En komplett guide till fastighetsunderhåll

Alla vill bo och arbeta i en säker och funktionell miljö, vilket är en av de viktigaste faktorerna som påverkar vår livskvalitet.
Som fastighetsägare kanske du undrar vilka åtgärder du måste vidta för att se till att din fastighet uppfyller dessa förväntningar. För att hitta svaret bör du först bekanta dig med insiderna och utvändiga aspekter av fastighetsunderhåll.
En bra början är att läsa resten av den här artikeln då vi:

• diskuterar vad fastighetsunderhåll täcker
• förklarar vad som är internationell kod för fastighetsunderhåll
• jämför kommersiellt fastighetsunderhåll vs. att bygga upp ett internt underhållsteam
• outline 4 viktiga tips för att hålla din fastighet i toppskick

Vad är fastighetsunderhåll?

Fastighetsunderhåll är processen att bevara en bostads- eller hotellbyggnad och dess omedelbara omgivning i ett optimalt skick genom en uppsättning specifika underhållsaktiviteter.
Det hänvisar till de olika aktiviteter som är viktiga för att hålla en byggnad funktionell och bekväm för dess innevånare (vilket är anledningen till att det ofta används omväxlande med termen byggnadsunderhåll).
Fastighetsunderhållsaktiviteter omfattar:

• Rengöring av byggnadens inre och yttre gemensamma utrymmen (inklusive avlopp, takrännor, korridorer osv.)
• Roddjursbekämpning och avlägsnande
• Trädgårds- och landskapsarkitektur
• Sopsortering och bortskaffande av sopor
• Service, reparationer och byte av alla mekaniska och elektriska system (belysning, VVS, vattenförsörjning, vattenuppvärmning osv.)
• säkerhetskontroller (proaktiva rutininspektioner av mekaniska och elektriska system, brandsläckningsinstallationer och säkerhetsinspektioner av hela lokalen).

Fastighetsunderhåll är fördelaktigt för både de boende och fastighetsägaren eftersom det bidrar till att hålla alla nöjda.
Som boende vill man komma hem efter en hektisk dag och veta att man kan slappna av utan att behöva oroa sig för problem som en igensatt diskbänk i köket, en smutsig, dåligt upplyst och fet trappa där barnen kan snubbla och skada sig, eller toaletter som inte går att spola. Med det sagt kan mindre uppgifter som byte av glödlampor vara hyresgästernas eget ansvar. Det är alltid en bra idé att tydligt beskriva hyresgästens respektive hyresvärdens ansvar, särskilt när det gäller hyresfastigheter.
För fastighetsägaren vill du se till att din hyresfastighet behåller sitt värde under årens lopp och att du inte tillbringar större delen av din dag med att ta hand om en eller annan missnöjd hyresgäst. Du vill också undvika ansvarsfrågor om någon skadar sig i lokalerna.

Följ den internationella koden för fastighetsunderhåll (IPMC)

Fastighetsunderhåll bör inte vara en slumpmässig process eftersom dåligt eller otillräckligt underhåll kan orsaka allvarliga problem för alla som använder den aktuella fastigheten. För att undvika sådana situationer finns det flera regler och koder som fastighetsägare och förvaltare kan följa.
En av dessa koder är International Property Maintenance Code (IPMC). Det är en uppsättning regler som anger minimikraven för underhåll av befintliga byggnader. Den internationella koden för fastighetsunderhåll är ett underhållsdokument som skapats för att fylla behovet av en modern och uppdaterad kod för fastighetsunderhåll. Den omfattar följande kapitel:

Syftet är att fastställa minimistandarder för underhåll av byggnadskomponenter som strukturens exteriör, VVS, mekaniska, elektriska installationer, sanitära installationer och brandbekämpningsutrustning. Det finns till exempel särskilda rekommendationer för utrustning för uppvärmning av vatten, den ideala temperaturen på uppvärmt vatten, hur vattnet ska cirkulera osv.
IpMC förnyas vart tredje år och är tillgänglig för antagande och användning av jurisdiktioner internationellt. Du kan kontrollera alla detaljer om vad IPMC täcker här.

Kommersiellt fastighetsunderhåll vs ett internt team

Ett viktigt val som du måste göra kommer att vara om du ska lägga ut den här uppgiften på entreprenad till ett kommersiellt fastighetsunderhållsteam eller bygga upp ett internt team. Vi diskuterar båda alternativen nedan.

Gå till professionella fastighetsunderhållstjänster

Om du väljer att anlita ett professionellt fastighetsunderhållsföretag kan du dra nytta av ett mer strukturerat tillvägagångssätt för underhåll som de har utvecklat under årens lopp. Några av de tjänster som de vanligtvis erbjuder är:
1) Planering och schemaläggning av förebyggande underhåll
Ett professionellt fastighetsunderhållsföretag har vanligtvis ett etablerat system för att planera och schemalägga varje underhållsåtgärd som din fastighet kräver. Ett sådant system bör åtminstone omfatta:

• Regelbundna underhållskontroller, inspektioner och besök.
• Dokumentation av allt utfört underhåll.
• Rekommendationer för uppgraderingar och förbättringar.
• Standardrutiner för att anställa och hantera leverantörer och entreprenörer.

En högkvalitativ underhållstjänst för kommersiella fastigheter kommer att hålla dina hyresgäster nöjda samtidigt som du bevarar och förbättrar dina tillgångars skick.

2) Ekonomisk rapportering
Det förväntas att en av deras första roller kommer att vara att skapa en underhållsbudget för din egendom. De kommer också att presentera dig med rapporter om underhållskostnader i lokalerna – åtminstone varje månad.
3) Hantera hyresgästernas kommunikation
Om varje mejl eller sms från hyresgästerna kommer direkt till dig, kommer du sannolikt inte att ha tid för mycket annat. En del av ett professionellt fastighetsunderhållsbolags uppgifter kommer att vara att kommunicera med dina hyresgäster och vidarebefordra till dig endast de problem som kräver din uppmärksamhet.
4) Säkerställa regelefterlevnad
Som liknar IPMC som vi nämnde tidigare, finns det flera andra krav som din lokala jurisdiktion kan kräva av fastighetsägare. Det kan vara svårt att hålla reda på allt. Ett underhållsföretag för kommersiella fastigheter förväntas övervaka befintliga och nya bestämmelser för din räkning och se till att de följs.
Det här låter bra, men du kanske undrar: Var kan jag hitta ett anständigt underhållsföretag för kommersiella fastigheter?
Det finns några olika tillvägagångssätt som du kan använda här. Om du har det bra med att vara hands-off, kan du leta efter kommersiella fastighetsförvaltningsföretag och låta ett av dem ta över (eftersom fastighetsförvaltning inkluderar underhållsförvaltning).
Om du bara behöver någon som tar hand om det nödvändiga underhållsarbetet, kan du göra några Google-sökningar efter fastighetsunderhållstjänster i ditt område och/eller ta kontakt med andra fastighetsägare som du känner och fråga om de har någon att rekommendera.
Slutligt, när du förhandlar med en entreprenör, skadar det inte att se saker och ting från deras perspektiv. Här är till exempel vad ett professionellt städföretag kan fokusera på när det försöker sälja sin tjänst till dig.

Gå med ett internt fastighetsunderhållsteam

Om du väljer att ha ett internt underhållsteam kommer du att ansvara för allt det vi beskrev i förra kapitlet, men skillnaden är att du kommer att ha direkt tillsyn över personalen och kvaliteten på det utförda arbetet, du kommer att ha en mer flexibel underhållsbudget som du själv har kontroll över och du kommer att ha en överlag bättre inblick i alla frågor och underhållsaktiviteter som sker i din fastighet.
Organisera en underhållsavdelning kräver dock en viss grad av planering. Här är de steg du kan följa för att bygga upp ditt interna underhållsteam för fastigheter:

1. Bestäm kompetensen och storleken på det team som du kommer att anställa. Börja med att lista varje underhållsaktivitet som din fastighet kräver (från städning till reparationer av utrustning). På så sätt kan du fastställa vilka personer du behöver, t.ex. städare, trädgårdsmästare, VVS- och eltekniker etc.
2. Och därefter kan du fundera på hur många timmar varje person i genomsnitt kan arbeta per skift och hur många skift du kommer att behöva per dag för att uppskatta hur många personer du kommer att anställa. Beroende på hur stor fastigheten är kan du behöva en fastighetsförvaltare eller åtminstone en arbetsledare som samordnar personalen.
3. Hoppa inte upp med att anställa. Gör grundliga intervjuer och kontrollera att dina potentiella hantverkare är kvalificerade för sina tänkta roller. Du kan också säkert påskynda denna process genom att lägga ut detta steg på ett välrenommerat rekryteringsföretag för underhållspersonal.
4. Det finns vissa roller som vanligtvis inte är ekonomiska att fylla internt, så uteslut inte helt outsourcing. Du kommer till exempel inte att anställa en hissmontör på heltid när hissar vanligtvis inte kräver service så ofta som andra system.

Fördelar och nackdelar med varje tillvägagångssätt

Vilket tillvägagångssätt du än väljer bör du definiera och spåra KPI:er för fastighetsunderhåll för att se till att alla dina underhållsaktiviteter arbetar för att uppnå samma mål.

4 tips för att hålla din fastighet i toppskick

Förutom det som vi har nämnt ovan kommer här några tips som hjälper dig att garantera att din fastighet ständigt är i bästa skick:

#1) Prioritera underhållsfinansiering

När så många andra problem i din fastighet kräver finansiering kan det vara frestande att skära ner på underhållsutgifterna. Men detta kan leda till snabb försämring av tillgångarna och en okontrollerbar lista över uppskjutet underhåll som skapar en idealisk miljö för säkerhetsrisker.
För att undvika dessa och ännu fler problem krävs att du proaktivt uppskattar och budgeterar för driftskostnader och kapitalkostnader för underhåll årligen. Vanligtvis är det tillrådligt att budgetera minst mellan 2 – 4 % av fastighetens nuvarande återanskaffningsvärde för din årliga underhållsbudget. Enligt vissa interna uppgifter sparar varje dollar som du spenderar på underhåll 5 dollar i det långa loppet.

#2) Skaffa och använd hållbara komponenter

För att hålla din fastighet i toppskick vill du använda reservdelar som fungerar säkert och håller så länge som möjligt. När du fyller ditt reservdelslager (med fläktremmar, HVAC-delar, glödlampor, motorer, pumpar etc.) som är av hög kvalitet investerar du i fastighetens livslängd.
Och även om mycket hållbara artiklar kan kosta lite mer i början, hjälper de dig att spara på framtida reparationer och minimera frekventa omarbetningsproblem.

#3) Automatisera underhållshanteringen

Oavsett ditt underhållsteam/din tjänsteleverantörens kompetens kan det snabbt bli en utmaning att hålla koll på varje enskild underhållsuppgift. Särskilt i stora fastigheter med flera enheter kan det att spåra allting manuellt snabbt föda ineffektivitet och ge utrymme för slöseri med tid och resurser.
Det är därför som allt fler fastighetsförvaltare är intresserade av att automatisera underhållshanteringen genom att använda ett datoriserat underhållshanteringssystem. Ett mobilt CMMS hjälper dig att effektivisera och optimera varje aspekt av underhållet, hantera repetitiva administrativa uppgifter, spåra säkerhet, mäta prestanda, minska underhållskostnaderna och mycket mer.
Om du inte vet vad ett CMMS är kolla in vår Vad är ett CMMS-system och hur fungerar det guide.
En extra fördel med att ha ett CMMS som Limble är tillsynen över outsourcade underhållstjänster. Du kan ge tekniker från underhållsföretaget för kommersiella fastigheter begränsad tillgång till ditt konto och tilldela dem arbetsorder via Limble. På så sätt kan du se till att arbetet faktiskt utförs och att det utförs snabbt.

#4) Gör regelbundna fastighetsrevisioner

En annan grundläggande metod för att hålla din fastighet i optimalt skick är att införa en sedvänja med regelbundna bedömningar av fastighetens skick (Facility Condition Assessments, FCA). En FCA ger dig omfattande grunddata om hur hela fastigheten och dess system fungerar. Den informationen hjälper till att lyfta fram områden som kan förbättras.
Under en FCA kommer inspektionsteamet att kontrollera saker som det aktuella tillståndet för alla tillgångar och identifiera eventuella säkerhetsrisker för snabba korrigerande åtgärder.

Nyckelåtgärder

Om du för närvarande äger eller förvaltar en bostadsfastighet är fastighetsunderhåll inte något som du har rätt att förbise. Det krävs och regleras av lagen i de flesta jurisdiktioner.
Det sagt, bortsett från att lyda lagen, är fördelarna med fastighetsunderhåll alltför många för att ignoreras.
Turligtvis behöver det inte ta alltför mycket av din tid. Oavsett om du väljer att anlita ett företag för underhåll av kommersiella fastigheter eller inrätta ett internt underhållsteam är det viktigaste att se till att underhållet sker löpande och att de som ansvarar för underhållet av din fastighet har den kompetens, de medel och de verktyg som de behöver för att utföra det på rätt sätt.
Om du funderar på att använda CMMS-programvara för att förbättra olika aspekter av ditt fastighetsunderhåll är vi alltid redo att prata.