Ett självadministrerat frågeformulär (även kallat utskickat frågeformulär) är ett verktyg för datainsamling där skriftliga frågor presenteras som ska besvaras av respondenterna i skriftlig form.
Ett skriftligt frågeformulär kan administreras på olika sätt, till exempel:
- Sända ut frågeformulär per post med tydliga instruktioner om hur frågorna ska besvaras och uppmaningar om att skicka svar per post;
- Samla alla eller en del av respondenterna på ett ställe vid ett tillfälle, ge muntliga eller skriftliga instruktioner och låta respondenterna fylla i frågeformulären; eller
- Hantera frågeformulär till respondenterna och samla in dem senare.
Andra leveransformer inkluderar datorlevererade och interceptstudier.
Datorlevererade självadministrerade frågeformulär använder organisatoriska intranät, Internet eller onlinetjänster för att nå respondenterna. Interceptstudier är studier som genomförs personligen, vanligen på en offentlig plats eller ett affärsställe.
Intervjuare kan till exempel närma sig gäster som lämnar en restaurang och be att få intervjua dem om deras erfarenheter. Intervjuarna kan ställa frågorna eller helt enkelt förklara projektet och ge frågeformuläret till respondenterna att fylla i.
Undersökningarna kan fyllas i på papper, på en surfplatta (iPod, Android etc.) eller en bärbar dator.
Interceptstudier kan använda ett traditionellt frågeformulär eller ett datoriserat instrument i en förutbestämd miljö utan intervjuarens hjälp.
De frågor som ingår i frågeformuläret kan vara antingen öppna eller slutna (med i förväg kategoriserade svar).
Elektronisk metod för självadministrerade frågeformulär
På senare tid kan elektroniska undersökningar genomföras via e-post eller administreras på Internet eller webben (Malhotra, 2007).
E-postintervjuer
För att genomföra en e-postundersökning förbereds en lista med e-postadresser. Undersökningen läggs ut i huvuddelen av e-postmeddelandet. E-postmeddelandena skickas sedan ut via Internet.
E-postenkäter använder ren text (ASCII) för att representera frågeformulär och kan tas emot och besvaras av vem som helst med en e-postadress, oavsett om de har tillgång till webben eller inte.
Svarstagarna skriver in svaren på antingen slutna frågor på anvisade ställen och klickar på ”svara”. Svaren skrivs in i ett i förväg utformat ark och tabelleras. Observera att det vanligtvis krävs datainmatning i sådana undersökningar.
Internetintervjuer
I motsats till e-postundersökningar använder Internet- eller webbenkäter Hypertext Markup Language (HTML), webbens språk, och läggs ut på en webbplats.
Svaranden kan rekryteras via Internet från en databas med potentiella svarande som underhålls av undersökningsföretaget, eller så kan de rekryteras med konventionella metoder (post, telefon). Respondenterna ombeds att gå till en viss webbplats för att fylla i enkäten.
Många gånger rekryteras inte respondenterna. Snarare råkar de besöka den webbplats där undersökningen läggs ut (eller andra populära webbplatser), och de uppmanas att delta i undersökningen.
Många nationella dagstidningar genomför för närvarande opinionsundersökningar som tar upp aktuella frågor av nationellt intresse och använder sig av denna metod.
Fördelar med självadministrerade frågeformulär
Senligt låg kostnad
Ekonomin är en av de mest uppenbara fördelarna med ett utskickat frågeformulär. Postenkäten kräver ingen utbildad personal med intervjuare och handledare, utan det enda som krävs är kostnader för planering, urval, kopiering, utskick och tillhandahållande av frankerade kuvert för returer.
Kostnader för bearbetning och analys är vanligtvis enklare och billigare än för andra undersökningsmetoder.
Lättare att hitta respondenter
Med undantag för extrema fall är det ibland lättare att hitta respondenter i en enkätundersökning med utskickat frågeformulär, särskilt om undersökningen genomförs med specialiserade och homogena urval.
Tidsbesparing
Det utskickade frågeformuläret kan sändas ut till alla respondenter samtidigt, och de flesta svaren kommer att tas emot inom en vecka eller så. Det är dock också sant att det kan ta flera veckor eller längre tid att skicka tillbaka slutresultatet.
Respondentens bekvämlighet
Den svarande kan ägna total tid åt det än vad han eller hon kan göra i en intervjustudie. Denna bekvämlighet kan hjälpa honom eller henne att svara mer korrekt. Det ger honom eller henne också mer tid att hantera svåra frågor.
Större anonymitet
Frånvaron av en intervjuare ger respondenten större anonymitet. Detta gör honom eller henne mer villig att ge socialt oönskade svar eller svar som bryter mot normer.
Mindre risk för fördomsfulla fel
Det finns ingen möjlighet för respondenten att bli fördomsfull genom att en intervjuare är närvarande. Intervjuarens personliga egenskaper och variationen i deras färdigheter kan resultera i en snedvridande effekt.
I en personlig intervju kan respondenten misstro intervjuaren eller undvika vissa frågor eller ge missvisande svar. Ett frågeformulär per post är i allmänhet fritt från detta fel.
Standardiserad formulering
En jämförelse av respondenternas svar underlättas av att varje respondent utsätts för samma formulering.
Denna fördel kan dock upphävas om respondenterna varierar när det gäller deras förståelse på grund av skillnader i utbildningsnivå.
Lätt att få fram information
Den postala enkäten gör det möjligt för den svarande att konsultera sina journaler, personliga dokument, rådgöra med kollegor eller andra personer för att få fram äkta information som han eller hon vill lämna.
Genomförbar tillgänglighet
För det sista kan respondenter som är geografiskt vitt spridda nås för ett pris av ett frimärke, jämfört med dyra resekostnader för intervjuarna.
Nackdelar med självadministrerade frågeformulär
Begränsningar av frågeformuläret
Det enda korta och raka frågeformuläret med några få komplexa, öppna frågor, screening och/eller tråkiga frågor kan användas så att respondenterna kan förstå med hjälp av de tryckta instruktionerna och definitionerna.
Låg svarsfrekvens
Den största nackdelen med det postala frågeformuläret är dess låga svarsfrekvens. I intervjustudier däremot fullföljs den stora majoriteten av intervjuerna, och orsakerna till uteblivna svarsfrekvenser är kända.
Postade studier får ibland en svarsfrekvens på så lågt som 10 procent, och 50 procent anses vara adekvat.
Inflexibilitet
Svaren som erhålls i ett utskickat frågeformulär måste accepteras som slutgiltiga, eftersom det inte finns något utrymme för att undersöka mer än det givna svaret för att klargöra ett tvetydigt svar, för att övervinna ovilja att svara på ett visst svar.
Verbal beteende
Det finns ingen intervjuare närvarande för att observera icke-verbalt beteende eller för att göra personliga bedömningar av respondentens sociala klass eller andra relevanta egenskaper. En respondent från en lägre klass kan utge sig för att vara från en högre klass i ett postat frågeformulär, utan att intervjuaren ifrågasätter detta.
Relaterade orsaker till avslag inte kända
Det är inte alltid möjligt att fastställa egenskaperna hos de personer som inte svarar och orsakerna till avslagen.
Ingen kontroll över ordningsföljden
Ingen kontroll kan upprätthållas över ordningsföljden i vilken frågorna besvaras.
När respondenten fyller i frågeformuläret kan han se alla frågor innan han svarar på någon av dem, och de olika svaren kan därför inte behandlas som oberoende. Det är viktigt att följa sekvensen i ett frågeformulär eftersom det eliminerar svarsbias.
Ingen kontroll över miljön
I intervjustudier gör intervjuaren ofta stora ansträngningar för att se till att en standardiserad miljö existerar för varje intervju.
I en studie med utskickade frågeformulär finns det ingen garanti för att den svarande kommer att kunna fylla i svaren utan inblandning av andra. Detta kan också leda till en kränkning av privatlivet.
Hög grad av svarsbortfall
Och utan övervakning kan den svarande, när han eller hon fyller i frågeformuläret, lämna vissa frågor obesvarade. Detta gäller särskilt känsliga och socialt oönskade frågor.
Kan inte registrera spontana svar
När det är viktigt att säkra endast en persons åsikter som inte påverkas av andra är denna metod olämplig. Dessutom har den svarande möjlighet att radera ett hastigt svar som han eller hon senare bestämmer sig för att det inte är diplomatiskt.
Ingen möjlighet att komplettera svaren
Med ett frågeformulär per post finns det ingen möjlighet att komplettera den svarandes svar med observationsdata.
Ingen möjlighet att kontrollera att de svarande har rätt identitet.
Med ett frågeformulär per post kan undersökaren inte vara säker på att rätt person har fyllt i frågeformuläret.
Hantering av uteblivet svar vid postintervjuer
Låga uteblivna svarsfrekvenser kan också uppnås genom att man tar ut ett underurval av de som inte svarar.
Antag att ett urval på 1 000 personer väljs ut och att ett frågeformulär skickas ut per post till dem. Syftet med undersökningen är att fastställa förekomsten av rökning (P) bland respondenterna. Anta att 700 av dem fyller i och returnerar enkäten.
Det ursprungliga antalet icke-respondenter är alltså 300. Som ett första steg skickas påminnelser till dessa 300 icke-respondenter. Anta nu att 100 av dessa 300 icke-respondenter fyller i och returnerar frågeformuläret.
Det finns nu 800 respondenter från vilka svar har mottagits. Svarsfrekvensen är 0,80 och bortfallet är 0,20.
Det andra steget är att välja ut 40 av dessa bortfallare och intervjua dem. Vi antar att det har varit möjligt att få fram svar från alla 40 personer. För att uppskatta P används nu följande estimator:
p = 0,8pt +0,2p2
där p1 är den uppskattning som tillämpas på de uppgifter som samlas in per post och p2 är den uppskattning som tillämpas på de uppgifter som samlas in genom intervju. P1 skulle ha varit skattningen om inga intervjuer hade genomförts.
Förbättra svarsfrekvensen i postenkäter
Vi räknar nedan upp några punkter som leder till en högre svarsfrekvens i postenkäter:
Uppföljning: Uppföljningar och påminnelser är mycket lönsamma för att få en god avkastning. Eftersom varje successiv uppföljning ger mer avkastning kan forskarna potentiellt uppnå en extremt hög total svarsfrekvens genom upprepade uppföljningar.
Förhandsanmälan
Det finns belägg för att förhandsanmälan är effektiv för att öka svarsfrekvensen. För detta ändamål verkar telefonsamtal vara den bästa metoden för förhandsbesked.
Returkuvert
Innehållet av ett självadresserat och frankerat kuvert uppmuntrar respondenterna till en snabb retur.
Kontanta incitament
Det är mycket troligt att något tillhandahållande av monetära incitament ökar svarsfrekvensen.
Sponsring
Sponsringen av postenkäten har en betydande effekt på respondenterna och motiverar dem ofta att fylla i den och att skicka tillbaka den snabbt. Sponsring garanterar undersökningens legitimitet och värde. Därför måste undersökarna inkludera information om sponsring, vanligtvis i det följebrev som åtföljer frågeformuläret.
Persuasion