Förflyttning till ett nytt kontor är ett spännande steg för alla företag, och det behöver inte vara en stressig process för dem som koordinerar den.
En undersökning utförd av E.ON avslöjar att flyttning är den näst mest stressiga uppgiften för småföretagare efter att ha anställt ny personal. Följaktligen skjuter de flesta företag upp flytten och väljer att stanna kvar i trånga och dyra lokaler.
Här är sju viktiga tips om kontorsflytt för att öka chanserna för en snabb och effektiv flytt.
Planera din kontorsflytt i god tid
Kommersiella flyttningar kräver detaljerad planering och förberedelser. När du planerar flytten ska du bestämma flyttdatumet, tidsramen för flyttprocessen varefter du kan ta fram ett schema. Ha dessutom en specifik budget som tilldelas flyttprocessen. Det kommer att vara praktiskt när du identifierar kostnader för att anlita flyttfirmor och hjälper dig att undvika att fatta oinformerade beslut.
Kommunicera med dina anställda
Kommunicera med dina anställda är ett av de viktiga tips för kontorsflyttning som du måste tänka på. Se till att hålla din personal uppdaterad om flyttplaner och tidsscheman. Meddela dem om viktiga förändringar och förfaranden på den nya affärslokalen, bland annat:
– Den nya adressen eller eventuella reviderade telefon- och faxnummer
– Nya byggregler
– Packningsarrangemang på den nya platsen bland annat
Du kan uppmuntra dem att skapa en checklista för flyttning för att se till att alla viktiga områden täcks in, och att inget missas. Även om förändringar kan vara oroliga för de anställda kan kommunikation med dem öka deras moral.
Ansätt en projektledare
Alla kontorsflyttar kräver en laginsats för att öka chanserna till framgång. Det är också viktigt att utse en projektledare som underlättar alla aspekter av flyttprocessen.
Teamledaren bör ha förmåga att utföra flera arbetsuppgifter, exceptionell organisationsförmåga, effektiv kommunikationsförmåga och erfarenhet av att arbeta med budgetar. En bra uppsättning verktyg för kontorshantering kan också bidra till att göra flytten mer smidig.
Skydda dina data
Du vet aldrig vad som kan hända med dina filer och din hårdvara under flyttprocessen. Det kan sluta med att du förlorar viktiga dokument på grund av skadade servrar eller hårddiskar. Därför är det viktigt att säkerhetskopiera dina data och skydda dem från förlust och intrång när du flyttar.
Du kan till exempel använda ett digitalt besökshanteringssystem för att skydda dina uppgifter om besökare och personal. Det bästa är att du kan flytta med det utan problem eftersom det är molnbaserat. På så sätt visar du att du följer den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) eftersom du inte förlorar uppgifter om vilka som besökt ditt företag tidigare.
Djuprengör ditt kontor
Förflytta inte med saker som du inte behöver. Ta bort gamla filer, strimla onödiga papper, gör dig av med gamla möbler och sälj eller donera utrustning som inte längre behövs. Se dock till att rådgöra med dina revisorer eftersom donerade föremål kan användas som avskrivning.
Hyr en professionell flyttfirma
Hyra en flyttfirma är viktigt för att underlätta en smidig kontorsflytt. Flyttföretag har den kunskap, expertis och de resurser som behövs för att göra flyttprocessen smidig. De tillhandahåller tjänster för packning och uppackning för att se till att dina företagsartiklar flyttas på ett säkert sätt. Ett flyttföretag kan också identifiera dina verksamhetskrav och hjälpa till att utarbeta en lämplig flyttplan.
Se till att välja ett företag som är väletablerat, certifierat och försäkrat.
Uppdatera din adress överallt
Låt dina leverantörer och kunder få veta när du flyttar, din nya företagsadress och när den normala verksamheten kommer att återupptas. Se till att uppdatera dina visitkort, din webbplats, ditt brevpapper och dina sociala medier. Kontakta dessutom Google för att få din adress och din online-lista ändrad en månad före flytten.
Flyttning är inte riktigt så hektiskt som det låter. Om du följer dessa tips för kontorsflytt – från planering av processen, kommunikation med kunder, leverantörer och anställda till säkerhetskopiering av data – kommer du att kunna övergå smidigt till din nya arbetsplats.
Kontakta VisiPoint för att lära dig mer om säkerhetskopiering av data med hjälp av ett digitalt besökshanteringssystem.
Ladda ner informationspaket
Fyller du formuläret nedan får du informationspaketet levererat direkt till din inkorg! Den hjälper dig att utvärdera vårt besökshanteringssystem – och den är utmärkt att dela med andra medlemmar i ditt team.