Return Merchandise Authorization: Vad är RMA och vanliga RMA-policyattribut

Leverantörskedjan är fylld av fall där en levererad produkt inte nödvändigtvis uppfyller köpmannens, konsumentens eller andra köpares förväntningar. När en produkt måste returneras måste den genomgå en returprocess, som kallas omvänd logistik, och det första steget i processen är vanligtvis att erhålla ett returgodstillstånd (Return Merchandise Authorization, RMA). Tillstånd för returvaror kan dock omfatta flera olika aspekter av service efter försäljning, t.ex. garantihantering, serviceavtal, analys av returer och hantering av uttjänt utrustning, leverantörshantering och ersättning. Dessutom kan många RMA-policyer ha subtila skillnader i förhållande till dessa gemensamma intressen. Låt oss ta en titt på hur RMA fungerar och några vanliga exempel på RMA-policy.

Vad är Return Merchandise Authorization & funktionerna

RMA finns som omvända flöden av produkter inom den omvända logistikindustrin. I kärnan av policyn för Return Merchandise Authorization vilar två primära funktioner för RMA: att förhindra olämpliga returer och samla in information om returen. Nu har du förmodligen trott att ditt företag kan hantera alla returer internt, men returhanteringen kan bli för komplex och opraktisk för intern hantering.

Till exempel kan ett företag sälja 1 000 artiklar på nätet eller för återtillverkningsföretag som har centrala returer, och 25 procent av dessa artiklar skickas in som returer på grund av ett tillverkningsfel. I stället för att 250 kunder kommer till butiken eller skickar varorna till ditt företag, behöver du ett sätt att uppmuntra till att dessa produkter går tillbaka till tillverkaren och få ekonomisk kompensation för detta.

Det kan dessutom hända att små och medelstora företag inte har de resurser som behövs, vilket inkluderar både ekonomiska resurser och arbetskraftsresurser, för att hantera massreturer för defekta varor. Som ett resultat av detta blir det avgörande för din förmåga att fortsätta verksamheten att anställa en tredjepartsleverantör av logistik som har tekniken på plats för att hantera RMA-processer på ett smidigt sätt.

Gemensamma exempel på RMA-policy

I modern tid fylls de flesta RMA-förfrågningar i via Internet, så att ha förmågan att bearbeta RMA:er har blivit en avgörande aspekt av den tekniska världen. Efter att ha tagit emot den första begäran måste representanten, med hjälp av tekniken för omvänd logistik, börja samla in information om produkten. Denna information kan omfatta datum för försäljning, beställning och leverans, den kanal genom vilken produkten erhölls, betalningssättet, hur många artiklar som måste returneras och skälen till returen. Med rätt teknik, och med responsiv design så att den webbaserade revlog-tekniken fungerar på alla enheter, kan det vara lika enkelt som att trycka på easy-knappen för en logistikansvarig. Detta skulle kunna ge en konkurrensfördel med automatiskt returtillstånd. Allt logistikansvarig behöver göra är att skicka sitt artikelnummer och serienummer och tekniken godkänner automatiskt returen, så att de inte behöver röra returen förrän den kommer till deras hamn.

Informationsinsamling

Under informationsinsamlingsprocessen måste en policy för godkännande av returer följa tre olika vägar, vilket förklaras av Reverse Logistics Magazine®. Dessa vägar fokuserar på förhållandet mellan leverantören och transportkanalen, produktkvaliteten och konsumentens anpassning. Låt oss ta en närmare titt på dessa områden.

Relation mellan leverantör och transportkanal

När en vara returneras utan defekter kan den användas för flera ändamål. Den kan till exempel skickas till ett outletcenter när den blir föråldrad, återtillverkas för att återvinna värdet, fyllas på i butiken, skickas till ett annat center i lagerrotationer eller bytas ut efter ett beställningsfel.

Produktkvalitet

Den här aspekten av informationsinhämtning fokuserar på kvaliteten på artikeln för returen. Var varan till exempel defekt, kommer den att behöva packas om om den öppnats, saknades delar eller passar den inte in i konsumentens behov?

Kundanpassning

Kundanpassning avser hur policyn för godkännande av returer syftar till att göra konsumenten hel igen. Detta kan innefatta att erbjuda ett utbyte mot en liknande produkt, byta ut varan mot rätt produkt eller som en del av en garantiersättning.

Efter att ha samlat in information bör en RMA-policy övergå till den andra fasen av RMA: validering av information.

Validering av information

Informationen kan betraktas som ogiltig eller giltig av ett antal anledningar. Begäran om retur kan ligga utanför återbetalnings- och bytesfönstret. Du måste dock också överväga om kostnaden för att neka returen kommer att orsaka permanent skada på förhållandet mellan köpare och säljare. Till exempel uppväger en retur på 100 dollar för en enda artikel lätt kostnaden för att förlora beställningar till ett värde av 10 000 dollar. För att hålla det hela enkelt kan du följa följande steg.

1. Kontrollera villkoren i returavtalet.

2. Kontrollera att inköpsordern finns.

3. Kontrollera identiteten på den person som returnerar varan.

4. Kontrollera varans inköpspris, särskilt eftersom varorna kan ha varit i rea när de köptes.

5. Har köparen fått några ytterligare rabatter på andra varor som en del av en kampanj?

6. Bör konsumenten få godkännandet av Return Merchandise Authorization (RMA) som en del av garantin för kundnöjdhet?

Nästan måste en RMA-policy ha en kedja av händelser för att granska följande:

• Garantipolicy.

• Köpare-säljare-avtal.

• Policy för kundservice.

• Specifikation av RMA-typ: Utbyte, återbetalning eller reparation.

• Användarens förväntningar på produkten.

• Reparation av produkten.

Det är dessutom nödvändigt att i policyn för godkännande av returer ta hänsyn till hur relationen mellan köpare och säljare kan förändras på grund av returen, hur returen kommer att påverka marknadsföringsstrategin, har artikeln ytterligare användningsområden i produktens livscykel och hur kan en sådan retur påverka den fortsatta affären med konsumenten. Efter att ha analyserat alla dessa faktorer och följt dessa processer kan handlaren bevilja eller neka tillstånd för returen.

Behövs hjälp med att reda ut allt detta? Ta kontakt med oss idag så kan vi hjälpa dig med eventuella RMA-strategier och utrusta dig med den teknik som behövs för att effektivt genomföra strategin.