Huono viestintä tappaa yrityksiä.
Kun johtajat eivät tiedä, miten heidän tiiminsä suoriutuvat (eivätkä tiimin jäsenet tiedä, mitä heidän johtajansa haluavat tai tarvitsevat), viestintä kärsii, aloitteet jäävät tekemättä ja yritys menettää rahaa, jonka se olisi voinut helposti saada.
Liiketoimintaraportit voivat olla kriittinen viestintäväline yritysjohtajille, sillä ne antavat heille tarvittavat tiedot, joiden avulla he voivat seurata edistymistä kohti tärkeitä liiketoimintatavoitteita ja tehdä tarvittaessa kurssikorjauksia.
Mikä on liiketoimintaraportti? Miten liiketoimintaraportti kirjoitetaan?
Tässä on selitys liiketoimintaraporteista, joitakin esimerkkejä liiketoimintaraporteista ja muutama vinkki liiketoimintaraportin kirjoittamiseen.
Mikä on liiketoimintaraportti?
Liiketoimintaraportti on virallista kirjallista tietoa, jota käytetään tiettyihin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin.
Tyypillisesti siihen sisältyy kuvaus noudatettavista menettelytavoista, minkä jälkeen seuraa tietojen keruu ja analysointi. Tämän jälkeen dokumentoidun raportin esittävä henkilö keskustelee menettelyjen merkityksestä ja näiden tietojen analysoinnista tehdyistä johtopäätöksistä.
Liiketoimintaraportit tallennetaan ja jaetaan usein yrityksen sisällä, jotta niihin voidaan viitata, jos niitä tarvitaan tulevaisuudessa.
via GIPHY
Liiketoimintaraportteihin liittyy muun muassa se hankaluus, että ne voivat vaihdella paljonkin organisaatiosta toiseen. Tiedot, jotka ovat tärkeitä esimerkiksi kirjanpitäjän tai veroasianajajan toimistolle, eivät välttämättä ole yhtä tärkeitä elektroniikan tai ohjelmistojen myyntiin erikoistuneelle yritykselle, vaikka ne saattavat käyttää monia samoja asiakirjoja veroajankohtana!
Yritysraporttien tyypit
Organisaatio voi käyttää monenlaisia yritysraportteja. Joitakin yleisiä liiketoimintaraporttityyppejä ovat:
Viralliset liiketoimintaraportit
Näissä raporteissa noudatetaan yleensä jotakin vakiintunutta prosessia, ja niitä saatetaan vaatia tiettyjen viranomaisvaatimusten noudattamiseksi. Monissa muodollisissa raporteissa, kun niitä edellytetään vaatimustenmukaisuuden vuoksi, on vakiomuotoinen lomake, joka sinun on täytettävä.
Nämä raportit eroavat usein epävirallisista liiketoimintaraporteista niiden tarkoituksen, rakenteen ja pituuden perusteella. Monet alla luetelluista erityisistä raporteista voidaan katsoa virallisiksi raporteiksi.
Kun ne on laadittu nimenomaan jonkin säädöksen noudattamiseksi, näitä raportteja voidaan kutsua ”lakisääteisiksi raporteiksi”.”
Epäviralliset liiketoimintaraportit
Ns. epävirallisiin liiketoimintaraportteihin kuuluvat sellaiset asiat kuin yrityksen sisäiset muistiot tai kirjeet, jotka on tarkoitettu ensisijaisesti organisaation sisäiseen käyttöön.
Koska nämä ovat puhtaasti sisäisiä asiakirjoja, jotka on tarkoitettu pikemminkin helppokäyttöisiksi kuin vastaamaan tiettyä lakisääteistä vaatimusta, ne ovat usein yksinkertaisessa, pelkistetyn tekstin muodossa. Monissa tapauksissa epävirallinen raportti on lyhyempi kuin virallinen raportti, vaikka tämä ei olekaan mikään ”kova ja tiukka” sääntö.
via GIPHY
Jotkut yritykset päättävät kuitenkin käyttää tiettyä liiketoimintaraporttimuotoa tai -mallia myös epävirallisemmassa tai sisäisessä viestinnässään. Tämä voi auttaa luomaan johdonmukaisuutta näihin raportteihin.
Monet alla luetelluista raporttityypeistä voitaisiin myös luokitella epävirallisiksi raporteiksi niiden muodon mukaan.
Analyyttiset ja tutkimukselliset liiketoimintaraportit
Näissä raporteissa kerätään tietokokonaisuuksia, joita sitten tutkitaan analyysin luomiseksi ja suositusten tekemiseksi tämän tutkimuksen perusteella.
Yritys voi esimerkiksi laatia analyyttisen raportin, jossa eritellään yksityiskohtaisesti asiakkaiden demografiset tiedot useilla alueilla ja segmenteillä sen määrittämiseksi, miten ja missä sen tuotteita tulisi markkinoida tai avata uusia jakelukeskuksia.
Tietoraportit
Tietoraportti on raportti, johon kirjataan tietty tieto tai tietoryhmä myöhempää tulkintaa varten. Kuluraportteja, inventaariopäiväkirjoja ja myyntiraportteja voidaan pitää esimerkkeinä informatiivisista raporteista.
Toisin kuin analyyttisissä raporteissa, nämä asiakirjat eivät yleensä sisällä selityksiä tai suosituksia – vaikka niiden sisältämiä tietoja voidaankin käyttää myöhemmin päätösten tekemisessä.
Yhteenvedot
Tämä on liiketoimintaraporttityyppi, joka pyrkii ottamaan monimutkaisen aiheen tai tietokokonaisuuden esille ja selittämään sen mahdollisimman ytimekkäästi. Yhteenvedot ovat usein epävirallinen liiketoimintaraporttityyppi, jonka sihteerit tai avustajat laativat säästääkseen johtajien aikaa päätöksiä tehtäessä.
via GIPHY
Näitä saatetaan toisinaan käyttää lehdistötiedotteen tai muun ulkoisen asiakirjan pohjana.
suorituskykyraportit
Näissä raporteissa kootaan yhteen joukko suorituskykymittaustietoja jostakin osastosta, tiimistä tai yksittäisestä henkilöstä organisaatiossa. Näiden raporttien sisältö voi vaihdella arvioitavan yksilön osastosta riippuen. Loppujen lopuksi kirjanpitäjiin ei yleensä sovelleta samoja standardeja kuin myyntiedustajiin.
Monissa tapauksissa suorituskykyraporttien tietoja voidaan käyttää henkilöstöä tai tiettyjä liiketoiminta-aloitteita koskevien päätösten tekemiseen – joten niissä voi olla päällekkäisyyttä analyyttisten raporttien kanssa.
Minoriteetti- ja enemmistöraportit
Kun on muodostettu komitea, jossa on kolme tai useampia henkilöitä tekemään liiketoimintapäätöstä, heillä voi olla erimielisyyksiä.
Minoriteetti- ja vähemmistöraportit kokoavat yhteen kummankin puolen havainnot. Vähemmän jäseniä sisältävän puolen raporttia kutsutaan vähemmistöraportiksi, kun taas suuremman puolen raporttia kutsutaan enemmistöraportiksi.
Neljännesvuosi- ja vuosiraportit
Jaksoittaiset raportit, jotka annetaan tietyin väliajoin ja joiden tarkoituksena on auttaa tarkastelemaan prosesseja ja edistymistä tärkeimpien liiketoimintatavoitteiden saavuttamisessa. Neljännesvuosi- ja vuosiraporttien painopisteet voivat vaihdella eri organisaatioissa.
via GIPHY
Joissain organisaatioissa vuosiraportti voi olla yksittäisten neljännesvuosiraporttien kooste. Tai se voi sisältää syvällisemmän katsauksen johonkin pitkän aikavälin aloitteeseen ja siihen, miten se on vaikuttanut yritykseen.
Joskus näitä raportteja saatetaan laatia useammin, ja niitä kutsutaan yksinkertaisesti ”määräaikaisraporteiksi”.
5 Liiketoimintaraporttimallia ja -muotoa
Liiketoimintaraporttimuotoja on yhtä monta kuin on yrityksiä, jotka niitä laativat. Vaikka joissakin liiketoimintalomakkeissa saatetaan käyttää standardoitua muotoa (varsinkin jos ne ovat lakisääteisiä ”lakisääteisiä liiketoimintaraportteja”), toisissa ei välttämättä ole standardoitua muotoa.
Tässä on muutamia liiketoimintaraporttimalleja ja -näytteitä, joita voit käyttää raportin laatimiseen tulevaisuudessa:
Työntekijän myyntiraporttimalli
Myymälän tunnusnumero:
Työntekijän nimi:
Myyntikatselmuksen päivämäärää:
Myynnin bruttotavoite:
Myynnin bruttoarvo:
Työtunnit:
Keskimääräinen arvo per tunti:
Tätä informatiivista raporttimallia voidaan käyttää pohjana tulevalle työntekijän suorituksen arvioinnille.
Erityisesti se, että seurataan tiettynä ajanjaksona tehtyjä työtunteja suhteessa kyseisen työntekijän tuottamiin kokonaisbruttotuloihin, voi olla arvokasta, jotta voidaan oikeudenmukaisesti mitata, kuinka arvokas työntekijä on verrattuna muihin, jotka työskentelevät enemmän tai vähemmän tunteja.
Jotkut organisaatiot voivat luonnollisesti lisätä kenttiä, jotka sisältävät tiettyjen tuotteiden myynnin, jotta voidaan seurata edistymistä kohti tiettyjä tavoitteita.
Aktiivisuusraporttimalli
Yllä oleva kuva on HubSpotin oletusraporttimalli, joka esittelee myyntitiimin yksittäisten työntekijöiden myyntiaktiviteetteja, jotta voidaan seurata, kuinka aktiivisia he ovat.
Tämän raportin avulla voidaan arvioida, kuinka usein myyntitiimin jäsenet osallistuvat kriittisiin toimiin. Samanlaisia pylväsdiagrammeja voitaisiin käyttää apuna muiden usein toistuvien toimintojen seuraamisessa.
Osastokohtainen, tiimikohtainen, or Store Sales Report Template
| Actual | Projected | Variance | %. Ero | YTD Toteutunut | YTD Ennustettu | YTD Poikkeama | YTD % | ||
| Myynti vuonna $ | |||||||||
| Tulot | |||||||||
| Kate | |||||||||
| Määr. Tilaukset | |||||||||
| Keskimäärin Order Value |
Tämän taulukon tietoja voitaisiin käyttää täyttämään viivakaavio, jossa näkyvät ennustetut ja todelliset myynnit tietyllä osastolla, tiimin tai sijainnin ajan kuluessa.
Tällaisia raportteja tehdään usein viikoittain, kuukausittain tai neljännesvuosittain.
Kuluraporttimalli
Kuluraportteja varten voi olla vaikea luoda yleistä mallia, koska eri yrityksillä ja toimialoilla on erilaisia seurattavia kuluja.
Voi olla hyödyllistä luoda laajoja kululajien luokkia ja seurata niitä Excel-tiedostossa tai kuluseurantaohjelmistossa, joka voi automaattisesti kirjata yrityksesi menot tyypeittäin.
Monissa helppokäyttöisiksi tarkoitetuissa kuluraporteissa on tällainen muoto:
- Suuri ympyrädiagrammi, joka kuvaa graafisesti kutakin kululajia.
- Palkkikaaviot, joissa esitetään kunkin kululajin vertailu vierekkäin.
- Budjetti vs. kulut -taulukko, joka kokoaa yhteen kunkin kululajin ja niiden kokonaissummat verrattuna käytettävissä olevaan budjettiin.
Joskus näihin kuluraportteihin voidaan lisätä ennustetut tulot myyntiraportista, jotta voidaan analysoida yrityksen riskiä ylittää budjetti.
Tutkimusraporttimalli
Monien yritysten on tehtävä laajoja tutkimuksia uuden aloitteen tai tuotteen lanseerauksen valmistelemiseksi. Tutkimusraportit auttavat näitä yrityksiä keräämään tietoja ja esittämään faktoista tulkinnan, jota ne voivat käyttää yrityksen hyödyksi.
Tutkimusraportin varsinainen rakenne voi vaihdella tutkimustyypistä ja yrityksestä riippuen, mutta peruskaavio sisältää yleensä:
- Raportin laatijan nimi (tai nimet, jos mukana on useita tutkijoita) ja yhteystiedot.
- Raportin tausta tai tiivistelmä, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti raportin syy ja tavoitteet.
- Keskeisten havaintojen yhteenveto, joka on usein bullet point -luettelomuodossa. Tätä käytetään nopean luettelon laatimiseen tutkimuksen tärkeimmistä tiedoista ja johtopäätöksistä.
- Raportin runko. Tämä sisältää yleensä suurimman osan tekstistä sekä kuvioita ja kuvia, jotka auttavat korostamaan tärkeitä tietopisteitä.
- Johtopäätös, jossa tehdään yhteenveto tutkimuksen tuloksista.
- Suositukset siitä, mitä yrityksen on mahdollisesti tehtävä tutkimuksen tulosten perusteella.
- Luettelo viitteistä, jotka koskevat tutkimusasiakirjassa käytettyjä ulkopuolisia lähteitä tai tutkimuksia.
Miten kirjoitetaan liiketoimintakertomus: Best Practices to Keep in Mind
Yllä esitetyt raporttimallit voivat toimia lähtökohtana erilaisille virallisille tai epävirallisille liiketoimintaraporteille. Pelkkä mallin noudattaminen, vaikka se olisikin hyvä, ei kuitenkaan takaa, että raportista tulee arvokas.
Laadaksesi loistavia liiketoimintaraportteja, jotka auttavat parantamaan tuloksia sen sijaan, että tuhlaisit aikaa, seuraavassa on muutama asia, jotka on hyvä pitää mielessä raporttia kirjoittaessasi:
Pitäkää raporttinne objektiivisena, ei subjektiivisena.
Useimpien liiketoimintaraporttien perimmäinen tavoite on välittää selkeästi faktat, ei mielipiteitä.
Emotionaaliset vetoomukset, joissa käytetään kuvailevia adjektiiveja, kuten ”kauhea”, ”hirveä”, ”loistava” ja ”loistava”, kuulostavat hyvältä, mutta ne eivät lisää raportin tarkkuutta. Yritä sen sijaan pitää kieli yksinkertaisena, jotta se välittää vain tosiasiat.
via GIPHY
Tämä saattaa kuulostaa vastenmieliseltä, kun kirjoitat analyysiin perustuvaa raporttia, jossa vaaditaan jotain johtopäätöstä tai ehdotusta. Henkilökohtaisen sävyn säilyttäminen, jossa keskitytään todellisiin tietoihin emotionaalisten kuvausten sijaan, on kuitenkin parempi virallisessa raportissa, jonka tarkoituksena on esittää objektiivisia tosiasioita.
Pitäydy johdonmukaisessa raporttirakenteessa kunkin raporttityypin osalta.
Onko yritykselläsi vakiomuotoinen muoto kutakin raporttia varten? Jos sellaista ei ole, se olisi määriteltävä mahdollisimman pian.
Jokaista liiketoimintaraporttityyppiä varten laaditun yksinkertaisen mallin noudattaminen voi auttaa organisaation lukijoita ymmärtämään nopeasti raportin sisällön. Tämä puolestaan voi auttaa lukijoita säästämään aikaa.
Lähetä raporttisi vähintään yhden henkilön tarkistettavaksi.
Korjauslukeminen on kriittinen vaihe missä tahansa prosessimaisessa kirjoitustyössä. Jopa tämän lukemasi blogiartikkelin oikoluki kaksi ihmistä ennen julkaisua!
Miksi? Siksi, että me kaikki teemme virheitä, varsinkin kun määräaika lähestyy ja on valtava paine kiirehtiä.
Toisen (tai kolmannen) silmäparin käyttäminen liiketoimintaraportissa ennen sen toimittamista pomolle tai pitkäaikaissäilytykseen voi auttaa varmistamaan, että perustavanlaatuiset asiavirheet ja kielioppivirheet vältetään. Tämä puolestaan auttaa sinua kirjoittamaan paremman liiketoimintaraportin.
Harkitse raporttisi tarkoitusta ja kohderyhmää.
Miksi kirjoitat tämän raportin? Kenelle se aiotaan esittää? Kun tiedät vastaukset näihin kysymyksiin, voit muotoilla raporttisi sisällön tehokkaammin.
Jos raportin tarkoituksena on esimerkiksi auttaa C-tason johtajia tekemään päätös siitä, jatketaanko vai lopetetaanko tietyn uuden tuotteen lanseeraus, voit haluta korostaa markkinatutkimustilastoja, analysoida budjettia ja laatia kustannusennusteen suhteessa kustannuksiin. voittoarvio.
via GIPHY
Jos raportin tavoitteena on vain kerätä ja esittää datapisteitä, voi olla parempi pitää ylimääräinen teksti minimissä ja tyytyä yksinkertaisiin, helposti tulkittaviin datataulukoihin ja kaavioihin.
Raportin tarkoituksen ja kohderyhmän tunteminen on ratkaisevan tärkeää tehokkaiden raporttien kirjoittamisessa. Se voi myös auttaa sinua ymmärtämään, mitä sinun on tiedettävä, jotta voit ylipäätään kirjoittaa raporttisi.
Varmista tietopisteesi ja tietolähteesi.
Monissa informatiivisissa raporteissa raportti on vain niin hyvä kuin siinä olevat tiedot. Siksi on usein tärkeää tarkistaa raportin tietopisteet ennen sen lähettämistä.
Tämä voi tarkoittaa riippumattomien lähteiden tarkistamista, aiempien raporttien seuraamista sen selvittämiseksi, ovatko raporttisi tiedot johdonmukaisia niiden kanssa, tai yksinkertaisesti raporttiin kirjoittamiesi tietojen tarkistamista uudelleen lähdeaineistosta varmistaaksesi, että ne on kirjattu oikein.
Tämä on erityisen tärkeää, kun kirjoitat raportteja, joissa kehotetaan laatimaan suosituksia sisältämiensä tietojen perusteella, koska epätarkat tietopisteet voivat johtaa huonoihin päätöksiin. Lähteiden ja tietojen poimiminen voi auttaa tekemään ehdotuksesta houkuttelevamman, mutta se ei tarkoita, että taustalla oleva suositus olisi tehokas.
On tärkeämpää, että raportti kuvastaa tarkasti todellisuutta kuin pelkkä argumentin ”voittaminen”.
Varmista, että visuaaliset elementit ovat järkeviä.
Kuvat ja graafiset suunnitteluelementit voivat olla ratkaisevassa asemassa, kun halutaan, että raporttia on helppo tulkita. Piirakka-, pylväs- ja viivakaaviot ovat kaikki tehokkaita tapoja esittää visuaalisesti keskeisiä datapisteitä.
On kuitenkin tärkeää varmistaa, että käytät raportissasi oikeita visuaalisia elementtejä.
via GIPHY
Kun lisäät raporttiin visuaalisen elementin, kuten kuvan tai kaaviota, ota huomioon seuraavat seikat:
- Tuleeko kuvasta liian sekava? Yksinkertaisia visuaalisia elementtejä on helpompi tulkita, mutta monimutkaisia (kuten yli 20 riviä sisältäviä viivakaavioita) voi olla liian vaikea jäsentää.
- Onko käytetyn visuaalisen elementin tyyppi järkevä esitettävien tietojen kannalta? Piirakkakaaviot ovat erinomaisia antamaan nopean arvion useiden toisiinsa liittyvien datapisteiden välisestä prosentuaalisesta suhteesta, pylväskaaviot ovat hyviä nopeisiin vertailuihin, ja viivakaaviot ovat hyödyllisiä muutaman datapisteen seuraamiseen tietyllä aikavälillä. Varmista, että käytät oikeaa grafiikkaa esitettäville tiedoille.
- Onko datapiste merkityksellinen raportin kannalta? Jos datapiste ei ole relevantti raportin kannalta, se kannattaa luultavasti ohittaa.
Monissa tapauksissa raportin formaatti saattaa sisältää tietynlaisen grafiikan, jota tulee käyttää. Koska joissakin raporteissa saatetaan kuitenkin tarvita erityyppisiä tietoja raportista toiseen (kuten tutkimusraporteissa), on tärkeää tietää, milloin ja miten valita graafiset elementit, jotka täydentävät kyseisiä datapisteitä.
Kun tiimisi tietää, miten se osaa esittää havaintonsa oikein erilaisissa liiketoimintaraporteissa, edistät hyvää viestintää ja yhteistyötä. Se on avain liiketoiminnan kasvuun.