5S på den japanska arbetsplatsen (2)- Seiton at the Ready
Hjälp till leverantörer att få ett försprång
5S, som ofta förklaras som Seiri = sortering, Seiton = organisering, Seiso = rengöring, Seiketsu = sanering och Shitsuke = upprätthållande, är en metodik på arbetsplatsen som införts av japanska företag. 5S bygger på grundläggande japanskt ”sunt förnuft”, vilket är en av anledningarna till att de har svårt att förklara den för icke-japaner. I föregående artikel gav vi en översikt över 5S och några idéer om Seiri. Den här månaden tar vi en ny titt på Seiton.
Seiton-(整頓)
Låt oss titta på de subtilare betydelserna av seiton. Det första tecknet, ”organisation” eller ”ordning”, är detsamma som det första tecknet i seiri, det första 5S-begreppet. Faktum är att de två orden ofta används tillsammans för att beskriva allmän ordning och reda, som i ”seiri seiton”. Deras betydelser är dock helt olika. Seiri betyder sortera, separera och avvisa (och behålla). Seiton betyder organisera och vara redo. Om vi bara fokuserar på att lägga undan saker kan vi förlora ur sikte varför vi lägger undan saker, nämligen för att snabbt kunna hämta dem när vi behöver dem. Seiton innebär att man bestämmer var och när saker behövs och placerar dem på ett sätt som främjar ett effektivt arbetsflöde. En arbetstagare ska inte behöva leta efter nödvändiga verktyg eller gå till ett annat område för att komma åt ofta använda föremål.
Visuell kommunikation av Seiton
Visuell identifiering och kommunikation är också avgörande för genomförandet av Seiton. Föremål som används regelbundet märks ofta för att dokumentera användningsdatum för att fastställa prioritet för placering. Verktyg märks så att rätt verktyg används. Skuggmärkning (ritning av konturerna av föremålet på den plats där det ska läggas undan) kommunicerar tydligt den korrekta platsen. Golvmärkning anger var utrustningen hör hemma. Den identifierar också var människor hör hemma och platser som inte är säkra och där de inte hör hemma.
Seiton och människor
Vi tänker ofta på seiton som gäller föremål som verktyg, delar och utrustning, men den ursprungliga innebörden av seiton innefattar också att klä sig på rätt sätt i enlighet med sin roll. En uniform är en typ av visuell kommunikation. På ett japanskt företag kan man på ett ögonblick se vilka som är entreprenörer och inte vanliga anställda, och även vilken entreprenör de arbetar för, helt enkelt genom färgen på uniformen. På samma sätt bär japaner som vandrar vandringskläder, även vid en enkel dagsutflykt där det rent tekniskt sett räcker med vanliga kläder. Att anpassa dräkten till aktiviteten är viktigt för japanerna.
Ställe och tid
Japanskan har ett ord, ”ba”, som anger både tid och plats. Japaner är känsliga för att anpassa aktiviteterna till deras lämpliga ”ba”. Ett inslag i seiton är att anpassa tidsplaner. Om japanerna till exempel behöver kalla till ett krismöte klockan 13.00 kan de vara ganska säkra på att de personer som måste delta kommer att vara där. Detta beror på att japanska företag gör en logistisk ansträngning för att ge alla samma lunchrast från kl. 12.00 till 13.00. De blir därför förvånade när de kallar till ett improviserat möte klockan 13.00 i USA och upptäcker att många anställda inte ens är i byggnaden. När de hör: ”Jag kan inte hitta Joe. Han måste ha gått ut för att ta en bit mat” undrar de om amerikanerna menar allvar med sitt arbete. Mitt råd: Ta reda på när japanerna äter lunch och ta den vid samma tidpunkt.
En annan del av seiton är att anpassa beteendet till lämpliga ”ba”. Det finns en tid och plats för allting. Möten är ”ba” för seriösa diskussioner. De är inte platser för att skämta. Middag och drinkar är ”ba” för att skämta och lära känna varandra.
Vara förberedd
Seiton är något annat än att bara ha ett snyggt verkstadsgolv eller kontor. Det yttersta syftet med seiton är beredskap, att föremålen ska vara redo när de behövs. Föremål som används faktiska arbetsprocesser analyseras med avseende på frekvens och närhet innan de tilldelas en plats.
Ett vanligt klagomål som jag hör från japanerna är att amerikaner inte är förberedda för möten. Stöddata bör tas med, antingen som papperskopior eller i ett elektroniskt format som snabbt kan hittas. Var inte i den situationen att du måste säga: ”Jag är ledsen, jag vet att kalkylbladet finns någonstans i nätverket…”. Se till att du upptäcker eventuella avvikelser i uppgifterna innan de gör det och att ditt team är förberett och överens innan du kommer till mötet.
Seiton-alla nödvändiga saker placeras så att de kan hittas och vara redo när de behövs. Nästa artikel ska vi titta på Seiso (清掃), hur vi tar hand om dessa saker.