Josie er leder af marketingteamet i en mellemstor teknisk virksomhed. Som kontaktperson for sin afdeling modtager hun ofte indgående projektforespørgsler.
Sommetider kommer de ind via e-mail eller instant message-tråde, mens de andre gange bliver nævnt tilfældigt på møder. I al ærlighed er der nogle gange slet ikke nogen egentlig anmodning, og hun føler, at hun er nødt til at læse folks tanker om, hvad der skal gøres.
Det er meget for hende at jonglere med, og hun ved, at hun spilder en masse af sin egen tid samt tid og energi for hele sit team. Så hun er på udkig efter en bedre måde at styre det projektarbejde, der lander på hendes teams bord.
En af de bedste måder for hende at gøre det på er at skabe en succesfuld proces, som kan gentages igen og igen. Så hun beslutter sig for at oprette en skabelon for en indgangsproces, som hun kan bruge til at strømline alle disse arbejdsanmodninger og sætte sit team i stand til at få succes.
Hvorfor skabelonere? Fordelene ved at oprette en skabelon til en indgangsproces
Standardisering af arbejdsindgangsprocessens flow vil kræve en del arbejde på forhånd, men de mange fordele gør det værd at gøre det. Nedenfor er blot nogle få af de mange grunde til, at projektledere som Josie bør overveje at oprette en skabelon for projektindtagelsesprocessen.
Det forbedrer konsistensen.
Selv uden en defineret proces er det alt for nemt for tingene at blive tabt i mængden. Projektansøgere har kun en ringe forståelse af, hvad der kræves af dem, når de skitserer et projekt, og dit team har ikke en etableret vej fremad. Det skaber forvirring og forsinkelser for alle.
En veldefineret projektindtagelsesproces eliminerer denne forvirring ved at give alle et foreskrevet sæt trin, der skal følges for at anmode om arbejde fra dit team.
Denne strømlinede proces gør det nemt for alle at vide, hvad der skal ske, samt hvad der vil ske som det næste.
Det giver dig de oplysninger, du har brug for.
Du kender alt for godt kampen med at føle dig klar til at tage fat på et projekt, blot for at opdage, at du ikke har alle de oplysninger, du har brug for. Så spilder du tid på at finde de vigtige detaljer.
Det er en almindelig forhindring. I en undersøgelse blandt 300 bureauledere fandt 27 % af de adspurgte, at kreative briefs var ufuldstændige eller inkonsekvente.
Det er en anden fordel ved at tempelere dit procesflow for projektindtagelse – især med et spørgeskema eller en kreativ brief, som rekvirenterne skal udfylde. I denne formular bør du angive obligatoriske felter (Wrike gør det nemt!), så du er sikker på, at dit team har alle de oplysninger, de har brug for på forhånd, uden en masse unødvendig og tidskrævende frem og tilbage.
Det åbner døren for automatisering.
Chancerne er, at din nuværende projektstyringsindtagelsesproces involverer en masse gentagne eller tankeløse opgaver – ting som at oprette projekter, tildele ejere og fastsætte frister. Med en standardiseret proces på plads er det meget nemmere at få øje på gentagende eller trivielle dele af arbejdsgangen, som nemt kan automatiseres.
Rot ansvarsområder som projektoprettelse i din arbejdsstyringssoftware og tildeling af opgaver kan nemt automatiseres med det rette værktøj. På den måde behøver du og dit team ikke at spilde tid på disse husholdningsopgaver og kan komme direkte til det arbejde, der betyder noget.
Det giver dig bedre styr på arbejdsbyrden.
Når arbejdsanmodninger flyver ind fra alle retninger, er det svært at få styr på alt det, som dit team arbejder på på et givent tidspunkt.
Men når alle anmodninger er centraliseret og følger en standardiseret proces, har du et solidt overblik over alle de projekter, der i øjeblikket er på dit teams bord, så du bedre kan administrere dine tidsfrister og ressourcer og undgå at sprede dit team for meget ud.
Det sparer dig for tid.
Se tilbage på de tidligere fordele, vi nævnte, og du vil bemærke et fælles tema: De sparer dig ikke kun for en masse besvær, men de sparer dig også for en masse tid.
Det er en af de største fordele ved at templatize din kundeindtagelsesproces eller din interne projektindtagelsesproces. Når det er på plads, behøver du ikke at genopfinde hjulet for hver ny projektanmodning, hvilket sparer dig for mange timer (for ikke at nævne tonsvis af energi).
6 spørgsmål, som enhver projektindtagelsesformular bør stille
Du er solgt om fordelene ved at oprette en skabelon til arbejdsindtagelsesprocessen. Men før du gør det, er du nødt til at finde ud af svaret på dette spørgsmål:
Disse kan variere afhængigt af dit unikke team og dine typiske projekter (alle strukturerer deres proces forskelligt). Vi anbefaler dog, at intakeprocessen starter med dette vigtige første trin: projektintakeformularen.
Dette er i bund og grund et spørgeskema eller en kreativ brief, som personer eller teams skal udfylde for at anmode om, at dit team arbejder på et projekt.
Og præcis hvordan denne formular ser ud, kan afhænge af en række forskellige faktorer. Nedenfor er der dog nogle grundlæggende spørgsmål, som enhver formular bør stille.
Hvem er kontaktpersonen for dette projekt?
Ofte vil nogen anmode om et projekt fra dit team, men det betyder ikke nødvendigvis, at det er den person, der overvåger udviklingen og besvarer spørgsmål, når dit team går i gang med arbejdet.
Det er derfor, at dette spørgsmål er så vigtigt. Det sikrer, at du og alle andre ved, hvem der ejer projektet, så du kan henvende dig til den rette person, når du har brug for klarhed eller vejledning.
Bedste felttype at bruge: kort svar
Hvilken type projekt er dette?
Et af de allerførste spørgsmål, som din indtagelsesformular bør stille, er, hvilken type projekt der anmodes om. Med Josies marketingteam skal hun f.eks. vide, hvilken type arbejde der anmodes om. En kampagne på de sociale medier? Et blogindlæg? Et webinar? En e-mail-kampagne?
Det er en detalje, som du bør kende på forhånd, så du kan få den kontekst, du har brug for. Men disse formularer er endnu mere effektive, hvis du kan bruge dette indledende spørgsmål som et filter.
Wrike’s dynamiske forespørgselsformularer gør det nemt at skræddersy resten af spørgeskemaet på baggrund af dette indledende svar. Hvis forespørgeren angiver, at han/hun har brug for et blogindlæg, vil de efterfølgende spørgsmål kun vedrøre den type projekt, og han/hun behøver ikke at besvare irrelevante spørgsmål.
Bedste felttype at bruge: dropdown
Hvad er hovedformålet med dette projekt?
Du skal ikke bare vide, hvad projektet er – du skal forstå hvorfor det er. Hvad er det overordnede mål?
Det er noget, som forespørgerne skal være i stand til at formulere klart, når de udfylder din indtagelsesformular. De bør også angive en nøglemetrik, som de vil overvåge, så I alle er enige om, hvordan succesen vil blive defineret.
Hvis du har disse oplysninger fra starten, kan du gennemføre projektet med slutspillet i tankerne.
Bedste felttype at bruge: afsnit
Hvem er målgruppen for dette projekt?
Alle projekter har en bestemt målgruppe, og det er et vigtigt perspektiv, som du skal have i tankerne, mens du arbejder på den ønskede opgave.
I din indgangsformular skal rekvirenterne angive, hvem deres tiltænkte målgruppe er. Er det til et internt team? Bestyrelsen? Klienter eller kunder? En specifik delmængde af disse?
Det er noget, du skal vide, før du tager et eneste skridt fremad.
Bedste felttype at bruge: afkrydsningsfelter og kort svar
Hvad er budgettet for dette projekt?
Naturligvis er penge et reelt problem, når det drejer sig om projektforespørgsler. Du er nødt til at vide, hvor meget du kan investere i gennemførelsen af dette projekt, før du afsætter en eneste ressource.
Når du udfylder formularen, bør du straks angive dine budgetbegrænsninger – eller i det mindste et interval, som projektet skal ligge inden for.
Bedste felttype at bruge: dropdown
Hvad er den ideelle deadline for projektets afslutning?
Det er sandsynligt, at dit team ikke kun beskæftiger sig med ét projekt ad gangen. Du håndterer konstant en spærreild af forespørgsler fra forskellige afdelinger eller kunder. Og for at kunne prioritere dem effektivt skal du vide, hvornår hvert enkelt projekt skal være afsluttet.
Anmoderne skal angive deres ønskede dato for projektets afslutning, når de indsender den første anmodning. Det er smart at forklare, at deres ønskede dato ikke er en garanti – den er afhængig af, hvor meget arbejde der allerede er på din tallerken.
Indfør desuden et forbehold direkte på din formular om, hvor lang tid i forvejen du har brug for at afslutte et typisk projekt (så du ikke får en masse anmodninger i sidste øjeblik).
Bedste felttype at bruge: datoer
Andre potentielle spørgsmål, som din arbejdsindtagelsesformular kan stille…
Overstående spørgsmål er vigtige for stort set alle projekter og teams, men din formular vil sandsynligvis kræve yderligere tilpasning og måske endda yderligere spørgsmål. Her er nogle flere, som du kan overveje at inkludere i din skabelon for indgangsprocessen:
- Hvem har godkendt denne anmodning?
- Bedste felttype at bruge: kort svar
- Er der nogen eksisterende filer eller aktiver, som vi bør have?
- Best field type to use: file attachment
- What call to action should this project include?
- Best field type to use: short answer
- What else should we know about this project?
- Best field type to use: paragraph
Vil du have endnu mere inspiration til at få dine hjul til at dreje rundt? Se disse skabeloner til 10 forskellige typer anmodningsformularer.
Skabeloner til dit projektarbejde: En udfyldt anmodningsformular er det første skridt i et standarddiagram for arbejdsoptagelse, men det er faktisk kun toppen af isbjerget. Du ønsker at gøre mere end blot at templatize indtagelsesformularen – du ønsker at templatize hele projektstartsprocessen.
Så når denne formular er udfyldt og indsendt, hvad skal der så ske som det næste i flowdiagrammet for projekt- eller kundeindtagelsesprocessen? Her er de næste skridt, som du og dit team bør tage.
Automatiser oprettelsen af projekter og opgaver.
Et projekt støder ofte på en flaskehals, efter at det er blevet anmodet, men før arbejdet rent faktisk begynder.
Som en del af din indgangsproces bør du tage skridt til at automatisere oprettelsen af opgaver og projekter. På den måde bliver de oprettet i din arbejdshåndteringsplatform med det samme (uden yderligere arbejde fra din side!), så fremskridt kan begynde med det samme.
Med Wrike er det ligetil at gøre projektanmodninger automatisk til enten fuldt udbyggede opgaver eller projekter, der er oprettet ud fra skabeloner, som du kan tilpasse.
Automatiser opgavetildelinger.
Sådan skal du og hele dit team være enige om, hvem der er ansvarlig for hvad, så projektet kan komme i gang. Du kan ikke vente på, at nogen træder frem til pladen.
Derfor bør du også automatisere tildelingen af opgaver til teammedlemmerne. Dette øger ansvarligheden og sikrer samtidig, at der ikke er tvivl om, hvem der skal starte arbejdet.
Ud over den automatiske oprettelse af opgaver og projekter giver Wrike dig mulighed for automatisk at tildele forskellige typer arbejde baseret på svar fra brugerdefinerede felter, f.eks. placering, projekttype eller andre specifikke krav.
Lad tid til gennemgang.
Når disse opgaver er blevet oprettet og tildelingerne er foretaget, skal du indbygge tilstrækkelig tid i din indgangsproces til, at teammedlemmerne kan gennemgå deres egne individuelle bidrag og krav.
Det giver dem en chance for at sikre, at de har det, de har brug for for at komme i gang, samt for at stille eventuelle afklarende spørgsmål, de har om den pågældende projektanmodning.
Husk, at disse spørgsmål skal stilles til dig eller til den person, der fungerer som kontaktperson på projektet for dit team, så kommunikationen forbliver centraliseret og går gennem en enkelt person.
Giv en opdatering til den, der har fremsat anmodningen.
Derpå er det tid til at cirkle tilbage med den oprindelige projektansøger for at gøre et par ting:
- Bekræft modtagelsen af projektanmodningen
- Spørg om eventuelle afklarende spørgsmål, som dine teammedlemmer har rejst
- Giv en anslået tidslinje for projektets afslutning
Det er bedst at gøre disse ting som en kommentar til den faktiske opgave eller det faktiske projekt i din arbejdsledelsesplatform, så al relevant kommunikation og opdateringer forbliver på dette sted.
For at gøre denne proces endnu hurtigere kan du gemme din kommentartekst et sted, så du hurtigt kan bruge den som en kommentarskabelon til alle fremtidige opdateringer af anmodninger.
Har et kickoff-møde.
Særligt for komplekse eller langvarige projekter kan du også planlægge et kickoff-møde for alle, der vil have en hånd med i projektet.
Det går ud over den indledende bekræftelse af modtagelsen og giver alle vigtige interessenter mulighed for at afstemme deres forventninger til projektet, så du forhåbentlig kan undgå misforståelser eller større problemer.
Opret din skabelon for indtagelsesprocessen, og effektiviser dit projektarbejde
Som både du og Josie hurtigt lærer, giver en skabelon for hele indtagelsesprocessen – fra den første anmodning til den faktiske igangsættelse – mange fordele, herunder forbedret konsistens og masser af sparet tid.
Selv om du har fleksibilitet til at skabe en proces, der fungerer bedst for dig og dit team, kan du følge en generel struktur for en indtagelsesproces, som er følgende:
- Modtag en udfyldt arbejdsanmodningsformular
- Automatisk oprettelse af opgaver og projekter
- Automatisk tildeling af opgaver
- Gennemse anmodningen og de relevante opgaver
- Bekræft modtagelse af anmodningen og projektets tidslinje
- Vejr et kickoff-møde
Gør det for hvert eneste projekt, som dit team skal gennemføre, og du vil bruge mindre tid på at styre processen og mere tid på at fokusere på det, der betyder noget: at få det pågældende projekt til at lykkes.
Er du klar til at strømline din intakeproces endnu mere? Kom i gang med en gratis prøveperiode med Wrike.
Og hvis du vil vide mere om at skabe den perfekte skabelon til arbejdsindgangsprocessen, kan du læse disse opfølgende indlæg:
- 5 funktioner, som dit værktøj til arbejdsindtagelsesprocessen bør have: fremhæver de vigtigste funktioner, der forbedrer kvaliteten og pålideligheden af dine skabeloner for indtagsprocessen
- 4 tegn på, at din projektindtagsproces er forældet: hvordan du udnytter bedste praksis for projektindtag til at opbygge en veldefineret proces