Företagen behöver tvärfunktionellt teamsamarbete för att stödja innovativa idéer och dra nytta av de anställdas olika färdigheter. Men över 75 procent av tvärfunktionella team är dysfunktionella med ingen ansvarsskyldighet, oklar styrning och vaga projektmål.
Samtidigt som tvärfunktionella team kan misslyckas av många anledningar lyckas de av samma anledning – bra samarbete.
Fungerande tvärfunktionella team behöver effektiva samarbetsstrategier som överensstämmer med projektmålen så att de anställda lätt kan samarbeta med varandra, även om de tillhör olika avdelningar eller domäner.
Vad är samarbete mellan olika team?
Samarbete i tvärfunktionella team sker när anställda från olika funktioner eller team (t.ex. försäljning, utveckling, HR, marknadsföring och IT) i företaget samlas för att arbeta med ett gemensamt projekt, mål eller ansvar.
Målet med tvärfunktionellt samarbete kan vara allt från dagliga ansvarsområden som att marknadsförings- och kundtjänstavdelningar samlas för att hantera företagets sidor i sociala medier eller att produkt- och säljteamet samarbetar för att lansera en ny funktion för kunderna.
Hur som helst är det inte alltid så lätt eller roligt att hantera tvärfunktionellt teamsamarbete på ett effektivt sätt som det låter.
Den mångfald som införs med tvärfunktionella team gör det möjligt för organisationer att:
- Skapa en samarbetskultur där anställda arbetar tillsammans för att uppnå ett gemensamt mål eller en gemensam lösning samtidigt som de tar ansvar för sina handlingar
- Öka effektiviteten eftersom det tar mindre tid att lösa samma problem när alla relevanta avdelningar arbetar tillsammans
- Förbättra kommunikationen mellan olika avdelningar
Skritiska strategier för att öka tvärgående team.team-samarbete
Välj rätt team
Ett framgångsrikt teamöverskridande samarbete börjar med att man samlar rätt teammedlemmar som vet hur man arbetar tillsammans och samarbetar med andra. Teammedlemmarna bör enkelt kunna kommunicera med andra avdelningsmedlemmar på deras egen jargong.
Fokus bör också ligga på gemensamma färdigheter som varje teammedlem bör besitta för att skapa en väloljad maskin som kan arbeta med minimala störningar. När du väljer lagmedlemmar till ett tvärfunktionellt team bör du börja med att välja oberoende självgående personer som kan fatta beslut självständigt med lite eller ingen hjälp. Du bör också välja medarbetare som vet hur man lyssnar och förstår den andra personens perspektiv.
Har en ledare
När två eller flera team från olika avdelningar samlas för att samarbeta kan det till en början uppstå viss friktion. Om det inte finns någon ledare som tar det sista samtalet kan det leda till större problem i framtiden. Lagmedlemmarna i tvärfunktionella team måste vara mer ansvarsfulla och ansvariga, men utan en ledare som vägleder alla finns det en större risk för ett kaptenslöst skepp som aldrig når land.
Tvärfunktionella team behöver en ledare som kan delegera, utbilda och ge självständighet till varje lagmedlem, samtidigt som han eller hon alltid följer upp projektets utveckling.
Avstäm projektmålen och dela dem med alla
När det råder brist på klarhet och anpassning i teamet kommer du att börja se ännu fler problem när du försöker dela upp arbetet i olika uppgifter och tilldela dem till medlemmarna.
Varje lagmedlem skulle hantera uppgiften med ett annat mål i åtanke, vilket i slutändan kommer att leda laget ingenstans. Ni kommer att köra in i en vägg utan några resultat att visa upp överhuvudtaget.
För att undvika situationer som dessa är det viktigt att tvärfunktionella team diskuterar de viktiga målen innan arbetet påbörjas och ser till att de stämmer överens med företagets övergripande mål samt med de mål som satts upp av de olika avdelningarna.
Medarbetarna bör känna till andra teams projekt och initiativ
Organiska samarbeten är alltid bättre än att tvinga team att samlas. När anställda är aktivt intresserade av att arbeta med ett projekt leder det trots allt direkt till bättre effektivitet, produktivitet och samarbete i teamet.
Men organiska samarbeten är inte lätta att få till. För varje gång du snubblar över en möjlighet till samarbete över teamgränserna finns det många som går mellan stolarna eftersom de anställda helt enkelt inte visste vad de andra avdelningarna arbetade med.
Det bästa sättet att lösa detta är att regelbundet dela med sig av teamets projekt och kommande arbete till hela företaget. Du kan till och med skapa en särskild kommunikationskanal där de anställda delar sitt arbete med alla andra.
Sätt upp en tydlig tidslinje för projektet
När medarbetarna har sina egna centrala arbetsuppgifter kan det vara otroligt skrämmande och överväldigande att ta sig an ett nytt projekt. Du kanske till och med har anställda som är intresserade av ett tvärfunktionellt projekt, men de kanske inte har tid eller utrymme i sitt schema för att påbörja arbetet inom en snar framtid. Om du beslutar om teammedlemmarna innan du ens tar hänsyn till den totala tidslinjen för projektet kan det leda till orimliga förseningar och projektet kan till och med skjutas upp på obestämd tid.
Det är därför det är viktigt att uppskatta projektets tidslinje innan du ens börjar fråga andra anställda om de är intresserade av att vara en del av projektet. Gör en noggrann uppskattning av den totala tid det kommer att ta att slutföra projektets olika faser.
Du bör också beskriva den genomsnittliga tidsåtgången som kommer att krävas av de andra teammedlemmarna. När de anställda har en tydlig förståelse för vad som behöver göras och hur lång tid det kommer att ta för dem att slutföra projektet, blir det lättare att få lagmedlemmarna med på tåget och se till att projektet avslutas inom den stipulerade tiden.
Bygg upp större kommunikations- och ledarskapsförmåga i hela organisationen
Tvärfunktionella team kräver en helt annan grad av kommunikations-, förvaltnings- och ledarskapsförmåga. De behöver medarbetare som kan ta sig fram i svåra situationer, hantera olika projektbehov och kommunicera effektivt för att få fram sina synpunkter. För att skapa ett framgångsrikt samarbete i tvärfunktionella team måste organisationer därför höja kompetensen hos medarbetarna för att se till att de kan samarbeta sömlöst med andra medarbetare som kanske inte tillhör samma domän som dem eller förstår deras jargong.
Giv medarbetarna de rätta verktygen för att samarbeta
För att underlätta för medarbetarna bör du ge dem tillgång till de rätta samarbetsverktygen som kan hjälpa dem att kommunicera och arbeta tätt tillsammans, även när de inte sitter i samma fysiska kontorsutrymme.
När anställda från olika avdelningar använder olika program för att hantera sitt arbete och samarbeta kan det bli ett stort problem när man skapar tvärfunktionella team. Du skulle inte bara behöva göra en urvalslista över nya applikationer för det nyskapade teamet, utan du skulle också behöva utbilda de anställda i hur de ska använda dessa applikationer.
Om du inför en enhetlig plattform för digitala arbetsplatser i din organisation kan du se till att alla anställda kan arbeta via samma plattform, oavsett vilken avdelning de tillhör.
Alla avdelningar kan samarbeta och kommunicera via samma plattform. Du kan till och med skapa dedikerade anslagstavlor eller kommunikationskanaler för att teamen ska kunna diskutera nya projekt som de är på väg att starta, vilket i sin tur kan öka det organiska samarbetet.
Samarbete mellan olika team är en disciplin
Den disciplin som gäller för samarbete mellan olika team är inte en engångsföreteelse. Det är en pågående process som måste vara en del av företagets arbetskultur. Samarbeten mellan olika team sker i företagen nästan varje dag, men det är sättet som de genomförs på som kan göra hela skillnaden. Framgångsrika tvärfunktionella team bidrar till att uppfylla organisatoriska mål och i slutändan till mer framgång.