Yrityshuijaus voi maksaa yritykselle jopa 500 000 dollaria pelkästään pääomaa. Tässä ei kuitenkaan oteta huomioon muita menetettyjä elintärkeitä resursseja, kuten aikaa, tuottavuutta, mainetta ja uskollisuutta.
Kun joku soluttautuu yritystoimintaan, hän voi päästä käsiksi voittoihin sekä arkaluontoisiin tietoihin, henkiseen omaisuuteen ja asiakirjoihin. Laiminlyödyt laskut, palkanlaskenta, luottotiedot, omaisuus ja henkilöllisyys voivat asettaa yrityksen tulevaisuuden vaakalaudalle. Vakiintuneet kumppanuussuhteet voivat päättyä, asiakaspysyvyys voi heikentyä ja työpaikat voivat vähentyä luottamuksen murtumisen ja paljastumisen pelon vuoksi.
Kun yritykset joutuvat petoksen uhreiksi, ne eivät välttämättä pysty saamaan takaisin menetettyä pääomaa kokonaisuudessaan tai vahingonkorvauksia. Siksi organisaatioiden on käytettävä ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä vähentääkseen petostapahtumien riskiä.
Automaattisten työkalujen, kuten ennakoivan analytiikan ohjelmistojen, avulla organisaatiot saavat hälytyksen aina, kun epätavallisia arvoja tai toimintoja havaitaan. Näin johto voi puuttua ongelmiin nopeasti ja turvata järjestelmät sen varmistamiseksi, että pääoma ja arkaluonteiset tiedot ovat suojattuja.
Aluksi yritysten tulisi ymmärtää erilaisia petostyyppejä, joita ne voivat kohdata, jotta ne voivat valmistautua ja suojella toimintaansa asianmukaisesti.
5 pääasiallista yrityspetostyyppiä
Petokset voivat johtua sisäisistä lähteistä, kuten työntekijöiltä, tai ulkoisista henkilöistä, kuten asiakkaista tai hakkereista. Tekijästä riippumatta yritysten on kuitenkin ymmärrettävä erilaiset uhat, joita ne voivat kohdata, ja miten ne voivat vaikuttaa heidän organisaatioonsa.
Yleisiä petostyyppejä, joita yrityksissä esiintyy, ovat-
1. Identiteettivarkaus
Identiteettivarkaus voi mahdollisesti maksaa yritykselle tuhansia dollareita identiteetin ja kaikkien luottolimiittien takaisin saaminen. Varkaat voivat saada haltuunsa tilinpäätöstiedot, veroilmoitukset ja pankkiasiakirjat, jolloin sekä yrityksen identiteetti että talous ovat vaarassa.
Olivatpa yrityksen tiedot tallennettu fyysisinä asiakirjoina tai virtuaalisessa tietokannassa, yritysten on varmistettava, että niiden tilinpäätökset ovat turvassa. Digitaaliset tallenteet tulisi suojata palomuurilla, ja niihin pääsevät käsiksi vain valtuutetut käyttäjät, joilla on määritetyt käyttäjätunnukset ja salasanat. Samoin fyysisten papereiden tulisi olla lukkojen takana, ja niitä saisivat hakea vain varmennetut työntekijät.
Henkilöllisyysvarkaus voi tapahtua myös, jos shekki katoaa ja päätyy vääriin käsiin. Tilinumeron ja reititysnumeron avulla huijari voi mahdollisesti nostaa varoja. Siksi yritysten olisi harkittava erillisen palkanlaskentajärjestelmän perustamista ja sähköisten varainsiirtojen (EFT) hyödyntämistä.
2. Palkanlaskentapetokset
Certifioitujen petostutkijoiden yhdistyksen (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE) mukaan palkanlaskentapetokset tapahtuvat kaksi kertaa todennäköisemmin pienessä yrityksessä kuin suuressa yrityksessä. Kirjanpitopetoksia voi tapahtua useilla eri tavoilla, kuten-
- Tuntien paisuttaminen – Yleisin palkanlaskentapetos tapahtuu, kun työntekijät hieman paisuttelevat kirjattuja tuntejaan. Vähäisellä paisuttamisella työntekijät saavat pieniä palkankorotuksia toivoen jäävänsä huomaamatta ja välttävänsä järjestelmän hälytykset. Näin voi tapahtua, kun työntekijä on edelleen kellotettu, vaikka hän ei ole tehnyt töitä, syöttää ylimääräisiä tunteja manuaalisesti tai tekee buddy punchingia.
- Ennakoiden palauttamatta jättäminen – Harvoin työntekijä saattaa pyytää esimieheltään ennakkoa. Useimmissa palkkakirjanpidoissa ei kuitenkaan oteta huomioon näitä tilanteita, joten ne unohtuvat helposti. Näin pahantahtoiset työntekijät voivat saada ylimääräistä palkkaa ilman aikomusta maksaa ennakkoa takaisin.
- Palkkamäärien muuttaminen – Vaikka se on hyvin harvinaista, jotkut työntekijät työskentelevät palkkaneuvojien kanssa, joilla on pääsy kirjanpitojärjestelmään ja jotka voivat paisuttaa tuntipalkkoja. Tämä edellyttää, että valtuutettu käyttäjä muuttaa palkkaa tilapäisesti juuri ennen maksujen vapauttamista, jotta järjestelmä ei laukeaisi.
Näiden riskien torjumiseksi organisaatioiden tulisi tehdä uusille työntekijöille taustatarkistuksia, joilla varmistetaan, ettei heillä ole rikosrekisteriä tai kyseenalaista työhistoriaa. Yritysten tulisi myös tehdä säännöllisiä palkkatarkastuksia, joissa seurataan kaikkia lähteviä varoja ja tuntipalkkoja tarkkuuden varmistamiseksi.
3. Rahahuijaus
Rahahuijaus voi tarkoittaa väärennettyjä seteleitä ja käteisen rahan fyysistä varastamista yritykseltä.
- Väärennetyt setelit – Valitettavasti väärennettyjä seteleitä saatetaan jättää huomaamatta alkuperäisen oston yhteydessä, mutta ne todennetaan sen jälkeen, kun liiketoiminta yrittää tehdä talletuksen. Tällöin yritys menettää varastoja ja tuloja. Siksi yritysten tulisi kouluttaa työntekijät siihen, miten fyysisten ominaisuuksien avulla voidaan erottaa oikea ja väärennetty raha toisistaan. Erot mikropainatuksissa, vesileimat, kohopainatukset ja värillinen muste ovat kaikki merkkejä väärennetystä rahasta.
- Käteisvarkaudet – Suurin osa pienyritysten petoksista johtuu yrityksen omien työntekijöiden tekemistä käteisvarkauksista. Skimmaus, käteisvarkaudet ja kassakiristykset ovat yleisimpiä työntekijöiden käteishuijauksia, ja ne voivat maksaa yrityksille satoja dollareita. Työntekijöiden tekemien petosten estämiseksi yritysten tulisi jatkuvasti valvoa kassoja ja antaa esimiesten laskea kassalaatikot jokaisen työvuoron päätteeksi.
4. Palautuspetokset
Palautuspetoksia on monenlaisia, mutta jokainen niistä voi vaarantaa yrityksen varaston ja talouden. Jotkut asiakkaat saattavat ostaa tuotteen ja yrittää palauttaa sen jo käytettynä saadakseen hyvityksen. Tällöin yritykselle jää viallinen tuote ja tulojen menetys. Toiset asiakkaat saattavat varastaa tuotteita ja yrittää palauttaa ne hyvitystä vastaan väittäen hukanneensa kuitin saadakseen voittoa.
Yritykset voivat kuitenkin ehkäistä palautuspetoksia ottamalla käyttöön tiukat käytännöt, jotka edellyttävät fyysisiä tai digitaalisia kuitteja tai asiakkaiden kanta-asiakasprofiileja ostosten todentamiseksi. Yritykset voivat myös rajoittaa palautusaikaa niin, että kuluttajat voivat saada kauppahyvityksen tai hyvityksen vain pienen ajan sisällä. Nämä käytännöt minimoivat riskin saada käytetty tai varastettu tuote.
5. Työntekijäkorvaushuijaus
Useimmat osavaltiot vaativat yrityksiä ostamaan työntekijäkorvausvakuutuksen, jos työntekijät loukkaantuvat tai sairastuvat työssä. Jotkut työntekijät ovat kuitenkin keksineet keinoja käyttää tätä korvausta hyväkseen. Työntekijät saattavat hakea työkorvausta vammasta, joka on tapahtunut työn ulkopuolella, tai keksiä sairauden kokonaan.
Yritysten ainoa tapa estää tämäntyyppiset petokset on pitää yksityiskohtaista dokumentaatiota kaikista toiminnoista ja työntekijöistä. Säännölliset raportit, joissa hahmotellaan kaikki tehtävien aikana ilmenneet ongelmat tai tapaturmat, voivat auttaa luomaan aikajanan ja tarjota todisteita, jos väärää korvaushakemusta epäillään.
Yrityspetoksia voi valitettavasti esiintyä monissa eri muodoissa, minkä vuoksi niitä on vaikea havaita, ellei johto ole tietoinen yleisimmistä huijauksista. Suojautuakseen vilpilliseltä toiminnalta yritysten tulisi toteuttaa koulutustilaisuuksia, säännöllisiä tarkastuksia ja seurantaohjelmistoja. Nämä petostentorjuntatekniikat voivat säästää organisaatioilta pääomaa, vaivaa ja aikaa, jota tarvitaan menetettyjen varojen täsmäyttämiseen.