Både chefssekreterare och administrativa assistenter ger avancerat administrativt stöd till en eller två chefer eller chefer. Det som skiljer dessa kontorspositioner från andra mer kontoristiska och rutinmässiga kontorsjobb är den ansvarsnivå och sekretess som är förknippade med dem.
Ansvarsområden för chefssekreterare och administrativ assistent
Förutom grundläggande kontorsfunktioner ansvarar chefssekreteraren eller den administrativa assistenten också för att skriva eller förbereda rapporter, organisera och schemalägga möten, granska inkommande meddelanden för att avgöra deras betydelse, förbereda dagordningar för styrelsemöten, göra researrangemang, sammanställa mötesprotokoll, genomföra forskning, förbereda korrespondens samt övervaka och utbilda kontorspersonal på lägre nivå. Dessa roller kan kräva olika nivåer av erfarenhet och ha någon av dessa liknande yrkestitlar:
- Inträde.nivå administrativ assistent
- Administrativ assistent
- Senior administrativ assistent
- Exekutivsekreterare
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
Rollskillnader
Rollerna som verkställande sekreterare och administrativa assistenter har en betydande överlappning, och skillnaderna mellan rollerna kan variera beroende på organisation. I de flesta fall fokuserar chefssekreteraren på mer administrativa uppgifter som betjänar en specifik, liten grupp chefer eller ledare, t.ex. mötesplanering, reseplanering, hantering av skriftlig kommunikation och till och med bokföring.
En administrativ assistent kan däremot fokusera mer på uppgifter som rör affärsverksamheten och ta på sig mer av en ledarroll på kontoret i vissa fall, skapa dagordningar för möten eller konferenser, hantera budgetar och hantera leverantörsfakturering. Administrativa assistenter kan behöva ha mer specialiserad utbildning i vissa fall där det är viktigt att hantera affärsverksamheten.
Kärnkompetens
Både chefssekreterare och administrativa assistenter har en uppsättning kärnkompetenser som är viktiga för deras respektive roller. Dessa omfattar exceptionell organisationsförmåga, utmärkt förmåga till skriftlig och muntlig kommunikation samt stor uppmärksamhet på detaljer och professionalism. De måste ha tekniska färdigheter i programvaror som ingår i Microsoft Office 365-paketet, t.ex. Word, Excel och PowerPoint, samt i bokföringsverktyg som QuickBooks.
Uppgifter på ett litet, medelstort och stort kontor
På ett litet kontor utförs uppgifterna för en chefssekreterare eller administrativ assistent vanligtvis av en mängd olika kontorspersonal. En del arbete kan utföras av företagets chefer själva, och rollen som administrativ assistent eller verkställande sekreterare kan omfatta ett större antal olika ansvarsområden efter behov i den mindre organisationen.
När ett företags storlek ökar, ökar behovet av en välorganiserad person som kan utföra ett stort antal olika uppgifter. Detta gäller särskilt för chefer på ett medelstort kontor som driver företag som kräver höga nivåer av sekretess och integritet för de affärer som bedrivs.
Det är vanligt att ett stort kontor har flera chefssekreterare och/eller administrativa assistenter. Vid denna företagsstorlek är det vanligtvis nödvändigt att ha en kontorschef som samordnar personalen som betjänar företagets chefer. I vissa fall följer en administrativ assistent med chefen på affärsresor för att hjälpa till med mötesarrangemang, schemaläggning och andra viktiga organisatoriska uppgifter.