Business Affairs

Vendor Set Up

The Business Affairs Accounts Payable Vendor Coordinator is responsible for vendor set up and maintenance. Jotta uusi myyjä voidaan perustaa Banneriin, kaikkien myyjäpyyntöjen mukana on oltava voimassa oleva UO:n korvaava W-9-lomake (yhdysvaltalaiset yhteisöt) tai alkuperäinen W-8-lomake (ulkomaiset yksityishenkilöt ja yhteisöt) sekä tositteet.

Tärkeä huomautus: Tarvittavat, ajantasaisimmat versiot lomakkeista ovat nyt saatavilla BAO:n verkkosivuilla. Poistakaa tietokoneeltanne mahdollisesti tallentamanne vanhemmat versiot, sillä niitä ei hyväksytä myyjien perustamista varten. Ainoa poikkeus on väliaikainen 30 päivän perustaminen palautuksia varten.
UO:n korvaava W-9-lomake tai alkuperäinen W-8-lomake (uusin versio) on liitettävä kaikkiin myyjiä koskeviin pyyntöihin:

• Laskut
• Rekisteröinnit
• Tilaukset
• Matkakorvaukset
• Osallistujien tukimaksut
• Kyselytutkimusmaksut
• Subject-maksut

.

• Palkkiot
• Hotellit
• Henkilökohtaiset palvelusopimukset (PSC)
• Sopimukset
• Kaikki muut maksut (paitsi palautukset, ks. kohta 8)

UO:n korvaava W-korvaus

Business Affairs Forms (ks. Central Accounts Payable and Invoice Payments)

Huomautus: Odota 24-48 tuntia kaikkien toimittajien perustamiseen, aktivointiin tai osoitteenmuutospyyntöihin. Pyyntösi käsittely voi kestää kauemmin, erityisesti jos pyydät ulkomaisen toimittajan perustamista tai aktivointia. Toisin kuin W-9-lomakkeet, W-8-lomakkeet ovat voimassa vain tietyn ajan. Vaikka ulkomainen yksikkö voidaan perustaa Banneriin, osoite voi olla aktiivinen vain yhden vuoden ajan kerrallaan. Varaa siis aikaa ulkomaisen myyjän aseman tarkistamiseen Accounts Payable -yksikössä, ennen kuin myyjä tai osoite voidaan aktivoida uudelleen maksua varten.

W-9

University of Oregon edellyttää, että UO:n korvaava W-9-lomake (uusin versio) on oltava tallessa, ennen kuin maksu suoritetaan myyjille.

Yliopiston on raportoitava Oregonin osavaltiolle lisätietoja vuosittaisista menoistamme vähemmistöjen, naisten omistamien ja kehittyvien pienyritysten (MWESB) sekä veteraanien omistamien ja palvelusvammaisten veteraanien (SDV) kanssa. Tietoja osavaltion sertifioiduista MWESB-asemista on saatavissa osavaltion verkkosivuilta: Minority and Women Business Enterprise Certification (M/WSB) tai voit ottaa yhteyttä numeroon (503) 986-0075. Tietoa veteraanien tai valtion sertifioimien SDV:iden asemasta on osoitteessa: Service Disabled Veteran Certification (SDV). Voit myös tutustua Oregonin osavaltion sertifiointitoimistoon (State of Oregon Certification Office for Business Inclusion and Diversity/COBID).

Vaikka UO:n korvaavalle W-9-lomakkeelle kirjatut tiedot voivat olla samankaltaisia kuin ne, jotka tavallisesti annetaan IRS:n W-9-lomakkeessa, osavaltio vaatii UO:ta keräämään myyjiltä nämä lisätiedot, joita ei ole IRS:n W-9-lomakkeessa. Tästä syystä IRS W-9 -lomaketta ei saa toimittaa UO:n korvaavan W-9-lomakkeen sijasta, ellette ole pyrkinyt kaikin tavoin antamaan myyjille mahdollisuutta ilmoittaa meille MWESB-, veteraanien omistaman ja SDV-asemastaan pyytämällä heitä täyttämään UO:n korvaavaa W-9-lomaketta. Myyjän etuna on, että hän ilmoittaa UO:lle nämä statukset. Jos myyjä kieltäytyy täyttämästä UO:n korvaavaa W-9-lomaketta statuksineen, vasta sitten sen tilalle hyväksytään IRS:n W-9-lomakkeen ajantasainen versio.

Kun yksityishenkilö täyttää UO:n korvaavaa W-9-lomaketta, hänen on ilmoitettava kotiosoitteensa veroraportointia varten. Osoitekenttään ei saa merkitä toimisto- tai työosoitetta. Jos henkilö haluaa, että postitamme maksun muuhun kuin kotiosoitteeseen, hän voi antaa toisen osoitteen, joka lisätään Banneriin.

Toimistot eivät saa täyttää lomaketta myyjän puolesta. Myyjän on annettava virallinen nimi ja verotunniste, joka vahvistetaan IRS TIN Matching Program -ohjelmalla. Täytetty UO Substitute W-9 (uusin versio) -lomake on palautettava pyynnön esittäneelle osastolle. AINOASTAAN yhdysvaltalaisille yhteisöille kopio W-9:stä voi olla skannattu kuva, kopio tai faksi.

W-8

Oregonin yliopisto vaatii W-8-lomakkeen kaikilta ulkomaisilta yksityishenkilöiltä ja ulkomaisilta yhteisöiltä maksun tyypistä riippumatta. W-8-lomakkeita on viisi erilaista (viimeisin versio). Ulkomaiset yksityishenkilöt täyttävät todennäköisesti IRS W-8BEN -lomakkeen. Ulkomaiset muut kuin yksityishenkilöt täyttävät todennäköisesti IRS W-BEN-E -lomakkeen. Ainoastaan ulkomainen yksityishenkilö/yhteisö voi päättää, mitä W-8-lomaketta häneen sovelletaan. Osastot eivät saa täyttää lomaketta myyjän puolesta.

Alkuperäinen W-8-lomake on lähetettävä osoitteeseen [email protected] myyjän perustamispyynnön yhteydessä. Voit lähettää alkuperäisen, musteella allekirjoitetun W-8-lomakkeen AP:hen kampuksen postitse tai jättämällä sen AP:hen yhdessä tositteiden kanssa, tai voit lähettää alkuperäisen skannatun W-8-lomakkeen ja tositteet sähköpostitse. Emme voi hyväksyä sähköisesti allekirjoitettuja lomakkeita. Huomautus: Voimme hyväksyä W-8-lomakkeen sähköisesti sähköpostitse, mutta jos lähetät kuvallisen kopion täytetystä W-8-lomakkeesta myyjältä, myyjän sähköpostiviesti, johon on liitetty W-8-lomake, on lähetettävä edelleen Accounts Payableen. (Accounts Payable -yksikön on vahvistettava W-8-lomakkeen vastaanotto varsinaiselta myyjältä, jotta voimme jatkaa maksun suorittamista).

KAIKKI W-8-lomakkeet, jotka lähetetään Accounts Payable -yksikköön myyjän perustamista tai aktivointia varten, tarkistetaan BAO:n toimistossa Joy Germackin, UO:n veroanalyytikon, toimesta, ennen kuin Accounts Payable -yksikkö aktivoi ulkomaisen myyjän tai yksityishenkilön Bannerissa. Kun ulkomainen myyjä on perustettu, osoite on voimassa yhden vuoden. Seuraavina vuosina pyydetyt maksut tarkistetaan maksun tyypin, ulkomaisen yksikön osoitteen ja olemassa olevan W-8-lomakkeen voimassaolon osalta. Osoite aktivoidaan uudelleen vuodeksi, kun kaikki tarvittavat tiedot tai asiakirjat on saatu. Kaikkien annettujen yhdysvaltalaisten verotunnistenumeroiden on vastattava IRS:n rekisteritietoja.

1. Maksajan on ilmoitettava, että hän on maksanut maksun. Myyjähaut

Alhaalla on luettelo vinkkejä, joita kannattaa käyttää myyjähakuja tehtäessä:

• Käytä % sekä ennen myyjän nimeä että sen jälkeen.
• Pudota sana The pois myyjänimihakujen alusta.
• Jätä pois kaikki välimerkit paitsi viivat tai apostrofit.
• Kokeile kaikkia isoja kirjaimia.
• Kokeile kaikkia pieniä kirjaimia.
• Kokeile myyjän nimeä siten, että vain ensimmäinen sana kirjoitetaan isolla alkukirjaimella eikä sanojen välissä ole välilyöntejä.
• Kokeile myyjän nimen jokaisen sanan kirjoittamista isolla alkukirjaimella ilman välilyöntejä.
• Kokeile myyjän nimen lyhennettä.
• Kokeile myyjän nimeä täsmälleen sellaisena, kuin se esiintyy, mukaan luettuna kaikki isot ja pienet numerot ja kirjaimet.
• Kokeile sääntöä, jonka mukaan ”Vähemmän on toisinaan parempi”. Kokeile % ennen ja jälkeen epätavallisia tai harvemmin käytettyjä sanoja.

Toteuta perusteellinen myyjähaku BANNERissa. Kokeile useita kirjoitusasuja, esimerkiksi McDonald tai Mc Donald tai Mc donald, IKON tai Ikon. BANNERissa otetaan huomioon isot ja pienet kirjaimet. Sinun on myös oltava tietoinen siitä, että monet myyjät käyttävät DBA-nimeä (Doing Business As). Heidän virallinen nimensä näkyy ennen toiminimeä. Esimerkiksi ”John Doe dba/Creative Vendors”. Heidän laskussaan saattaa lukea vain ”Creative Vendors”. Ainoa tapa löytää tämä myyjä on käyttää nimen edessä ja lopussa olevaa prosenttimerkkiä. Esimerkiksi %Creative Ven%. Haun tekeminen tällä tavalla saattaa kestää hieman kauemmin, mutta löydät useimmat myyjät tällä tavalla.

Jos et löydä myyjää perusteellisen haun jälkeen, sinun on lähetettävä uusi myyjäpyyntö.

2. Valitse uusi myyjä. Uusia myyjiä koskevat pyynnöt

Mitä tahansa uuden myyjän perustamista sekä V00_ _ _ _ _ _ _ _ -numerolla alkavan toimimattoman myyjän aktivointia varten tarvitaan UO:n korvaava W-9 (uusin versio) ja liiteasiakirjat. Jos lähetät pelkän UO Substitute W-9:n tai pelkän laskun, emme voi käsitellä pyyntöäsi. Sinun on lähetettävä molemmat asiakirjat samanaikaisesti AP:lle. Molemmat asiakirjat vaaditaan riippumatta siitä, oletko ostamassa vai maksamassa myyjälle.

Jos yrität tehdä OSTOTILAUSTA yritykselle (luodessasi online-ostotilauksen Bannerissa), sinun on lähetettävä AP:lle:

1). UO:n korvaavan W-9-lomakkeen tai alkuperäisen W-8-lomakkeen (uusin versio).

Huomautus: Katso lisätietoja W-8-lomakkeista edellä olevasta aiheesta W-8. Central Accounts Payable -yksikön on vahvistettava W-8-lomakkeen vastaanotto varsinaiselta myyjältä, jotta voimme jatkaa myyjän perustamista ja maksun suorittamista; siksi ulkomaisen yksikön alkuperäinen sähköpostiviesti, johon on liitetty W-8-lomake, on lähetettävä AP:lle, kun uusi myyjäpyyntö tehdään).

JA

2). Kopio tarjouksesta, kustannusarviosta, verkkosivusta, sähköpostiviestistä, faksin saatekirjeestä, käyntikortista tai muusta myyjältä peräisin olevasta asiakirjasta, josta käyvät ilmi yrityksen tiedot ja osoite. Ilmoita pyynnössä, että tarvitset uuden toimittajan ostotilausta varten, niin lisäämme toimittajan VO (Vendor Order) -osoitteella. (Myöhemmin, kun sinulle on laskutettu, sinun on lähetettävä vain kopio laskusta kirjanpitoon, jotta VP (Vendor Payment) -osoite voidaan lisätä maksua varten).

UUTUUS: Jos yrität tehdä PALVELUJEN OSTOTILAUSTA jonkun tahon kanssa (tämä lomake korvaa AINOASTAAN puhe- tai esiintymispalveluja varten laaditun Honorarium Contract -lomakkeen), sinun on lähetettävä osoitteeseen AP:

1). UO:n korvaavan W-9-lomakkeen tai alkuperäisen W-8-lomakkeen (uusin versio).

Huomautus: Katso lisätietoja W-8-lomakkeista edellä olevasta aiheesta W-8. Central Accounts Payable -yksikön on vahvistettava W-8-lomakkeen vastaanotto varsinaiselta myyjältä, jotta voimme jatkaa myyjän perustamista ja maksun suorittamista; siksi ulkomaisen yksikön alkuperäinen sähköpostiviesti, johon on liitetty W-8-lomake, on lähetettävä AP:lle, kun uusi myyjäpyyntö tehdään).

JA

2). Jäljennös täysin täytetystä PO for Services -lomakkeesta. Ilmoita pyynnössä, että haluat, että uusi myyjä perustetaan maksua varten, ja lisäämme myyjän VP (Vendor Payment) -osoitteella, kuten teemme minkä tahansa muun henkilökohtaisen palvelusopimuslomakkeen tai mukautetun palvelusopimuslomakkeen kohdalla.

Jos yrität suorittaa MAKSUN myyjälle tai muulle kuin työntekijälle/opiskelijalle, lähetä AP:lle:

1). UO:n korvaavan W-9-lomakkeen tai alkuperäisen W-8-lomakkeen (uusin versio).

JA

2) Kopio laskusta, rekisteröintilomakkeesta, tilauksen uusimisesta, hotellivarauksesta, PSC:n tai sopimuksen etusivusta ja/tai allekirjoitussivusta, Accounts Payable Activation Request -lomakkeesta tai muusta todentavasta dokumentaatiosta, jotta pystymme lisäämään VP:n osoitteen Banneri-ohjelmaan.

Myös tarvitsemme kahta dokumentaatiolomaketta, kun uusi myyjä perustetaan. Uuden toimittajan perustamispyyntöä ei saada valmiiksi ilman molempia asiakirjoja. Voit lähettää nämä kaksi asiakirjaa yhdessä Accounts Payable -osastolle ja merkitä niihin maininnan NEW VENDOR (uusi myyjä), nimesi ja puhelinnumerosi. Voit faksata pyynnön Accounts Payableen numeroon 346-2393, lähettää skannatun pyynnön sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai lähettää pyynnön kampuksen postitse osoitteeseen Business Affairs Accounts Payable.

• Departmental contact information: Tarvitsemme nimesi ja numerosi, jotta voimme soittaa sinulle ongelmien tai kysymysten ilmetessä. Älä lähetä faksin saatekirjettä, ellei laskussa ole tilaa huomautuksellesi. Älä myöskään laita muistiinpanoa minkään asiakirjoihin painetun päälle äläkä käytä värillistä paperia tai postitse (kun saamme faksin, se voi olla lukukelvoton). Varmista, että myyjän puhelinnumero ja osoite ovat luettavissa.

• Myyjäpyyntöjen tila: Uudet myyjät perustetaan BANNERiin sen jälkeen, kun pyyntösi on vastaanotettu. Käsittelemme paljon uusia myyjiä, emmekä voi soittaa vahvistaaksemme pyyntösi vastaanottoa tai sitä, milloin pyyntösi on valmis.

• UO:n ostotilauksia, maksupyyntölomakkeita, käsinkirjoitettuja tai koneella kirjoitettuja muistiinpanoja/sähköpostiviestejä UO:n yksiköiltä EI SAA käyttää myyjien perustamiseen tai osoitteenmuutoksiin: Voimme tehdä näin vain hyvin harvinaisissa tapauksissa, kuten palautuksen yhteydessä. Meillä on oltava jotain virallista tietoa myyjältä, yleensä hänen laskunsa. Jos tarvitset myyjän osoitteen, jotta voit käsitellä online-tilauksen; faksaa tai lähetä sähköpostitse Accounts Payableen myyjän tarjous, arvio, verkkosivu, sähköpostiviesti, faksin saatekirje, käyntikortti tai jotain muuta myyjältä sekä voimassa oleva UO:n korvaava W-9-lomake; tai lähetä pyyntösi alkuperäisen W-8-lomakkeen kanssa, jotta voimme lisätä VO-osoitteen Banneriin.

• Myyjän rekisteröintilomakkeet, tilauslomakkeet jne: Nämä kelpaavat uusien myyjien perustamiseen, kunhan niiden mukana on voimassa oleva UO:n korvaava W-9 tai alkuperäinen W-8-lomake.

• Tilausten uusiminen: Nämä vaativat myös UO:n korvaavan W-9-lomakkeen tai alkuperäisen W-8-lomakkeen uuden myyjän perustamista varten, ja ne on käsiteltävä huolellisesti. Jos tilauslomakkeen mukana on esipainettu kirjekuori, varmista, että faksaat tai lähetät sähköpostitse kopion kirjekuoresta ja tilauslomakkeesta (joka sisältää yhteystiedot) Accounts Payable -osastolle, jotta Banneriin lisätään oikea maksuosoite. Kirjekuoressa oleva remit to -osoite voi olla eri kuin tilauslomakkeessa oleva kirjeenvaihto-osoite.

• Mihin lähetetään myyjäpyynnöt: Älä lähetä toimittajien perustamispyyntöjä sähköpostitse Tilitoimistossa työskenteleville henkilöille, koska he saattavat olla yllättäen poissa toimistosta. Skannatut pyynnöt kannattaa aina lähettää yleiseen Accounts Payable -sähköpostiosoitteeseen: [email protected] faksaa ne numeroon 346-2393. Jos lähetät toimittajapyynnöt sähköpostitse tai faksaat ne yleiseen Accounts Payable -sähköpostiosoitteeseen tai faksinumeroon, joku muu kirjanpito- ja laskentatoimen työntekijä voi hoitaa pyyntösi. Myyjäpyynnöt, joihin on liitetty alkuperäiset W-8-lomakkeet, voi toimittaa tai lähettää kampuspostilla Business Affairs Accounts Payable -osastolle.

• Originaaleja tai kopioita W-9- tai W-8-lomakkeista ei pidä säilyttää osastoilla: Kun Accounts Payable on perustanut uuden myyjän Banneriin, hävitä osastollasi säilytetyt W-9- tai W-8-kopiot. Joy Germack, UO:n veroanalyytikko, tarkastaa BAO:n toimistossa KAIKKI W-8-lomakkeet, jotka on toimitettu Accounts Payable -palveluun myyjän perustamista tai aktivointia varten, ennen kuin ulkomainen myyjä tai henkilö aktivoidaan Accounts Payable -palvelun Bannerissa.

3. Osoitteenmuutokset

Jos toimittajan osoite on muuttunut (esimerkiksi laskussa näkyy eri osoite kuin BANNERissa), lähetä Accounts Payableen kopio laskusta, rekisteröintilomakkeesta, tilauksen uusintakuoresta tai muusta asiakirjasta, josta osoitteenmuutos käy ilmi. Tarkistamme osoitteen ja päivitämme tilin. Jotkut myyjät ovat pyytäneet, että KAIKKI maksut menevät tiettyyn osoitteeseen riippumatta siitä, mitä laskussa lukee, emmekä voi muuttaa näitä osoitteita. Muista kirjoittaa nimesi ja yhteystietosi asiakirjoihin, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä, jos näin käy tai jos tarvitsemme lisätietoja

UO:n korvaavaa W-9- tai W-8-lomaketta EI tarvita osoitteenmuutoksiin, ainoastaan uusien toimittajien pyyntöihin.
Jos sinulla on työntekijän tai opiskelijan osoitteenmuutos, täytä Accounts Payable Activation Request -lomake ja lähetä se toimistollemme. Emme tarvitse UO:n korvaavaa W-9-lomaketta työntekijälle tai opiskelijalle, joka on jo merkitty Banneriin numerolla 95OXXXXXXXX tai 951XXXXXXXX, paitsi jos UO:n Banner-tunnuksella ei ole veronumeroa liitetty tietueeseen. Otamme sinuun yhteyttä ja ilmoitamme, jos sinun on hankittava UO Substitute W-9 -lomake kyseistä henkilöä varten. Huomautus: Jos opiskelija tai työntekijä on päivittänyt osoitteensa Duckwebissä, Bannerin oletusosoitteen päivittämiseksi Bannerissa sinun on täytettävä Accounts Payable Activation Request -lomake.

4. Jos opiskelija tai työntekijä on päivittänyt osoitteensa Duckwebissä, sinun on täytettävä Accounts Payable Activation Request -lomake. Henkilökohtaiset palvelusopimukset (Personal Service Contracts, PSC) tai sopimukset

Jos maksat PSC:tä tai sopimusta ja tarvitset uuden toimittajan määrityksen tai osoitteenmuutoksen, sinun on faksattava seuraavat tiedot A/P:hen numeroon 346-2393 tai lähetettävä ne sähköpostitse osoitteeseen: [email protected]. (Muistathan mainita nimesi ja puhelinnumerosi sekä pyyntöäsi koskevat yksityiskohdat).

PSC:t

• PSC:n ensimmäinen sivu, joka sisältää kaikkien osapuolten laillisen nimen, osoitteen ja allekirjoitukset. (Tarvittaessa voidaan pyytää täydellinen kopio sopimuksesta).
• UO:n korvaava W-9-lomake (uusin versio), jos myyjä on yhdysvaltalainen yhteisö. (Pyyntöä tehtäessäsi myyjän olisi pitänyt faksata tai lähettää tämä lomake sinulle sähköpostitse).
• Alkuperäinen W-8-lomake (viimeisin versio), jos myyjä on ulkomainen yksityishenkilö tai yhteisö. Lähettäkää alkuperäinen W-8-lomake kampuspostitse myyjäpyynnön mukana tai voitte toimittaa lomakkeen yhdessä pyynnön kanssa Accounts Payableen. Lisätietoja palvelujen maksamisesta ulkomaiselle yhteisölle on osoitteessa: Payments to Foreign Entities.

Sopimukset

• Sopimuksen ensimmäinen sivu, jossa on juridinen nimi.
• Allekirjoitussivu (yleensä viimeinen sivu), jossa on kaikkien osapuolten osoitteet ja allekirjoitukset.
• UO:n korvaava W-9-lomake (ajantasaisin versio), jos myyjä on Yhdysvaltain yhteisö. (Kun teet tämän pyynnön, myyjän olisi pitänyt faksata tai lähettää tämä lomake sinulle sähköpostitse).
• Alkuperäinen W-8-lomake (viimeisin versio), jos myyjä on ulkomainen yksityishenkilö tai yhteisö. Lähettäkää alkuperäinen W-8-lomake kampuspostitse myyjäpyynnön mukana tai voitte toimittaa lomakkeen yhdessä pyynnön kanssa Accounts Payableen. Lisätietoja palvelujen maksamisesta ulkomaiselle yhteisölle on osoitteessa: Payment Process for International Visitors

5. Maksuprosessi kansainvälisille vierailijoille

. Aktivointipyynnöt (opiskelijat ja työntekijät, joilla on 95X)

Opiskelijat tai työntekijät: Jos korvaat opiskelijalle tai työntekijälle ja saat Bannerin viestin ”NEEDS TO BE ACTIVATED BY ACCOUNTS PAYABLE”, sinun on täytettävä Accounts Payable Activation Request -lomake. Muista sisällyttää nimi, osoite ja BANNER ID (95XXXXXXX tai 951XXXXXXXX numero) sekä aktivoinnin syy Accounts Payable Activation Request -lomakkeeseen ja faksaa tai lähetä pyyntö sähköpostitse Accounts Payableen.

Jos opiskelija tai työntekijä on päivittänyt osoitteensa Duckwebissä, sinun on täytettävä Accounts Payable Activation Request -lomake, jotta voit päivittää Bannerin oletusarvon mukaisen Banner-osoitteen Bannerissa. On muitakin osoitteita, joiden on pysyttävä aktiivisina muita tarkoituksia varten. Accounts Payable ei tiedä, milloin opiskelija tai työntekijä on muuttanut osoitettaan Duckwebissä. Tästä syystä osastojen on ilmoitettava Accounts Payable -palvelulle AP:n oletusosoitteen päivittämisestä lähettämällä Accounts Payable Activation Request -lomake.

Huomautus: Toisinaan 95X ei näytä Yhdysvaltain veronmaksajan numeroa AP:n toimittajatiedostoissa. Vaikka henkilö on saattanut täyttää muita lomakkeita palkanlaskentaa tai opintorekisteriä varten, Accounts Payable -palvelun on saatava henkilöltä W-9- tai W-8-lomake, jotta 95X voidaan aktivoida AP:n toimittajatiedostoihin, jotta hän voi vastaanottaa Accounts Payable -maksuja, kuten stipendejä, korvauksia jne. Travel Set-ups

Jos tarvitset toimittajan perustamista tai aktivointia matkustajalle, täytä Accounts Payable Activation Request -lomake (meillä on oltava kotiosoite) ja pyydä matkustajaa täyttämään UO:n korvaava W-9-lomake (uusin versio) tai alkuperäinen W-8-lomake (uusin versio). Liitä asiakirjat yhteen ja faksaa ne joko Accounts Payable -palveluun numeroon 346-2393 tai lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen [email protected], jos myyjä on yhdysvaltalainen yritys. Jos myyjä on ulkomainen yksityishenkilö, lähetä alkuperäinen W-8-lomake kampuspostitse myyjäpyyntösi mukana tai voit toimittaa lomakkeen pyyntösi mukana Accounts Payableen.

Lisätietoja matkojen maksamisesta ulkomaiselle yhteisölle löydät osoitteesta: Payments to Foreign Entities.

Jos matkustaja on muuttanut, muista pyytää päivitystä hänen osoitteeseensa ja Bannerin oletusosoitteeseen lähettämällä Accounts Payable Activation Request -lomake. Jos Banner-osoitetta JA oletusosoitetta ei päivitetä ennen maksun lähettämistä Concurin kautta, maksu voi ohjautua väärin tai viivästyä, koska prosessit ovat erilaiset kuin ennen Concuria käytössä olleet matkustusprosessit.
.
Matkustajalle, joka ei ole koskaan ollut opiskelija tai työntekijä, annetaan Bannerissa myyjänumero, joka alkaa V:llä. Jotta voit käsitellä matkakorvauksen Concurissa, sinun on kysyttävä Bannerista myyjänumeroa ja sen jälkeen käytettävä kyseistä myyjänumeroa matkustajatunnuksena Concurissa. Accounts Payable ei anna 95XXXXXXXXX-numeroita.
Huomautus: Muistathan ilmoittaa Accounts Payable Activation Request -lomakkeen non-resident alien -kentässä, onko henkilö non-resident alien vai ei. Älä jätä tätä kenttää tyhjäksi. Jos henkilö ei asu maassa, teidän on liitettävä mukaan asianmukaiset asiakirjat, jotka on lueteltu Accounts Payable Activation Request -lomakkeen alaosassa. Huomautus: Ulkomaisen yksikön ensimmäisen Banneriin merkityn osoitteen on oltava sen pysyvä osoite. Toinen osoite on postiosoite. Ks: Foreign Payment Options.

7. Invalidit tai lopetetut toimittajat

Jos löydät toimittajan ja saat Bannerin viestin Vendor is Invalid, tai Accounts Payable ei ole aktivoinut sitä, sinun on selvitettävä syy tähän viestiin. Sinun on palattava FTIIDENin kyselynäyttöön selvittääksesi, miksi myyjä on mitätön tai inaktiivinen. Yleensä saat tämän viestin neljässä tilanteessa.

1) Korvaat opiskelijalle tai työntekijälle korvausta hänen Banner-tunnuksellaan (eli 95XXXXXXXXX-numerolla), eikä Accounts Payable Office ole koskaan aktivoinut häntä Bannerissa. Ne on aktivoitava, jotta voit käsitellä korvauksen Bannerin tai Concur Travel -lomakkeen kautta. Tässä tapauksessa sinun on täytettävä ja lähetettävä Accounts Payable Activation Request -lomake AP:lle, jotta tili aktivoidaan.

2) Maksat myyjälle, joka on irtisanottu. Sinun on palattava FTIIDENiin. Kun teet kyselyn toimittajan nimestä FTIIDENissä, tämän toimittajan Vendor-sarakkeessa on Terminated. Tämä tarkoittaa, että tämä myyjä on lopetettu, koska se on myyty tai vaihdettu toiseen myyjään, jolla on eri verotunniste. Kun kursori on myyjän nimen päällä, sinun on valittava oikeassa yläkulmassa oleva TOOLS-valikko. Valitse Options (Asetukset) -luokassa Vendor Address Information (Myyjän osoitetiedot). Osoitelaatikko tulee näkyviin. Etsi ensimmäisen maksuosoitteen (VP1) katuriviltä 2 tai 3 viesti, jossa lukee SEE V#_______. Tämän jälkeen sinun on käytettävä uutta listattua numeroa. (Jos myyjä on vaihtanut omistajaa useita kertoja, sinun on ehkä toistettava tämä prosessi löytääksesi nykyisen myyjänumeron).

Tämä on ainoa tapa tietää, mitä myyjänumeroa sinun pitäisi käyttää. Jos vedät lopetetun toimittajan laskunmaksunäyttöön, saat viestin. Myyjä on mitätön tai maksuliike ei ole aktivoinut sitä. Kannattaa aina ensin hakea myyjä ja varmistaa, että etsimäsi osoite on järjestelmässä FTIIDENissä, ennen kuin siirryt laskujen maksunäytölle.

3) Maksat vanhalle myyjälle, jota ei ole maksettu kuuteen tai useampaan vuoteen ja joka on inaktivoitu. Tällöin osoiteriville ei tule viestiä. FTIIDEN:in V-sarakkeessa on T. Tätä käsitellään kuten uuden toimittajan perustamista, ja sinun on lähetettävä UO:lle korvaava W-9-lomake (uusin versio) tai alkuperäinen W-8-lomake (uusin versio) sekä tositteet. Myyjä joko aktivoidaan uudelleen tai sille annetaan uusi myyjänumero. Jälleen kerran tarvitaan uusi UO Substitute W-9 tai alkuperäinen W-8-lomake sekä tositteet.

4) Sinulla on vioittunut bannerisessio. Poistu bannerista ja yritä sitten uudelleen. Jos tämä ei onnistu, käynnistä tietokone uudelleen, niin sen pitäisi toimia.

8. Käynnistä tietokone uudelleen. Palautukset

Palautukset tulee tehdä käyttäen samaa maksutapaa, jota käytettiin alkuperäisessä maksutapahtumassa. Banner-lasku tulee luoda vain, jos palautat käteis- tai sekkimaksun. Luottokorttimaksut on hyvitettävä alkuperäisessä maksutapahtumassa käytetylle kortille.

Oregonin yliopisto vaatii voimassa olevan UO:n korvaavan W-9-lomakkeen tai alkuperäisen IRS:n W-8-lomakkeen kaikkia lähteviä maksuja varten, paitsi palautustapauksissa.

Jos sinun on lähetettävä hyvitysmaksu, sinun on ilmoitettava:

• Nimi – henkilö, joka suoritti alkuperäisen maksun yliopistolle
• Adressi – mihin maksu on lähetettävä
• Määrä – myönnettävän hyvityksen määrä
• Syy – hyvitykseen.
• Requester – nimi ja yhteystiedot siltä varalta, että meillä on kysyttävää

Sinun on lähetettävä sähköpostiviesti, peruutusilmoitus, ilmoittautumislomake, peruuntunut tilaus, peruuntunut shekki tai jokin muu todiste, josta käy ilmi palautuksen syy.

Palautuksia koskevat myyjätilit ovat aktiivisia vain 30 päivän ajan. Jos et anna palautusta 30 päivän kuluessa, sinun on lähetettävä pyyntö tilisi väliaikaisesta uudelleenaktivoinnista.

Jos sinulla on lisäkysymyksiä myyjäpyyntöihin liittyen, ota yhteyttä Accounts Payable Vendor Coordinatoriin puhelimitse numeroon 6-3189 tai sähköpostitse osoitteeseen [email protected].