Vad är en arbetsanalys?
En arbetsanalys är en organiserad eller systematisk process för att samla in viktiga data som kan studeras och användas av en organisation när det finns ett behov av att sammanställa, utvärdera och identifiera de lämpliga ansvarsområden som kommer att vara förknippade med en specifik arbetsposition. Vid sidan av detta undersöker förfarandena inom ramen för en arbetsuppgiftsanalys också hur en arbetsbeteckning förhåller sig till specifika ansvarsområden och till den arbetsmiljö där arbetsprocesserna kommer att utföras. Genom att utföra en arbetsanalys kan ett företag se till att arten av arbetsposten och dess krav är i linje med kvaliteterna och egenskaperna hos den anställde som kommer att få arbetsbeteckningen.
Användning av arbetsanalys på affärsverksamheter
När du redan har arbetsanalysrapporten i din hand, vet du då hur du kan använda de data som du har till hands? Du måste vara strategisk när du tillämpar arbetsanalysen och dess resultat på olika områden av din verksamhet och dina rutiner. Här är några av de aktiviteter eller program där du kan optimera de resultat som du får från en arbetsanalys:
1. Korrekt urval av anställda
Att välja ut en kvalificerad anställd för en viss arbetsposition kan vara ett tråkigt arbete, särskilt om du får ett hundratal ansökningsformulär och andra ansökningshandlingar. Om du vill att ditt rekryteringsurval ska vara snabbt och effektivt kan resultaten av din arbetsanalys hjälpa dig att identifiera den enhet som är mest lämpad för den öppna arbetsplatsen.
Då du redan är medveten om de anställdas egenskaper och kännetecken som är i linje med arbetets krav och krav, kan du enkelt välja ut din potentiella arbetskraftsmedlem från ett antal sökande med lätthet. Med allt detta, se till att utföra en arbetsanalys först innan du utformar ett anställningserbjudande och/eller ett anställningsavtal för att se till att alla punkter som du kommer att sätta i de angivna dokumenten är i linje med vad du förväntar dig och letar efter.
Strategisk organisationsplanering
Din organisationsplanering kan bli effektivare om du redan har en specifik beskrivning av hur olika arbetsplatser kan bidra till att uppnå de önskade framgångarna för ditt företag. Din arbetsanalys kan hjälpa personalavdelningen att definiera ditt företags särskilda behov i förhållande till den arbetskraft och de arbetskraftstjänster som krävs.
Samordningen av alla leveranser som du vill få från dina anställda kan göra det möjligt för dig att koppla samman alla aktiviteter i organisationen som kan leda till att förverkliga ett gemensamt mål. Mer så, tillgängligheten av en transparent och objektiv arbetsanalys kan ge dig chansen att underlätta och titta på de bästa sätten på hur arbetsansvar och skyldigheter kan utses inom medlemmarna i organisationen. Genom detta kan uppgifter som är baserade på företagets utformning och struktur ges till personer som kan leverera vad som krävs av dem i tid.
3. Effektiv arbetskraftsutbildning
Med tanke på tillväxten och förbättringen av dina anställda, finns det vissa personalplaneringsaktiviteter som måste prioriteras. Med en arbetsanalys till hands kan ledningen stödja hr-personalens insatser för att hantera och utveckla medarbetarna. Det specifika dokumentet kan visa hur uppenbart det är för de anställda att lära sig och fördjupas i nya saker baserat på bedömningen av deras prestationer i linje med kraven i deras arbetsplats.
Inom det som redan har nämnts ovan kan en arbetsanalys presentera de kvalitetsnormer som de anställda bör uppfylla så att deras produktivitetsnivå och övergripande prestationer kan matcha behoven i verksamheten och företaget. Med detta är resultatet av arbetsanalysen mycket viktigt för personalavdelningen eftersom det hjälper dem att identifiera de rätta utbildningsprogrammen och kurserna som bör genomföras för att säkerställa kvaliteten på arbetskraftens faktiska prestationer.
En korrekt arbetsbeskrivning, specifikation, utvärdering och kompensation
Vad du får från en arbetsanalys kan hjälpa din organisation att uppnå arbetsförenkling. Det innebär att du kan studera varje arbetsuppgift i minsta detalj, vilket kan göra det möjligt för dig att beskriva vad arbetet innebär. En korrekt arbetsbeskrivning och specifikation kan ge dig möjlighet att peka ut alla nyckelfaktorer som kan låta dig välja anställda som kan göra sin del när det gäller att materialisera arbetskraven. Dessutom kan resultaten av din arbetsanalys låta dig utvärdera jobbet ytterligare vilket resulterar i utvecklingen av rätt kompensationsprogram som en kvalificerad kandidat kommer att ha rätt till om han eller hon väljs ut för jobbet.
8 steg för att ha en imponerande arbetsanalys
Är du nu intresserad av att genomföra en arbetsanalys men är omedveten om hur du kan komma fram till dokumentet som du behöver för aktiviteten? Vi har täckt dig med denna fråga så du ska inte oroa dig längre. Nedan följer de steg som du kan använda och följa om du vill skapa en imponerande arbetsanalys på egen hand.
Steg 1: Hitta en utmärkt mall för arbetsanalys som kan fungera som din guide för innehåll och layoutformatering
Oavsett om det är första gången som du har fördjupat dig i utvecklingen av en arbetsanalys eller om du redan är van vid att göra det specifika dokumentet, kommer det alltid att fortsätta att vara en fördel att använda en effektiv mall. Leta efter en mall för arbetsanalys som kan hjälpa dig att strukturera formatet och innehållsdiskussionen för ditt arbetsanalysdokument på bästa möjliga sätt.
Steg 2: Känn till huvudsyftet med att göra arbetsanalysen
För att gå vidare med skapandet av arbetsanalysen måste du först lista syftet med dokumentet. Vad är dokumentet till för? Vilka är de områden i din verksamhet som kan påverkas av resultaten av arbetsanalysen? Du måste veta hur du ska använda arbetsanalysen och dess resultat i enlighet med detta så att du verkligen kan känna de positiva förändringar som den kan medföra för din verksamhet och dess intressenter.
Steg 3: Lista upp det/de jobb som ska analyseras
Du måste vara specifik när det gäller de jobbpositioner eller benämningar som du vill analysera. Det är viktigt att din arbetsanalys presenterar alla de yrkesbeteckningar som kommer att ingå i analys- och/eller utvärderingsprocesserna. Fokusera på en befattning i taget så att du kan ge din odelade uppmärksamhet när du tittar på alla detaljer i en befattnings krav, specifikationer, karaktär och kärna.
Steg 4: Var noggrann med din datainsamlingsmetod, handlingsplaner och strategier
Som vi har specificerat ovan måste du alltid vara organiserad när du gör en befattningsanalys. Känn till den metod och de verktyg som du kommer att använda för datainsamling. Detta kan hjälpa dig att utföra dina intervjuer, undersökningsaktiviteter och andra program på ett effektivt och fullständigt sätt. Lista alla dina uppmaningar och strategier så att du kan se till att du kan införliva dem i de specifika områdena i arbetsanalysprocesserna.
Steg 5: Identifiera graden av delaktighet hos din personal
Förklara processen och syftet med arbetsanalysen för dina anställda. Du måste se till att du involverar dem eftersom de spelar en viktig roll när det gäller att ge detaljerna om arbetsplatsen och dess krav. De kan också dela med sig av sina erfarenheter och de saker som de har observerat när de försöker utföra sina arbetsuppgifter under organisationens drifttid. Kom fram till en tydlig omfattning och begränsningar av deras medverkan så att du kan ställa upp deras förväntningar på hur de kan hjälpa dig med analysen.
Steg 6: Känn till anledningen till varför jobbet är viktigt i företagets verksamhet
För en inledande diskussion om den påverkan som jobbet, när det är rätt utfört, kan ge till företaget. Se till att du tittar på din organisationsstruktur så att du också kan överväga hur arbetspositionen kan anpassas till alla andra medlemmar i företaget. Detta är mycket viktigt när du planerar flödet av dina anställdas arbetsprocesser med hänsyn till organisationens arbetskrafts- och verksamhetskrav.
Steg 7: Bearbeta all information från utförandet av arbetsanalysen
Du måste samla in all information om arbetsanalysen som du behöver för att slutföra den process som du och involverade intressenter kommer att bli involverade i. Det är viktigt för dig att spåra de datum då du har observerat dina anställdas faktiska prestationer. Du måste också känna till kraven för alla datainsamlingsförfaranden som du kommer att genomföra. Undersök kvalitetsstandarder och kvalitetsmått eftersom detta kan hjälpa dig att få en mer rak analys av vissa arbetspositioner. Egentligen är den här delen av aktiviteten främst inriktad på att analysera arbetet på ett mycket specifikt sätt. Se till att verifiera all information från arbetsanalysen som du kommer att använda.
Steg 8: Undersök resultaten av arbetsanalysen
Har en öppen presentation av resultaten av arbetsanalysen. Granska dokumentet ordentligt så att du kan använda det när du utarbetar operativa uppmaningar till åtgärder, särskilt de som rör personalresurser. Slutför dokumentet och uppdatera arbetsanalysen ofta så att du kan vägledas i enlighet med detta när du planerar att använda materialet i referenssyfte.
Fördelar med att utarbeta en omfattande arbetsanalys
Vad tror du är betydelsen av en arbetsanalys? I verkligheten är 39 % av arbetstagarna villiga att prestera bättre och bli mer produktiva på jobbet om de faktiskt är nöjda (källa: one4allrewards). Att se till att dina anställda passar sitt jobb är en av de saker du kan göra så att du kan främja arbetstillfredsställelse och lycka på arbetsplatsen. Det är här fördelarna med att ha en arbetsanalys kommer in. Några av de många identifierade fördelarna med att göra en omfattande arbetsanalys är följande:
Dos and Don’ts for Developing an Effective Job Analysis
Arbetsanalysen för ditt företag måste vara utmärkt så att du kan använda den för många ändamål. Offra aldrig kvaliteten på din arbetsanalys bara för att du är pressad att ge resultat. Det finns vissa riktlinjer som du kan införliva i processerna för utveckling av arbetsanalysen så att du kan få ett enastående resultat av arbetsanalysen. Här är några av de saker som du bör och inte bör göra när du gör en effektiv arbetsanalys:
Do’s
1. Gör din arbetsanalys presentabel och begriplig
Säkerställ att ditt formulär för arbetsanalys och alla andra dokument som du kommer att använda i processerna för arbetsanalys är lämpliga för att användas i affärsprocesser och diskussioner. Använd ett språk som dina anställda och andra målgrupper kan förstå. Det är viktigt att din arbetsanalys är så tydlig som möjligt så att ingen av dina intressenter blir förvirrad eller vilseledd av din presentation.
2. Basera din arbetsanalys på fakta
Använd frågeformulär, enkäter och intervjuformulär för de anställda för att se till att dina datainsamlingsprocesser är välregistrerade. Dessa verktyg kan också hjälpa dig att bevisa att resultatet av din arbetsanalys verkligen är ett resultat av flera datainsamlingsaktiviteter. Vi rekommenderar starkt att du använder ett antal verktyg för arbetsanalys i stället för att förlita dig på ett enda så att du kan stärka din presentation och validering av data. Det är bäst om du kan komplettera de resultat som du har samlat in med hjälp av ett verktyg med de resultat som kommer från ett annat.
3. Se till att de data som du kommer att samla in och studera tydligt kan definiera prestandakraven för ett specifikt jobb
Det är av yttersta vikt att du ser till att jobbanalysen är ett samarbete mellan personalavdelningen, de tredjepartsspecialister och experter som du anlitat, och de anställda i organisationen. Detta för att se till att de resultat som du kommer att få inte är endimensionella. Med hjälp av alla inblandade intressenter; du kan se till att arbetsbeskrivningen och specifikationen för en viss arbetsposition klargörs utifrån de uppgifter som tillhandahålls ett antal trovärdiga informationskällor.
Don’ts
1. Genomför inte arbetsanalyser utan syfte
Rörelsen till varför du behöver skapa en arbetsanalys kan hjälpa dig att se till att all relevant information granskas objektivt. Känn till syftet med arbetsanalysen så att du kan få en god vägledning när du försöker utveckla det specifika dokumentet.
2. Tappa inte fokus när du förbereder, genomför och utvärderar dina arbetsanalysstrategier
Har ett positivt tankesätt och en organiserad tankeprocess närhelst du planerar att fördjupa dig i de olika stegen i arbetsanalysen. Du måste prioritera de saker som du behöver undersöka så att dina jobbanalysstrategier kan genomföras i enlighet med detta. Tänk på att dina arbetsanalysstrategier måste placeras inom vissa tidsramar så att du kan anpassa dem till organisationens mål.
3. Använd inte det faktiska innehållet som finns i förformaterade mallar för arbetsanalys
Mallar används främst för att formatera. Om du tror att det faktiska innehållet i din valda förformaterade mall är tillräckligt bra, bör du tänka om. Olika företag har olika arbetsspecifikationer och beskrivningar för vissa arbetsuppgifter även om titeln för en viss arbetsbeteckning är densamma. Med detta, se till att du endast kommer att använda en mall för arbetsanalys som en layoutguide och att du fortfarande kommer att utföra din egen arbetsanalys så att du kan lägga in relevant, informativt och originellt innehåll i dokumentets layout.