Uuteen toimistoon muuttaminen on jännittävä siirto mille tahansa yritykselle, eikä sen tarvitse olla stressaava prosessi sitä koordinoiville henkilöille.
E.ON:n tekemästä tutkimuksesta käy ilmi, että muutto on toiseksi stressaavin tehtävä pienten yritysten omistajille uuden henkilöstön palkkaamisen jälkeen. Tämän vuoksi useimmat yritykset lykkäävät muuttoa ja jäävät mieluummin ahtaisiin ja kalliisiin tiloihin.
Tässä on seitsemän kriittistä toimistosiirtovinkkiä, joiden avulla voit lisätä nopean ja tehokkaan muuton mahdollisuuksia.
Suunnittele toimistosi muutto ajoissa
Kaupalliset muutot vaativat yksityiskohtaista suunnittelua ja valmistelua. Kun suunnittelet muuttoa, päätä muuttopäivämäärä, muuttoprosessin aikataulu, jonka jälkeen voit laatia aikataulun. Määritä lisäksi tietty budjetti muuttoprosessia varten. Se on kätevä, kun kartoitat muuttomiesten palkkaamisesta aiheutuvia kustannuksia, ja auttaa välttämään tietämättömien päätösten tekemistä.
Kommunikoikaa työntekijöittenne kanssa
Kommunikoida työntekijöittenne kanssa on yksi tärkeistä toimistosiirtovinkeistä, jotka sinun on otettava huomioon. Muista pitää henkilökuntasi ajan tasalla muuttosuunnitelmista ja aikatauluista. Ilmoita heille tärkeistä muutoksista ja menettelytavoista uudessa toimipisteessä, kuten:
– Uusi osoite tai mahdolliset tarkistetut puhelin- ja faksinumerot
– Uudet rakennussäännöt
– Pakkausjärjestelyt uudessa toimipisteessä muun muassa
Voit kannustaa heitä laatimaan muuton tarkistuslistan varmistaaksesi, että kaikki olennaiset osa-alueet tulevat katetuiksi eikä mitään jää huomaamatta. Vaikka muutos voi olla työntekijöille levottomuutta aiheuttava asia, heidän kanssaan kommunikoiminen voi kohottaa heidän moraaliaan.
Nimeä projektipäällikkö
Jokainen toimistomuutto vaatii tiimityötä onnistumismahdollisuuksien lisäämiseksi. Projektipäällikön nimeäminen helpottamaan muuttoprosessin kaikkia osa-alueita on myös tärkeää.
Tiimipäälliköllä tulisi olla monia tehtäviä hoitava kyky, poikkeukselliset organisointitaidot, tehokkaat viestintätaidot ja kokemusta budjetin kanssa työskentelystä. Hyvät toimistonhallintatyökalut voivat myös auttaa tekemään muutosta saumattomamman.
Suojaa tietosi
Et koskaan tiedä, mitä tiedostoillesi ja laitteistollesi voi tapahtua muuttoprosessin aikana. Voit päätyä menettämään tärkeitä asiakirjoja vahingoittuneiden palvelimien tai kiintolevyjen vuoksi. Siksi on tärkeää varmuuskopioida tietosi ja suojata ne katoamiselta ja rikkoutumiselta muuton aikana.
Voit esimerkiksi käyttää digitaalista vierailijahallintajärjestelmää kävijöiden ja henkilökunnan tietojen suojaamiseen. Parasta on, että voit muuttaa sen kanssa saumattomasti, koska se on pilvipohjainen. Näin osoitat noudattavanne yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), sillä et menetä tietoja siitä, ketkä ovat vierailleet yrityksessänne aiemmin.
Tyhjennä toimistosi
Älä siirrä mukanasi tavaroita, joita et tarvitse. Poista vanhat kansiot, silppua tarpeettomat paperit, hävitä vanhat huonekalut ja myy tai lahjoita laitteet, joita et enää tarvitse. Muista kuitenkin neuvotella kirjanpitäjiesi kanssa, sillä lahjoitettuja tavaroita voidaan käyttää poistoina.
Vuokraa ammattitaitoinen muuttofirma
Muuttofirman palkkaaminen on tärkeää sujuvan toimistosiirron helpottamiseksi. Muuttofirmoilla on tietoa, asiantuntemusta ja resursseja, joita tarvitaan muuttoprosessin saumattomaan läpivientiin. Ne tarjoavat pakkaus- ja purkamispalveluja, joilla varmistetaan, että liiketavarasi siirretään turvallisesti. Muuttofirma voi myös selvittää liiketoimintasi vaatimukset ja auttaa laatimaan sopivan muuttosuunnitelman.
Varmista, että valitset yrityksen, joka on vakiintunut, sertifioitu ja vakuutettu.
Päivitä osoitteesi kaikkialle
Kirjoita tavarantoimittajillesi ja asiakkaillesi tieto siitä, milloin muutat, mikä on yrityksesi uusi osoite ja milloin normaali liiketoiminta jatkuu. Muista päivittää käyntikortit, verkkosivusto, kirjelomakkeet ja sosiaalisen median sivustot. Ota lisäksi yhteyttä Googleen, jotta osoitteesi ja verkkoluettelosi muutetaan kuukausi ennen muuttoasi.
Muutto ei ole aivan niin hektistä kuin miltä se kuulostaa. Jos noudatat näitä toimiston muuttovinkkejä – prosessin suunnittelusta, yhteydenpidosta asiakkaisiin, myyjiin ja työntekijöihin sekä tietojen varmuuskopioinnista – voit siirtyä sujuvasti uuteen työpaikkaan.
Ota yhteyttä VisiPointiin, jos haluat lisätietoja tietojen varmuuskopioinnista digitaalisen vierailijahallintajärjestelmän avulla.
Lataa tietopaketti
Täytä alla oleva lomake, niin saat tietopaketin suoraan postilaatikkoosi! Se auttaa sinua arvioimaan vierailijahallintajärjestelmämme – ja se sopii mainiosti jaettavaksi tiimisi muille jäsenille.