Josie leder marknadsföringsteamet på ett medelstort teknikföretag. Som ansvarig för sin avdelning får hon ofta inkommande projektförfrågningar.
Undertiden kommer de in via e-post eller snabbmeddelanden, medan de ibland nämns i förbigående under möten. I ärlighetens namn finns det ibland inga egentliga förfrågningar alls, och hon känner att hon måste läsa folks tankar om vad som behöver göras.
Det är mycket för henne att jonglera, och hon vet att hon slösar bort en stor del av sin egen tid, liksom tid och energi hos hela sitt team. Därför letar hon efter ett bättre sätt att hantera det projektarbete som hamnar på hennes teams bord.
Ett av de bästa sätten för henne att göra det är att skapa en framgångsrik process som kan upprepas om och om igen. Hon bestämmer sig därför för att skapa en mall för en intagningsprocess som hon kan använda för att effektivisera alla dessa arbetsförfrågningar och göra sitt team redo att lyckas.
Varför skapa en mall? Fördelarna med att skapa en mall för intagningsprocessen
Standardiseringen av flödet för intagningsprocessen kommer att kräva en del arbete i början, men de många fördelarna gör det väl värt det. Nedan finns bara några av de många skälen till att projektledare som Josie bör överväga att skapa en mall för projektintagsprocessen.
Det förbättrar konsekvensen.
Och utan en definierad process är det alldeles för lätt att saker och ting försvinner i mängden. Projektförfrågare har liten förståelse för vad som krävs av dem när de skisserar ett projekt, och ditt team har ingen etablerad väg framåt. Det skapar förvirring och förseningar för alla.
En väldefinierad projektintagsprocess eliminerar denna förvirring genom att ge alla en uppsättning föreskrivna steg som måste följas för att begära arbete från ditt team.
Denna strömlinjeformade process gör det enkelt för alla att veta vad som måste hända och vad som kommer att hända härnäst.
Det ger dig den information du behöver.
Du är alltför bekant med kampen när du känner dig redo att ta itu med ett projekt, bara för att upptäcka att du inte har all den information du behöver. Då slösar du tid på att leta upp de viktiga detaljerna.
Det är ett vanligt hinder. I en undersökning av 300 byråchefer ansåg 27 % av de tillfrågade att de kreativa beskrivningarna var ofullständiga eller inkonsekventa.
Det är en annan fördel med att templatisera processflödet för projektintag – särskilt när det gäller ett frågeformulär eller en kreativ beskrivning som de som begär projektet måste fylla i. I det här formuläret bör du ange obligatoriska fält (Wrike gör detta enkelt!) så att du kan vara säker på att ditt team har all information de behöver på förhand, utan en massa onödig och tidskrävande fram och tillbaka.
Det öppnar dörren för automatisering.
Chansen är stor att din nuvarande intagningsprocess för projekthantering innebär många repetitiva eller tanklösa uppgifter – saker som att sätta upp projekt, tilldela ägare och fastställa tidsfrister. Med en mallad process på plats är det mycket lättare att upptäcka repetitiva eller vardagliga delar av arbetsflödet som lätt kan automatiseras.
Rot ansvarsområden som skapande av projekt i din arbetshanteringsprogramvara och tilldelning av uppgifter kan lätt automatiseras med rätt verktyg. På så sätt behöver du och ditt team inte slösa tid på dessa hushållsuppgifter utan kan direkt gå till det arbete som är viktigt.
Det ger dig ett bättre grepp om arbetsbelastningen.
När arbetsförfrågningar flyger in från alla håll och kanter är det svårt att få grepp om allt som teamet arbetar med vid varje given tidpunkt.
Men när alla förfrågningar är centraliserade och följer en mallad process har du en solid överblick över alla projekt som för närvarande ligger på teamets bord så att du bättre kan hantera tidsfrister och resurser och undvika att sprida ut ditt team för mycket.
Det sparar dig tid.
Se tillbaka på de tidigare fördelarna som vi nämnde och du kommer att märka ett gemensamt tema: De sparar inte bara en hel del krångel, utan också en hel del tid.
Det är en av de största fördelarna med att templatisera din kundintagsprocess eller din interna projektintagsprocess. Med det på plats behöver du inte uppfinna hjulet på nytt för varje ny projektförfrågan, vilket sparar massor av timmar (för att inte tala om massor av energi).
6 frågor som varje projektintagsmall bör ställa
Du är såld på fördelarna med att inrätta en mall för arbetsintagsprocessen. Men innan du gör det måste du ta reda på svaret på den här frågan: Vilka är stegen i intagningsprocessen?
Dessa kan variera beroende på ditt unika team och dina typiska projekt (alla strukturerar sin process på olika sätt). Vi rekommenderar dock att intagningsprocessen börjar med detta viktiga första steg: projektintagningsformuläret.
Detta är i huvudsak ett frågeformulär eller en kreativ briefing som personer eller team måste fylla i för att begära att ditt team ska arbeta med ett projekt.
Och exakt hur detta formulär kommer att se ut kan bero på en mängd olika faktorer. Nedan finns dock några grundläggande frågor som varje formulär bör innehålla.
Vem är kontaktperson för det här projektet?
Ofta kommer någon att begära ett projekt från ditt team, men det betyder inte nödvändigtvis att det är den personen som övervakar framstegen och svarar på frågor när ditt team börjar arbeta.
Det är därför den här frågan är så viktig. Den garanterar att du och alla andra vet vem som äger projektet, så att ni kan vända er till rätt person när ni behöver klarhet eller vägledning.
Bästa fälttyp att använda: kort svar
Vilken typ av projekt rör det sig om?
En av de allra första frågorna i ditt intagningsformulär bör vara vilken typ av projekt som efterfrågas. När det gäller Josies marknadsföringsteam behöver hon till exempel veta vilken typ av arbete som efterfrågas. En kampanj i sociala medier? Ett blogginlägg? Ett webbseminarium? En e-postkampanj? Evenemang?
Det är en detalj som du bör känna till i förväg så att du kan få det sammanhang du behöver. Men dessa formulär blir ännu effektivare om du kan använda den inledande frågan som ett filter.
Wrikes dynamiska förfrågningsformulär gör det enkelt att skräddarsy resten av frågeformuläret baserat på detta inledande svar. Om förfrågaren anger att de behöver ett blogginlägg kommer de efterföljande frågorna endast att gälla den typen av projekt, och de behöver inte besvara några irrelevanta frågor.
Bästa fälttyp att använda: dropdown
Vad är huvudmålet med det här projektet?
Du behöver inte bara veta vad projektet är – du behöver förstå varför. Vilket är det övergripande målet?
Det är något som de sökande bör kunna formulera tydligt när de fyller i intagningsformuläret. De bör också ange en nyckelmätare som de kommer att övervaka så att ni alla är överens om hur framgång kommer att definieras.
Med den informationen från början kan du slutföra projektet med slutmålet i åtanke.
Bästa fälttyp att använda: stycke
Vem är målgruppen för det här projektet?
Varje projekt har en specifik målgrupp, och det är ett viktigt perspektiv för dig att ha i åtanke när du arbetar med det begärda uppdraget.
I ditt intagningsformulär måste den som begär projektet ange vem den avsedda målgruppen är. Är det för ett internt team? Styrelsen? Klienter eller kunder? En särskild delmängd av dessa?
Det är något du måste veta innan du tar ett enda steg framåt.
Bästa fälttyp att använda: kryssrutor och kort svar
Vad är budgeten för det här projektet?
När det gäller projektförfrågningar är pengar förstås ett verkligt problem. Du måste veta hur mycket du kan investera för att slutföra projektet innan du avsätter en enda resurs.
När du fyller i intagningsformuläret bör du ange dina budgetbegränsningar direkt – eller åtminstone ett intervall som projektet måste ligga inom.
Bästa fälttyp att använda: dropdown
Vad är den idealiska tidsfristen för projektets slutförande?
Det är troligt att ditt team inte bara hanterar ett projekt åt gången. Ni hanterar ständigt en mängd förfrågningar från olika avdelningar eller kunder. För att kunna prioritera dessa på ett effektivt sätt måste du veta när varje projekt måste vara färdigt.
Förfrågare bör ange önskat slutdatum för projektet när de skickar in den första begäran. Det är smart att förklara att deras önskade datum inte är en garanti – det beror på hur mycket arbete du redan har på ditt bord.
Inkludera dessutom en varning direkt i formuläret om hur lång varsel du behöver för att slutföra ett typiskt projekt (så att du inte får en massa förfrågningar i sista minuten).
Bästa fälttyp att använda: datum
Andra potentiella frågor som ditt formulär för arbetsintag kan ställa…
Ovanstående frågor är viktiga för praktiskt taget alla projekt och team, men ditt formulär kommer troligen att kräva ytterligare anpassning och kanske till och med ytterligare frågor. Här är några fler som du kan överväga att inkludera i din mall för intagningsprocessen:
- Vem godkände den här begäran?
- Bästa fälttyp att använda: kort svar
- Är det några befintliga filer eller tillgångar som vi bör ha?
- Bästa fälttyp att använda: file attachment
- Vad bör projektet innehålla?
- Bästa fälttyp att använda: short answer
- Vad mer bör vi veta om projektet?
- Bästa fälttyp att använda: paragraph
Vill du ha ännu mer inspiration för att få igång dina hjul? Kolla in dessa mallar för 10 olika typer av förfrågningsformulär.
Mallar för ditt projektarbete: En ifylld förfrågningsblankett är det första steget i ett standarddiagram för arbetsintagsprocessen, men det är egentligen bara toppen av isberget. Du vill göra mer än att bara göra intagningsformuläret till en mall – du vill göra hela projektstartsprocessen till en mall.
När formuläret väl är ifyllt och inlämnat, vad ska då hända härnäst i flödesdiagrammet för projekt- eller kundintagsprocessen? Här är nästa steg som du och ditt team bör ta.
Automatisera skapandet av projekt och uppgifter.
Ett projekt stöter ofta på en flaskhals efter att det har begärts men innan arbetet faktiskt börjar.
Som en del av din intagningsprocess bör du vidta åtgärder för att automatisera skapandet av uppgifter och projekt. På så sätt skapas dessa i din arbetshanteringsplattform direkt (utan att du behöver göra något extra arbete!) så att framstegen kan börja omedelbart.
Med Wrike är det enkelt att automatiskt omvandla projektförfrågningar till antingen fullt utbyggda uppgifter eller projekt som skapats från mallar som du kan anpassa.
Automatisera uppgiftstilldelning.
På samma sätt måste du och hela ditt team vara överens om vem som är ansvarig för vad så att projektet kan börja röra på sig. Du kan inte vänta på att någon ska ta över ansvaret.
Det är därför du också bör automatisera tilldelningen av uppgifter till teammedlemmarna. Detta ökar ansvarstagandet samtidigt som det säkerställs att det inte finns några frågetecken om vem som ska påbörja arbetet.
Förutom det automatiska skapandet av uppgifter och projekt kan du med Wrike automatiskt tilldela olika typer av arbete baserat på anpassade fältsvar, t.ex. plats, projekttyp eller andra specifika krav.
Lämna tid för granskning.
När dessa uppgifter har skapats och tilldelningar har gjorts, bygg in tillräckligt med tid i din intagningsprocess för att teammedlemmarna ska kunna granska sina egna individuella bidrag och krav.
Detta ger dem en chans att se till att de har vad de behöver för att komma igång samt att ställa eventuella klargörande frågor som de har om den projektförfrågan.
Håll i minnet att dessa frågor bör ställas till dig eller till den som agerar som kontaktperson i projektet för ditt team så att kommunikationen förblir centraliserad och går via en enda person.
Förmedla en uppdatering till den som har begärt projektet.
Därefter är det dags att återvända till den ursprungliga projektförfrågaren för att göra några saker:
- Bekräfta att du mottagit projektförfrågan
- Skicka eventuella förtydligande frågor som dina teammedlemmar tog upp
- Förmedla en beräknad tidslinje för projektets slutförande
Det är bäst att göra dessa saker som en kommentar till den faktiska uppgiften eller det faktiska projektet i din arbetshanteringsplattform, så att all relevant kommunikation och alla uppdateringar stannar på den platsen.
För att göra processen ännu snabbare kan du spara din kommentartext någonstans så att du snabbt kan använda den som en kommentarmall för alla framtida uppdateringar av förfrågningar.
Har ett kickoff-möte.
Särskilt för komplexa eller långvariga projekt kanske du också vill planera ett kickoff-möte för alla som kommer att ha ett finger med i spelet.
Att göra detta går längre än den första bekräftelsen av mottagandet och gör det möjligt för alla nyckelintressenter att anpassa sina förväntningar på projektet så att du förhoppningsvis kan undvika missförstånd eller större problem.
Skapa din mall för intagningsprocessen och effektivisera ditt projektarbete
Som både du och Josie snabbt lär er, ger en mall för hela intagningsprocessen – från den första förfrågan till att faktiskt komma igång – många fördelar, bland annat förbättrad enhetlighet och massor av sparad tid.
Samtidigt som du har flexibiliteten att skapa en process som fungerar bäst för dig och ditt team, kan du följa följande allmänna struktur för intagningsprocessen:
- Mottag ett ifyllt formulär för arbetsförfrågan
- Automatiskt skapa uppgifter och projekt
- Automatiskt tilldela uppgifter
- Se över förfrågan och relevanta uppgifter
- Bekräfta att du har mottagit förfrågan och att du har en tidslinje för projektet
- Gör ett uppstartsmöte
Gör så här för varje enskilt projekt som ditt team behöver genomföra, så spenderar du mindre tid på att hantera processen och mer tid på att fokusera på det som är viktigt: att lyckas med projektet.
Är du redo att effektivisera din intagningsprocess ytterligare? Kom igång med en gratis provversion av Wrike.
Och om du vill lära dig mer om hur du skapar den perfekta mallen för arbetsintagsprocessen kan du kolla in dessa uppföljningsinlägg:
- 5 funktioner som ditt verktyg för arbetsintagsprocessen bör ha: lyfter fram viktiga funktioner som förbättrar kvaliteten och tillförlitligheten hos dina mallar för intagningsprocessen
- 4 tecken på att din projektintagningsprocess är föråldrad: hur du kan utnyttja bästa praxis för projektintagning för att bygga upp en väldefinierad process