. Kun otamme jälleen vastaan hakemuksia, olemme joustavia eräpäivien suhteen ja määrittelemme aikataulun taannehtivia palkintoja koskevien hakemusten käsittelylle.
Määritelmä ja käytäntö
- Konferenssiopiskelijoiden matkapalkinnot ovat käytettävissä, jotta jatko-opiskelijat voivat maksaa matkakulut tärkeimpiin kansallisiin tai kansainvälisiin konferensseihin esitelläkseen artikkeleita tai postereita tai toimiakseen kutsuttuina puhujina. Taidealan opiskelijat voivat saada rahoitusta kutsuttujen esitysten tai installaatioiden pitämiseen.
- Jokainen opiskelija on vahvistettava esitelmöitsijäksi ennen kuin varoja haetaan, ja jokaisen opiskelijan on oltava tutkinto-ohjelmassa ja kirjoilla kursseilla matkan ajankohtana. (Jos konferenssi on kesällä eikä opiskelija ole kirjoilla, hänen on oltava kirjoilla keväällä ja ilmoittautunut syksyn kursseille hakemuksen tekohetkellä ollakseen tukikelpoinen.)
- Varoja saa käyttää vain lentolippuihin tai vaihtoehtoisia kuljetusmuotoja tukeviin matkoihin (esim. kilometrikorvaukset, taksit); niitä ei saa käyttää rekisteröintiin, hotelleihin, ruokailuun tai muihin matkakuluihin.
- Kohtaisia apurahoja myönnetään vain yksi joka toinen vuosi.1
- Prioriteetti annetaan jatko-opiskelijoille, joilla ei ole muuta merkittävää rahoitusta matkoihin ja/tai jotka eivät ole aiemmin saaneet Graduate Schoolilta yleistä jatko-opiskelijoiden konferenssimatkarahoitusta.
- Nämä palkinnot on tarkoitettu tukemaan jatko-opiskelijoita, jotka esittelevät tutkimusta, joka on tehty Washingtonin yliopistossa eikä aikaisemmissa laitoksissa.
Maximum Award Amounts
- 300$ kotimaan matkoihin
- 500$ kansainvälisiin matkoihin
Kullakin alla mainitulla kaudella on käytettävissä rajallinen määrä rahoitusta jatko-opiskelijoiden matkojen tukemiseen kyseisellä kaudella. Rahoitus hyväksytään ilmoitettujen määräaikojen jälkeen, ja siihen tehdään mukautuksia tasapuolisuuden säilyttämiseksi prosessissa. Osastojen on kehitettävä omat prosessinsa ja prioriteettinsa, joiden mukaan opiskelijat voivat hakea rahoitusta. Hakemukset on jätettävä ennen matkaa ja kunkin jakson määräaikaan mennessä. Rahoitusta ei myönnetä takautuvasti. Osastot voivat jättää pyyntönsä milloin tahansa ennen määräaikoja, mutta päätökset matkakauden osalta tehdään vasta, kun asiaankuuluva määräaika on kulunut umpeen.
Jos palkinto myönnetään ja opiskelija ei osallistu konferenssiin tai päättää olla käyttämättä Graduate Schoolin rahoitusta, ilmoittakaa siitä apurahoista ja palkinnoista vastaavalle toimistolle (Office of Fellowships and Awards), jotta palkinto voidaan peruuttaa ja jotta opiskelija voi säilyttää tukikelpoisuutensa.
Yritämme jakaa rahoituksen tasapuolisesti. Jos jokin laitos on käyttänyt varoja huomattavasti enemmän kuin muut yksiköt, voimme alkaa asettaa tulevat hakemukset jonotuslistalle. Varainhoitovuoden loppupuolella, huhti- tai toukokuussa, päätämme, voidaanko jonotuslistalla olevat yksiköt siirtää rahoitettavaan asemaan. Jos jonotuslistalla olevat opiskelijat saavat tällä välin täyden korvauksen, heitä ei harkita rahoitettavaksi.
Matkahakemuksen jättäminen
Matkahakemukset on jätettävä laitoksen valtuutetun henkilökunnan toimesta MyGradin Awards-portaalin kautta. Opiskelijoiden, jotka haluavat hakea matkapalkkioita, tulee ottaa yhteyttä omaan osastoonsa ohjeiden ja sisäisten käytäntöjen ja menettelytapojen saamiseksi.
Matkahakemukset voidaan jättää milloin tahansa ennen pyydettyä matkaa, mutta viimeistään kullekin matka-ajankohdalle ilmoitetun määräajan kuluessa. Hakemukset käsitellään asianmukaisessa aikataulussa, joka on lueteltu jäljempänä, ja päätökset tehdään pian määräajan päättymisen jälkeen. Kuten jäljempänä näkyy, yhden matkakuukauden osalta on kaksi eri määräaikaa, joihin mennessä hakemus voidaan jättää.
Yleisen konferenssimatkojen rahoituspyynnön jättäminen
Ajankohdat
| Matkakuukausi | Ajankohta 1 | Ajankohta 2 |
| Syyskuu | Huhtikuu 1 | Elokuu 1 |
| Lokakuu | elokuu 1 | syyskuu 1 |
| marraskuu | syyskuu 1 | lokakuu 1 |
| Joulukuu | Lokakuu 1 | Marraskuu 1 |
| Tammikuu | Marraskuu 1 | Joulukuu 1 |
| helmikuu | joulukuu 1 | tammikuu 1 |
| maaliskuu | tammikuu 1 | helmikuu 1 |
| huhtikuu | helmikuu 1 | maaliskuu 1 |
| toukokuu | maaliskuu 1 | huhtikuu 1 |
| Kesäkuu | Huhtikuu 1 | Toukokuu 1 |
| Heinäkuu | Toukokuu 1 | Kesäkuu 1 |
| Elokuu | Kesäkuu 1 | Huhtikuu 1 |
Pyynnön perustelut
Pyynnön perusteluosassa on oltava:
- Paperin, posterin tai esitelmän otsikko, jonka opiskelija esittää
- Onko opiskelija hakenut tai saako hän muuta rahoitusta (tähän sisältyy konferenssin, laitoksen, tiedekunnan ja GPSS:n antama rahoitus). Jos vastasitte myöntävästi, lähde ja haettu tai saatu määrä.
- Tapauksen mukaan selvitys lieventävistä olosuhteista, jotka ovat ristiriidassa ilmoitettujen käytäntöjen kanssa (Huom: myöhästyneet hakemukset otetaan huomioon vain, jos paperin/julisteen hyväksyminen on tehty matkustuskauden viimeisen määräajan jälkeen. Kun teet pyynnön MyGrad Programissa, lähetä kopio hyväksymisestä sähköpostitse osoitteeseen Fellowships & Awards: [email protected].)
- Prioriteetti (valinnainen; osastot voivat halutessaan asettaa lähettämänsä pyynnöt paremmuusjärjestykseen, ja otamme ne huomioon prioriteettijärjestyksessä)
Lähettämällä pyynnön osastot vakuuttavat, että konferenssilla on merkitystä opiskelualan kannalta ja että kokemuksella on tärkeä merkitys opiskelijan akateemiselle etenemiselle (jollei perusteluissa muuta mainita). Pyynnön lähettämistä varten osastojen on ladattava kopio opiskelijalle lähetetystä kutsukirjeestä tai hyväksymisilmoituksesta.
Accessing Awards
Palkinnon hyväksymisprosessi MyGrad Programissa luo sähköpostiviestin opiskelijalle ja pyynnön esittäjälle. Palkintosummat hyväksytään käytettäväksi osastokohtaisista GSF-RSA-budjeteista (75-XXXX). Varsinaista varojen siirtoa ei tapahdu. Käytä PCA-koodia ”GRAD” korvausta maksaessasi.
MyGrad Program tarjoaa dokumentaation palkintosummista – opiskelijan on ensin kirjauduttava MyGrad Programin opiskelijaportaaliin ja hyväksyttävä palkinto. Osaston henkilökunta hoitaa kaikki matkakorvaukset ja voi korvata Graduate Schoolin osuuden suoraan GSF-budjettiin. Edellytämme, että opiskelijoille maksetaan korvaukset suoraan ja että budjettisiirtoja ei tehdä. Opiskelijoiden tulee ottaa yhteyttä oman osastonsa taloushallintovastaaviin saadakseen ohjeita palkintojen saamiseksi.
Kysymykset tulee osoittaa apurahojen ja palkintojen toimistoon.
1Vuosi kestää heinäkuun 1. päivästä kesäkuun 30. päivään (verovuosi).