Se även FAQ och ”Noterbara observationer” längst ner på den här sidan för information om den grundläggande strukturen för den här kontoplanen.
Offentliga organisationer har ett annat sätt att se på saker och ting, även om det finns likheter mellan dem och deras kusiner med vinstsyfte.
FAQ:
F: Vad är en debitering?
A: Här är en snabb genomgång av helheten, när det gäller grundläggande redovisningsprinciper.
Q: Om kontanter är en debetbalans i min bokföring, varför kallar banken (ett positivt kassasaldo) för en kreditbalans?
A: Det är en enkel fråga om perspektiv. Ditt positiva kassasaldo är en skuld till banken – ett kreditsaldo.
Kontanter är en debetbalans i din bokföring (en tillgång), men ditt checkbokssaldo är en kredit i bankens bokföring (en skuld: ett lån som ska betalas).
Frågor: Hur många konton och underkonton bör jag ha?
A: Du bör ha minst tio konton färre än vad du kan hålla reda på!
Detta är viktigt att notera.
Kategorier och underkategorier kan ge användbar information om din organisation, men bara om de är korrekta. Om din personal inte kommer att vara konsekvent när det gäller hur saker och ting kodas kommer din sofistikerade kontoplan att styra bokföringen i mycket sämre skick än om du hade hållit det enkelt.
Utforma inte en struktur som ingen är villig att följa. För mycket detaljer är kontraproduktivt, missvisande, dyrt och svårt att lösa problem, och för lite detaljer innebär att du har förlorat en möjlighet att ge användbar analytisk information till användarna av dina finansiella rapporter.
Vår rekommendation: Vår rekommendation är att hålla det enkelt.
Observationer om kontoplanen för ideella organisationer:
Restricted Funds – Detta är medel som givaren har avsatt för specifika utgifter/initiativ.
Oförbrukade begränsade medel redovisas i balansräkningen tills de används på avsett sätt. Vi rekommenderar att begränsade medel placeras i avsnittet Nettotillgångar i balansräkningen, även om vissa gillar dem som Övriga skulder.
Nettotillgångar. Denna beteckning liknar ”Owners Equity” i en vinstdrivande kontoplan. Det är bokstavligen tillgångar minus skulder och, precis som i en vinstdrivande organisation, är det här som historiska vinster ackumuleras.
De två första siffrorna i resultaträkningskontona (XX – XXXX).
Om en ideell förening har mer än en tyngdpunkt bör den överväga att dela upp resultaträkningen i separata avdelningar (eller klasser), vilket kan göras med de två första siffrorna (beroende på vilket redovisningssystem du använder kan det också vara de två sista siffrorna, eller ett separat fält).
01 – Ministeriet
02 – Insamling (även kallad utveckling)
03 – Allmänna kostnader (förvaltning).
Kontonummer 4100 – Återbetalningsbara kostnader: Belopp som faktureras för att ersätta företaget för utgifter som uppstått för kunders räkning osv. Ett påslag kan inkluderas med detta. Ett påslag på 20 % är typiskt för de flesta branscher.
Kontonummer 4900 – Återbetalningsbara utgifter: Detta är utgifter som uppstått för kundens räkning: Utgifter som förväntas bli ersatta.
4901 – Återbetalningsbara utgifter – måltider och underhållning: Måltider och underhållning är åtskilda av skatteskäl. Detta underlättar arbetet i slutet av året! Lättare = billigare.
Driftskostnader: Allt i denna kategori är listat i alfabetisk ordning för snabb referens och för att hålla det enkelt.
6121 – Aktiverade inköp – Kontrakonto: Användning av detta motkonto är ett effektivt sätt att aktivera en tillgång utan att förlora överblicken över de totala utgifterna per kategori. Jag hoppas att det är begripligt!
6951 – Resor – måltider och representation: Måltider och underhållning separeras av skatteskäl. Din skatterevisor behöver denna information vid årets slut, så det sparar tid om du separerar den för henne/han.