När vi i vår senaste artikel ägnade oss åt faktorer i företagsmiljön skulle det vara oförskämt av oss att inte säga något om organisatoriska processtillgångar. Dessa förekommer ännu oftare än Enterprise Environmental Factors i projektledningsprocesserna – 47 gånger som processinflöden och 10 gånger som utflöden. Enligt Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) är Organizational Process Assets ”de planer, processer, riktlinjer, förfaranden och kunskapsbaser som är specifika för och används av den utförande organisationen”.
Alla som har kommit till ett nytt företag som projektledare kommer att förstå att dessa Organizational Process Assets måste sökas upp så snart som möjligt. Trots ditt glänsande PMP®-certifikat i projektledning och dina år av tidigare erfarenhet är det starkt tillrådligt att du respekterar vad som har gjorts tidigare i ditt nya företag och antar de verktyg och tekniker som dina jämnåriga projektledare använder. Den kunskapsbas som företaget har byggt upp under årens lopp kommer att vara oändligt mycket mer användbar. De planerade och faktiska tidsplanerna från tidigare projekt, dokumentationen om lärdomar och olika loggar och register från tidigare projekt kommer att hjälpa dig att förstå den miljö som du måste behärska. De kommer att ge dig värdefulla insikter om vilka som är de goda människorna, vilka som är de svåra intressenterna och vilka risker som bör beaktas i denna nya miljö.
Existerande riktlinjer och förfaranden kommer att påverka hela projektets livscykel. Du kommer troligen att hitta mallar för de viktigaste dokumenten. Du kan också stöta på konstiga namn för välkända artefakter – till exempel kallas projektstadgan ibland för projektförslag. Så de organisatoriska processtillgångarna måste ofta filtreras genom din PMP®-kunskap för att ta reda på vad de egentligen är till för. Alla riktlinjer som du hittar är också välkomna, särskilt de som beskriver hur man skräddarsyr förfaranden för att passa olika projekt. Kom ihåg från din PMP®-utbildning att varje projekt har någon unik aspekt, så du kommer troligen att behöva anpassa saker och ting.
Vi nämnde reglering när vi diskuterade företagets miljöfaktorer, men de interna riktlinjerna och reglerna finns i de organisatoriska processtillgångarna. Förvänta dig att hitta policyer för mänskliga resurser, t.ex. hälsa och säkerhet, men håll också utkik efter policyer som rör andra aspekter av projektet – t.ex. upphandling, kvalitet och budgetering. Det är bra om det finns rutiner för förändringskontroll och en god riskhanteringskultur. Slutligen kommer naturligtvis en bra process för avslutande av projekt att ge den kunskapsbas som utgör den andra aspekten av Organizational Process Assets.
Historisk information från tidigare projekt är verkligen användbar. Utifrån detta kan vi fastställa arbetsfrekvenser, attityder till risk (vad hände när något gick fel?) och hur beslut tenderar att fattas. Minns du de fyra sätt på vilka ett gruppbeslut kan fattas från dina PMP®-dagar – enhällighet, majoritet, pluralitet eller autokratiskt? Alla mätningar som registreras är också mycket användbara – de hjälper projektledaren att förstå vad den högre ledningen oroar sig för. Diagram och statusrapporter ger en inblick i vilka kunskapsområden som är viktiga för dina nya chefer.
Organisationella processtillgångar är till nytta för den nya projektledaren, men hur är det med den stackars PMP®-studerande som måste veta att det finns sammanlagt 57 organisatoriska processtillgångar som används och används i projektledningsprocesserna? Tänk efter lite grann: När kommer du troligen att behöva dessa? Planering är en uppenbar punkt när du behöver mallar och förfaranden samt lite historisk insikt. Varje enskild planeringsprocess, inklusive ”Develop Project Management Plan”, har organisatoriska processtillgångar som input.
Märk också att de inte har uppdateringar av organisatoriska processtillgångar som output! På ytan verkar detta märkligt eftersom det ser ut som om våra planer inte bidrar till företagets kunskapsbas. Men titta på den avslutande processen – den har uppdateringar av organisatoriska processtillgångar som en utgång – det är där våra planer arkiveras. Endast två övervaknings- och kontrollprocesser (övervakning av risker och kontroll av upphandlingar) har uppdateringar av organisatoriska processtillgångar som ett resultat, vilket återspeglar förändringar i riskfördelningsstrukturen respektive upphandlingsdokumentationen. Dessa uppdateringar förekommer också ibland i processgruppen Executing, särskilt i processerna ”Manage”.
Som vi sa i föregående artikel är det vettigare för PMP®-studerande att förstå vad Organizational Process Assets är och vad de används till än att memorera listor från PMBOK®-guiden och lära sig ingångar och utgångar av bara farten. Fråga dig själv: Använder den här processen etablerade riktlinjer och förfaranden eller bygger den på historiska data? Om så är fallet bör organisatoriska processtillgångar finnas med på listan över input. På samma sätt, uppdaterar processen databaser eller riktlinjer? Om den gör det kan uppdateringar av organisatoriska processtillgångar förväntas som ett resultat.
Om du vill lära dig mer om organisatoriska processtillgångar och andra projektledningsbegrepp kan du besöka vår utbildningssida. Vi kör våra projektledningskurser online i vårt virtuella klassrum för att underlätta för dig. Om du vill ha mer information kan du kontakta oss direkt.