Diskussion af de dele eller egenskaber. Den vigtigste del af din beskrivelse er diskussionen af hver enkelt del eller egenskab. Du skal opdele den ting, du beskriver, i dele eller egenskaber eller begge dele. Dele er nemme: En træblyant har f.eks. blyant, en tønde af træ, et viskelæder og en metalclips. Karakteristika er beskrivelige aspekter af en ting, men er ikke dele: f.eks. har blyanten en vis vægt, længde, bredde osv. Hvis du var en spirende ejendomsmagnat og skulle beskrive en ledig grund til firmaets sagsakter, ville du sandsynligvis beskrive den ud fra dens karakteristika: dens beliggenhed, kvadratmeter, terræn, vegetation, adgang til forsyningsanlæg osv. (Se beskrivelsen af den primitive stenskraber i eksemplerne; en del af den er ordnet efter karakteristika og en del efter dele!)
Når du har opdelt den ting, du beskriver, i dele, karakteristika eller begge dele, er din næste opgave at beskrive hver enkelt af dem. For mekaniske ting fungerer det godt at starte med at definere delen, ved at forklare dens funktion. Derefter beskriver du delen fra det generelle til det specifikke ved hjælp af alle de kilder til beskrivelse, der er passende.
Bemærk, at du i beskrivelsen kan blande andre former for skrivning. Du vil opleve, at du forklarer funktioner, definerer begreber og diskuterer en smule processer, mens du beskriver. Det er ikke noget problem, så længe det primære fokus og størstedelen af indholdet virkelig er en beskrivelse.
Diskussion af den relaterede operation eller proces. På et tidspunkt i en beskrivelse, ofte i slutningen, er det nyttigt at opsummere den operation eller proces, der er forbundet med det objekt, du beskriver. Hvis du f.eks. lige har beskrevet en trykblyant, kan du kort forklare, hvordan den bruges. Hvis du lige har beskrevet et snefnug, kan du diskutere den proces, hvormed det blev dannet.
Kilder til beskrivelse
Når du skriver en beskrivelse, skal du tænke over, hvilke former for beskrivende detaljer du kan give. Nogle gange er beskrivelser ret svage på dette område. Brug følgende liste til at planlægge din beskrivelse eller til at gennemgå en beskrivelse, du har skrevet. Tænk på de kategorier af beskrivende detaljer, du kan give, eller brug følgende liste til at identificere de kategorier, du ikke har brugt:
| farve højde bredde form vægt materiale tekstur placering tilhæftningsmetoder lugte |
dybde mængde mønster, design ingredienser alder underdele længde finish temperature fugtindhold |
Skematisk oversigt overbeskrivelser. Husk, at dette blot er en typisk eller almindelig model for indhold og organisering – mange andre er mulige.
Diverse bekymringer
I beskrivelser vil du sandsynligvis finde dig selv i at gå i tvivl om, hvordan du skal håndtere tal, forkortelser og symboler:
Tal. Husk, at teknisk skrivning bryder nogle af de regler, du har arbejdet så hårdt for at lære i tidligere skrivekurser. I forbindelse med teknisk skrivning er vi ofte meget optaget af tal og ønsker, at de skal skille sig ud. Det betyder, at du bør bruge tal i løbende tekst, når tallet angiver en nøjagtig, målt eller målbar mængde, eller når det repræsenterer en kritisk værdi. I disse sætninger synes det f.eks. at være vigtigt, at tallene er nøjagtige:
Koppen er 3 tommer i diameter.
Brug 4 stifter til at fastgøre plakaten til væggen.
Det betyder dog ikke, at man skal bruge tal for ligegyldige værdier. I denne sætning er der f.eks. ikke noget hjerteskærende ved, hvor mange afsnit rapporten har:
Rapporten indeholder fire hovedafsnit.
Se afsnittet om tal vs. ord for yderligere detaljer.
Anatomi af et beskrivende afsnit. Typisk starter det med en eller anden udtalelse om delens formål eller funktion, hvorefter de beskrivende detaljer følger. De beskrivende detaljer trækker på “kilder” til beskrivelsen – f.eks. farve, form, bredde og højde.
Abkortninger. I teknisk skrivning forventer vi at se forkortelser. Brug dem frit i din beskrivelse. Husk reglen om tegnsætning af forkortelser – sæt kun punktum for dem, hvis de staver et ord (f.eks. “i.”). Husk også, at forkortelser ikke går op imod det tal, de bruges sammen med (gør f.eks. “8 mm bånd” eller “8-mm bånd”, men ikke “8 mm bånd”).
Symboler. Det mest almindelige problem med symboler i instruktioner og beskrivelser har at gøre med tommer og fødder. Hvis du skriver instruktioner til et tømrerdrømmeprojekt, hvor der er fod og tommer over det hele, skal du bruge symbolerne ” (tommer) og ‘ (fod). Men hvis du kun nævner tommer- og fodmål kun få gange, skal du i stedet bruge ordet eller forkortelsen.
Grafik og format i beskrivelser
I de fleste beskrivelser har du brug for mindst én illustration af den ting, du beskriver, med etiketter, der peger på delene. Se afsnittet om grafik for at få mere at vide om, hvordan du opretter grafik, formaterer den og indarbejder den i dine beskrivelser.
Overskrifter. I beskrivelser skal du bruge overskrifter og underoverskrifter til at afgrænse diskussionen af de enkelte dele eller egenskaber. Husk, at du ideelt set ønsker at beskrive hver del i et separat afsnit eller sektion – og at markere denne diskussion med en overskrift. Hvis du har et baggrundsafsnit, skal du også bruge en overskrift til det. Se afsnittet om overskrifter for at få oplysninger om de specifikke krav.
Lister. Lister er ikke nær så vigtige i beskrivelser, som de er i vejledninger. Men hvis du opregner dele eller underdele eller opregner specifikationer, er det gode situationer for lister. Se afsnittet om lister for de specifikke krav.
Særlige meddelelser. I beskrivelser er der ikke den samme vigtige rolle for særlige meddelelser som i instruktioner. Hvis det virkelig er en beskrivelse, skal læserne jo ikke forsøge at følge nogen procedure, og derfor skal de ikke løbe nogen risiko for at beskadige udstyr, spilde forsyninger, ødelægge proceduren eller skade sig selv eller andre. Du kan dog finde noten særlig bemærkning nyttig for at fremhæve vigtige punkter eller undtagelser. Se afsnittet om særlige bemærkninger for en fuldstændig diskussion af den korrekte brug af disse særlige bemærkninger samt deres format og placering i instruktioner.
Jeg vil sætte pris på dine tanker, reaktioner, kritik vedrørende dette kapitel: svar-David McMurrey