När vi inleder ett nytt år planerar många av oss arbete och strategier för hela det kommande året. Näringslivet delar vanligtvis upp åren i kvartal när vi planerar detta arbete. En kund från en av våra kurser ställde nyligen en bra fråga:
Jag skulle vilja ha din åsikt om formatering. Vilket är det korrekta/formella sättet att uttrycka kvartal och år (t.ex. Q1 2018)?
De viktigaste stilguiderna för företag – AP Stylebook och The Gregg Reference Manual – tar inte ens upp hur man uttrycker finansiella kvartal. Båda tar upp användningen av sammansatta adjektiv (…for the first-quarter sales) och anger också att den accepterade förkortningen är qtr. vilket inte är vanligt förekommande i affärsrapporter numera.
När detta senast togs upp i Microsofts guide för sifferformat rekommenderades det för tekniska och vetenskapliga artiklar att kommatecken och romerska siffror skulle användas (IQ, 2019 eller IVQ, 2019), men det är föråldrat och en typisk affärsläsare kommer inte att förstå det. Kom ihåg att målet med affärsskrivande är att göra det möjligt för en affärsläsare att lätt ta till sig information. Att använda romerska siffror för att uttrycka kvartal, även för en mycket teknisk publikation, är förvirrande för en läsare.
Likt många formatfrågor finns det motstridiga rekommendationer och ingen definitiv guide behandlar detta. Därför måste vi använda sunt förnuft och titta på trovärdiga källor som ofta formaterar detta.
Här är min rekommendation om hur man bäst uttrycker årliga kvartal:
- Använd antingen First Quarter 2020 eller Q1 2020, beroende på formalitetsnivå. (Investopedia använder detta format i sina publikationer.)
- Första kvartalet 2020 är ett bra format för formella dokument, t.ex. årsrapporter, investeringsrapporter eller affärsplaner.
- Q1 2020 är tydligt i mindre formella skrivelser, t.ex. e-post, projektkommunikation och intern kommunikation.