Det er ingen hemmelighed, at kontorchefer er rygraden i ethvert velfungerende kontor. Mange virksomheder er afhængige af deres kontorchefer for at bevare en god livskvalitet og produktivitet. Fordi jobbet kræver tålmodighed, kontorfærdigheder, lederevner og et talent for at arbejde under pres, kan det nogle gange være svært at finde en god kontorchef.
Tag Debra Leonard-Porch som eksempel. Debra har været administrativt ansat i næsten 40 år og er i øjeblikket kontorchef for Incapital Holdings i Chicago. Debra ved, at det første skridt til at blive en god kontorchef er at tage sig selv og sin stilling alvorligt:
“Min filosofi har altid været: “Jeg søger mit job hver dag”. Jeg kommer ind for at søge mit job, fordi det nemt kunne gå til en anden. De kan få en yngre person. De kan få en, der er billigere. De kan få en med en bedre uddannelse, men de vil aldrig finde nogen, der arbejder lige så hårdt, som jeg gør.”
Læs videre i vores guide til færdigheder, uddannelse og tips for kontorchefer, og du vil hurtigt blive en af de store kontorchefer som Debra.
Hvad er en kontorchef?
Når vi taler om kontorchefer, taler vi i virkeligheden om, hvad der gør et kontor effektivt. Kontorchefer har en række forskellige ansvarsområder afhængigt af deres virksomheds behov, men alle kontorchefer er ansvarlige for planlægning, koordinering og kontrol af kontoraktiviteter, samt at være opmærksomme på regeringskontrol, arbejdslove og medarbejdertilfredshed.
Afhængigt af området kan der være en række forskellige kontorchefjobs, men de grundlæggende opgaver for disse chefer er dog ret ens. Udover at føre tilsyn med, at en virksomheds administration fungerer gnidningsløst, sørge for, at de nødvendige forsyninger leveres, og at kontorudstyret er i orden, kan kontorchefer nogle gange også ansætte, fyre, uddanne og forfremme medarbejdere.
Kontorchef-færdigheder
Som kontorchef er du ansvarlig for processer, procedurer, dokumentation, kommunikation, tilsyn, uddannelse og administration. Hvis det lyder som et stort ansvar, er det fordi det er det også. For at sikre, at kontoret fungerer bedst muligt, skal du være velbevandret i disse kontorledelsesfærdigheder.
Planlægningsfærdigheder
Planlægning bør være en naturlig ting for kontorchefer. Dit planlægningsansvar vil spænde fra planlægning af kontormøder til uddelegering af ansvarsområder. Fra planlægning af langsigtede forretningsaktiviteter til effektiv udførelse af daglige opgaver er organiseret planlægning en nøglekompetence, som enhver god kontorchef bør have.
Administrative færdigheder
For en kontorchef bør administrative færdigheder komme som en anden natur. Før du steg til din stilling som kontorchef, er der en god chance for, at du har haft andre administrative stillinger. I disse stillinger vil du have oparbejdet en basislinje af administrative færdigheder, som kun vil blive udviklet, efterhånden som du tilpasser dig din nye rolle som kontorchef. Du vil være ansvarlig for forskellige administrative opgaver i organisationen, støtte og dyrke virksomhedskulturen og andre personaleansvarsområder som f.eks. evaluering af medarbejdernes præstationer.
Analytiske færdigheder
Det er en god idé at udvikle dine analytiske færdigheder på alle niveauer af ansættelsen. Som kontorchef har du brug for disse færdigheder for at kunne identificere ineffektivitet og foreslå løsninger for at bidrage til virksomhedens succes.
Computerfærdigheder
Et stærkt sæt praktiske computerfærdigheder er ikke bare ideelt, men nødvendigt for en kontorchef. Du bør have et tilstrækkeligt højt færdighedsniveau til at være komfortabel, præcis og effektiv med de nødvendige daglige computeroperationer – f.eks. dataindtastning, oprettelse af ark og formatering af præsentationer. Du vil sandsynligvis bruge software til udgiftsrapporter, facility management og videokonferencer og daglig kommunikation.
Kurser i kontorchefuddannelse
Når du klatrer på virksomhedens stige, vil der altid være nye færdigheder at lære, især når det kommer til kontorledelse. Heldigvis behøver du ikke at være indskrevet på et fuldtidsuddannelsesprogram for at få en uddannelse i kontorledelse. Der er en række online og personlige kurser til rådighed for alle, der er interesseret i at stimulere deres kontorledelseskarriere. Uanset om du ønsker at finpudse en specifik færdighed eller videreudvikle dine samlede kontorfærdigheder, er der et kursus, der passer til dig. Læs videre fra vores håndplukkede udvalg for at finde det perfekte kursus til dine kontorledelsesbehov.
Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™
Bedst for kontorledelsesbegyndere, der ønsker at lære de grundlæggende ins og outs af området, før de ansøger om deres første lederstilling, vil du gennem afslutningen af dette helt online kursus lære de rammefærdigheder og processer, der er nødvendige for effektivt at drive ethvert moderne kontor.
SkillPath On-Demand Training – Emotionel intelligens
SkillPaths onlinekurser, der er ideelle for kontorchefer, der arbejder på områder med høj stress, fokuserer på undervisning i følelsesmæssig intelligens. Gennem deres brugervenlige og letlærte format lærer du at forstå, regulere og udnytte følelser i enhver kontorsituation.
Dale Carnegie Training – Getting Results Without Authority
Nyttigt for kontorchefer, der ønsker at indføre store virksomhedsændringer og strategier i deres virksomhed, vil du gennem ugentlige webinarer lære, hvordan du kan overvinde potentielt kvælende kontorpolitik for at opnå respekt og opbygge tillid på tværs af positioner i din organisation.
5 Office Management Tips
Som kontorchef skal du være flittig i dit eget arbejde og ansvarlig for resten af kontorets output. Selv erfarne kontorchefer kan blive stressede på dage, hvor det ser ud til, at der er nonstop er medarbejderkvaler og ledelsesmæssige bekymringer.
Gennem at indføre et par nye teknikker vil du opdage, at disse overvældende dage vil blive mindre hyppige og mere overskuelige. Når du bruger vores fem bedste tips til kontorledelse, vil du holde styr på dit arbejde og være på forkant.
Etabler mål for dit team
Når du opstiller klare mål for kontoret, skaber du virkelig en følelse af formål for medarbejderne. Ved at skabe mål for teamet eller endda mål for hele filialen forynger du formålet med din virksomhed for at holde medarbejderne motiverede.
Skab opnåelige mål, der inspirerer teammedlemmerne til at være ambitiøse med deres arbejde. Når et team er personligt tilfreds ved at nå deres mål, vil hele arbejdsstyrken til gengæld være mere produktiv og motiveret. Det skader heller ikke, at du vil være i stand til at overvåge hvert enkelt teams fremskridt mere effektivt, når der er et klart mål, der arbejdes hen imod.
Kommunikation er nøglen
Som kontorchef er dine kommunikationsevner alfa og omega for din succes, da du typisk er det første kontaktpunkt for de kunder, der kommer ind på kontoret. Du vil ikke kun regelmæssigt kommunikere med kunderne, men også med dine medarbejdere, når du uddelegerer deres arbejde i organisationen, både mundtligt og skriftligt.
Denne kommunikation skal være effektiv og professionel for at sikre, at beskederne leveres og modtages efter hensigten, men også venlig for at opretholde relationerne med dine kunder og medarbejdere.
Færdigheder i tidsstyring
Færdigheder i tidsstyring er en vigtig del af ethvert job som kontorchef, da det er din pligt at udnytte hvert eneste minut af din rolle til det fulde potentiale. Tidsstyring og organisatoriske færdigheder er nødvendige for at være sikker på, at du er tilgængelig til at fordele hver opgave korrekt til tiden med resten af kontorets tidslinjer.
Være en innovativ tænker
Være en innovativ tænker er trin et mod at være en effektiv kontorchef, fordi problemløsning er et af dine hovedansvarsområder. Som kontorchef vil du blive stillet over for uvante situationer, som i første omgang kan synes at være uden for din kontrol, samt nye udfordringer, som du skal overvinde. Det kan være dit første instinkt at blive frustreret over disse udfordringer, men i stedet skal du udvikle evnen til at gribe dem an med innovativ tænkning.
Her er et tip til at komme i gang: Omgiv dig med innovative tænkere, og lær af dem gennem observation. Det er vigtigt at udsætte dig selv for nye måder at tænke på og kreative metoder til at opnå succes.
Fortsæt din uddannelse og faglige udvikling
De bedste kontorchefer holder aldrig op med at lære. Du skal løbende udvide din viden for at holde dig på forkant med den teknologiske udvikling og udvikle nye ledelsesmæssige taktikker.
Når du gør faglig udvikling til en regelmæssig del af din månedlige strategiske karriereplan, vil du holde dig foran konkurrenterne og være med til at holde din virksomhed på forkant med udviklingen. Uanset om det er ved at tilmelde dig weekendkurser eller tage ugentlige online webinar-kurser, så bliv ved med at lære – det er en del af dit ansvar som kontorchef.
At blive en virkelig god kontorchef handler om hensigt – dine kolleger vil bemærke det, dine chefer vil sætte pris på det, og du vil få succes på grund af det. Leder du efter mere? Tjek vores guide til kontorledelse.
