Diskussion om delar eller egenskaper. Huvuddelen av din beskrivning är diskussionen om varje del eller egenskap. Du måste dela upp det du beskriver i delar, eller egenskaper, eller både och. Delar är enkla: en träpenna har t.ex. blyerts, en trähylsa, ett suddgummi och ett metallklipp. Egenskaper är beskrivbara aspekter av en sak men är inte delar: till exempel har pennan en viss vikt, längd, bredd och så vidare. Om du var en blivande fastighetsmagnat och var tvungen att beskriva en ledig tomt för företagshandlingar skulle du förmodligen beskriva den med hjälp av dess egenskaper: läge, kvadratmeter, terräng, vegetation, tillgång till allmännyttiga tjänster och så vidare. (Titta på beskrivningen av den primitiva stenskrapan i exemplen; en del av den är ordnad efter egenskaper och en del efter delar!)
När du har delat upp det du ska beskriva i delar, egenskaper eller båda, är nästa uppgift att beskriva var och en av dem. För mekaniska saker fungerar det bra att börja med att definiera delen, genom att förklara dess funktion. Därefter beskriver du delen från allmänt till specifikt, med hjälp av någon av de beskrivningskällor som är lämpliga.
Bemärk att du i beskrivningen kan blanda andra typer av skrivande. Du kommer att upptäcka att du förklarar funktioner, definierar termer och diskuterar lite av processen när du beskriver. Det är inget problem så länge det primära fokuset och majoriteten av innehållet verkligen är en beskrivning.
Diskussion av den relaterade verksamheten eller processen. Någon gång i en beskrivning, ofta i slutet, är det användbart att sammanfatta den operation eller process som är förknippad med det objekt du beskriver. Om du till exempel just har beskrivit en tryckpenna kan du kortfattat förklara hur den används. Om du just har beskrivit en snöflinga kan du diskutera den process genom vilken den bildades.
Källor för beskrivning
När du skriver en beskrivning måste du tänka på vilka typer av beskrivande detaljer du kan ge. Ibland är beskrivningar ganska svaga på detta område. Använd följande lista för att planera din beskrivning eller för att granska en beskrivning som du har skrivit. Tänk på vilka kategorier av beskrivande detaljer du skulle kunna ge, eller använd följande lista för att identifiera kategorier som du inte har använt:
| färg höjd bredd form vikt material textur placering fästningsmetoder lukt |
djup mängd mönster, design ingredienser ålder underdelar längd finish temperatur fukthalt |
Skematisk bild avbeskrivningar. Kom ihåg att detta bara är en typisk eller vanlig modell för innehåll och organisation – många andra är möjliga.
Diverse frågor
I beskrivningar kommer du förmodligen att finna dig själv i att fundera på hur du ska hantera siffror, förkortningar och symboler:
Siffror. Kom ihåg att teknisk skrivning bryter mot några av de regler som du arbetat så hårt för att lära dig i tidigare skrivkurser. I samband med teknisk skrivning är vi ofta mycket intresserade av siffror och vill att de ska sticka ut. Detta innebär att du bör använda siffror i löpande text när siffran anger en exakt, uppmätt eller mätbar mängd eller när den representerar ett kritiskt värde. I dessa meningar verkar det till exempel spela roll att siffrorna är exakta:
Koppen är 3 tum i diameter.
Använd 4 häftstift för att fästa affischen på väggen.
Detta innebär dock inte att man ska använda siffror för likgiltiga värden. I den här meningen är det till exempel inget hjärtskärande med hur många sektioner rapporten har:
Rapporten innehåller fyra stora avsnitt.
Se avsnittet om siffror kontra ord för ytterligare detaljer.
Anatomi av ett beskrivande stycke. Vanligtvis inleds det med något uttalande om delens syfte eller funktion, och de beskrivande detaljerna följer därefter. Beskrivande detaljer bygger på beskrivningens ”källor” – sådana saker som färg, form, bredd och höjd.
Abkortningar. I tekniska texter förväntar vi oss att se förkortningar. Använd dem fritt i din beskrivning. Kom ihåg regeln om interpunktion av förkortningar – sätt punkt bara om de stavas till ett ord (t.ex. ”i.”). Kom också ihåg att förkortningar inte går upp mot det nummer de används med (gör till exempel ”8 mm band” eller ”8-mm band” men inte ”8 mm band”).
Symboler. Det vanligaste problemet med symboler i instruktioner och beskrivningar har att göra med tum och fot. Om du skriver instruktioner för ett drömprojekt för en snickare där det finns fot och tum överallt, använd symbolerna ” (tum) och ’ (fot). Men om du bara nämner tum- och fotmått ett fåtal gånger, använd ordet eller förkortningen i stället.
Grafik och format i beskrivningar
I de flesta beskrivningar behöver du minst en illustration av det du beskriver, med etiketter som pekar på delarna. Se avsnittet om grafik för mer information om hur du skapar grafik, formaterar den och införlivar den i dina beskrivningar.
Överskrifter. I beskrivningar vill du använda rubriker och underrubriker för att markera diskussionen om de enskilda delarna eller egenskaperna. Kom ihåg att du helst vill beskriva varje del i ett separat stycke eller avsnitt – och markera diskussionen med en rubrik. Om du har ett bakgrundsavsnitt, använd en rubrik för det också. Se avsnittet om rubriker för de särskilda kraven.
Listor. Listor är inte alls lika viktiga i beskrivningar som i instruktioner. Om du däremot specificerar delar eller underdelar eller listar specifikationer är detta bra situationer för listor. Se avsnittet om listor för de särskilda kraven.
Särskilda meddelanden. I beskrivningar har särskilda meddelanden inte alls samma viktiga roll som i instruktioner. Om det verkligen är en beskrivning ska läsaren trots allt inte försöka följa någon procedur och därför inte löpa någon risk att skada utrustning, slösa förnödenheter, misslyckas med proceduren eller skada sig själv eller andra. Du kan dock tycka att notisen särskild anmärkning kan vara användbar för att betona viktiga punkter eller undantag. Se avsnittet om särskilda notiser för en fullständig diskussion om korrekt användning av dessa särskilda notiser samt deras format och placering i instruktioner.
Jag skulle uppskatta dina tankar, reaktioner, kritik angående detta kapitel: svar-David McMurrey
.