Det har förekommit omfattande inställda konferenser på grund av COVID-19-pandemin, och det är mycket troligt att inställda konferenser kommer att fortsätta. Graduate School kommer därför inte att erbjuda konferensresebidrag för närvarande. När den normala konferensverksamheten återupptas kommer vi att återuppta erbjudandet av konferensresebidrag. När vi återigen tar emot ansökningar kommer vi att vara flexibla när det gäller tidsfrister och ange en tidsram för att behandla ansökningar om retroaktiva stipendier.
Definition och policy
- Resorbidrag för doktorander är tillgängliga för att hjälpa doktorander med resekostnader till större nationella eller internationella konferenser så att de kan presentera artiklar eller posters, eller fungera som inbjudna talare. Konststuderande kan få bidrag för att ge inbjudna föreställningar eller installationer.
- Varje student måste vara bekräftad som presentatör innan medel begärs, och varje student måste delta i ett examensprogram och vara inskriven i kurser vid tidpunkten för resan. (Om konferensen äger rum på sommaren och studenten inte är inskriven måste han/hon ha varit inskriven på våren och registrerad på höstkurser vid tidpunkten för ansökan för att vara berättigad.)
- Fonderna får endast användas för flygbiljetter eller biljettpriser som stöder alternativa transportsätt (t.ex. mil, taxi); de får inte användas för registrering, hotell, mat eller andra resekostnader.
- Individuella utmärkelser är begränsade till en vartannat år.1
- Prioritet kommer att ges till doktorander som inte har någon annan betydande finansiering tillgänglig för resan och/eller som inte tidigare har fått allmän finansiering av konferensresor för doktorander från Graduate School.
- Dessa utmärkelser är avsedda att stödja doktorander som presenterar forskning som utförts vid University of Washington, och inte vid tidigare institutioner.
Maximala tilldelningsbelopp
- 300$ för inrikes resor
- 500$ för internationella resor
En begränsad mängd medel finns tillgängliga varje period som anges nedan för att stödja forskarstuderandes resor inom den perioden. Finansieringen kommer att godkännas efter angivna tidsfrister med justeringar för att upprätthålla rättvisa i processen. Institutionerna bör utveckla sina egna processer och prioriteringar för att studenterna ska kunna ansöka om finansiering. Ansökningar måste lämnas in före resan och inom tidsfristerna för varje period. Finansiering kommer inte att beviljas retroaktivt. Avdelningarna kan lämna in sina ansökningar när som helst före tidsfristerna, men beslut för reseperioden kommer att fattas först efter det att den relevanta tidsfristen har löpt ut.
Om en tilldelning görs och studenten inte deltar i konferensen eller väljer att inte använda Graduate School-finansieringen, vänligen meddela Office of Fellowships and Awards så att tilldelningen kan avbrytas och studenten kan bibehålla sin rätt till finansiering.
Vi försöker att fördela finansieringen på ett rättvist sätt. Om en avdelning har använt medlen betydligt mer än andra enheter kan vi börja placera framtida ansökningar på en väntelista. Mot slutet av räkenskapsåret, i april eller maj, kommer vi att avgöra om någon på väntelistan kan flyttas till finansierad status. Om någon student på väntelistan får full ersättning under tiden kommer de inte att övervägas för finansiering.
Sändning av en begäran
Reseförfrågningar måste skickas in av behörig personal på avdelningen via Awards-portalen i MyGrad. Studenter som vill ansöka om resebidrag bör kontakta sina avdelningar för instruktioner och interna riktlinjer och förfaranden.
Förfrågningar kan lämnas in när som helst före den begärda resan, men inte senare än den tidsfrist som anges för varje tidsram för resan. Ansökningar kommer att behandlas under lämplig tidsram enligt listan nedan, och tilldelningar kommer att göras kort efter tidsfristen. Som du kan se nedan finns det för varje resemånad två olika tidsfrister för när en ansökan kan lämnas in.
Skicka in en ansökan om finansiering av allmänna konferensresor
Frist för ansökan
| Resmånad | Tidsfrist 1 | Tidsfrist 2 | |
| September | 1 juli | 1 augusti | |
| Oktober | augusti 1 | september 1 | |
| november | september 1 | oktober 1 | |
| December | Oktober 1 | November 1 | |
| Januari | November 1 | December 1 | |
| februari | den 1 december | den 1 januari | |
| mars | den 1 januari | den 1 januari | den 1 februari |
| april | februari 1 | mars 1 | |
| maj | mars 1 | april 1 | |
| juni | april 1 | maj 1 | |
| juli | maj 1 | juni 1 | |
| augusti | juni 1 | juli 1 |
Begräsning av begäran
Begreppsavsnittet om motivering av begäran måste innehålla:
- Titel på artikeln, affischen eller föredraget som studenten presenterar
- Om studenten har ansökt om eller får annan finansiering eller inte (detta inkluderar finansiering från konferensen, institutionen, fakulteten och GPSS). Om ja, källa och belopp som sökts eller erhållits.
- Om tillämpligt, en förklaring av förmildrande omständigheter som strider mot angivna policyer (Observera: sena ansökningar kommer endast att beaktas om godkännande av artikel/poster gjordes efter den sista tidsfristen för reseperioden. När du gör begäran i MyGrad Program, maila en kopia av godkännandet till Fellowships & Awards: [email protected].)
- Prioritet (valfritt; institutionerna kan välja att rangordna de begäranden de skickar in, och vi kommer att beakta dem i prioritetsordning)
Då institutionerna skickar in en begäran, verifierar de att konferensen är betydelsefull inom studieområdet och att upplevelsen är viktig för studentens akademiska framsteg (om inget annat anges i avsnittet om motivering). För att kunna lämna in en begäran måste institutionerna ladda upp en kopia av inbjudningsbrevet eller meddelandet om godkännande som skickats till studenten.
Accessing Awards
Accessing Awards approval process in MyGrad Program kommer att generera ett e-postmeddelande till studenten och den som har gjort begäran. Beloppen för utmärkelser får användas från institutionernas GSF-RSA-budgetar (75-XXXXXX). Ingen faktisk överföring av medel kommer att ske. Använd PCA-koden ”GRAD” vid återbetalning.
MyGrad Program tillhandahåller dokumentation av tilldelade belopp – studenterna måste först logga in på studentportalen i MyGrad Program och acceptera tilldelningen. Institutionens personal kommer att hantera alla reseersättningar och kan ersätta Graduate School-delen direkt på GSF-budgeten. Vi kräver att studenterna ersätts direkt och att inga budgetöverföringar görs. Studenterna bör kontakta institutionens ekonomiska administratörer för instruktioner om hur de får tillgång till utmärkelser.
Frågor bör ställas till Office of Fellowships and Awards.
1Ett år löper från den 1 juli till den 30 juni (räkenskapsår).