Toată lumea dorește să trăiască și să lucreze într-un mediu sigur și funcțional, acesta fiind unul dintre principalii factori care ne influențează calitatea vieții.
În calitate de proprietar, poate vă întrebați ce acțiuni trebuie să întreprindeți pentru a vă asigura că proprietatea dvs. îndeplinește aceste așteptări. Pentru a găsi răspunsul, ar trebui mai întâi să vă familiarizați cu interiorul și exteriorul întreținerii proprietății.
Un loc excelent pentru a începe este să citiți restul acestui articol, deoarece noi:
- discutăm ce acoperă întreținerea proprietății
- explicăm ce este codul internațional de întreținere a proprietății
- comparăm întreținerea proprietății comerciale vs. construirea unei echipe interne de întreținere
- subliniem 4 sfaturi importante pentru menținerea proprietății dvs. în cea mai bună formă
Ce este întreținerea proprietății?
Întreținerea proprietății este procesul de păstrare a unei clădiri rezidențiale sau de ospitalitate și a împrejurimilor sale imediate într-o stare optimă printr-un set de activități de întreținere specifice.
Se referă la diferitele activități care sunt esențiale pentru a menține o clădire funcțională și confortabilă pentru ocupanții săi (motiv pentru care este adesea utilizat în mod interschimbabil cu termenul de întreținere a clădirii).
Activitățile de întreținere a proprietății includ:
- curățarea spațiilor comune interne și externe ale clădirii (inclusiv canalizările, jgheaburile acoperișului, coridoarele etc.)
- controlul și îndepărtarea rozătoarelor
- grădinăritul și amenajarea teritoriului
- separarea și eliminarea gunoiului
- întreținerea, repararea și înlocuirea tuturor sistemelor mecanice și electrice (iluminat, HVAC, alimentare cu apă, încălzire a apei etc.).)
- verificări de siguranță (inspecții proactive de rutină a sistemelor mecanice și electrice, a instalațiilor de stingere a incendiilor și inspecții de siguranță ale întregii incinte).
Întreținerea proprietății este benefică atât pentru ocupanți, cât și pentru proprietarul proprietății, deoarece lucrează pentru a menține toată lumea mulțumită.
Din punctul de vedere al unui ocupant, vă doriți să ajungeți acasă după o zi plină și să știți că vă puteți relaxa fără să vă faceți griji cu privire la probleme precum o chiuvetă de bucătărie înfundată, o scară murdară, slab luminată și unsuroasă, unde copiii dvs. s-ar putea împiedica și s-ar putea răni, sau toalete care nu trag apa. Acestea fiind spuse, sarcinile minore, cum ar fi înlocuirea becurilor, ar putea fi responsabilitatea chiriașilor înșiși. Este întotdeauna o idee bună să subliniați în mod clar responsabilitățile chiriașului față de cele ale proprietarului, în special în cazul proprietăților locative.
Pentru proprietarul imobilului, doriți să vă asigurați că proprietatea dvs. locativă își păstrează valoarea de-a lungul anilor și că nu vă petreceți cea mai mare parte a zilei ocupându-vă de un chiriaș nemulțumit sau altul. De asemenea, doriți să evitați problemele de răspundere în cazul în care cineva se rănește în incintă.
Să urmați codul internațional de întreținere a proprietății (IPMC)
Întreținerea proprietății nu ar trebui să fie un proces la întâmplare, deoarece o întreținere slabă sau inadecvată poate cauza probleme serioase pentru toți cei care folosesc proprietatea respectivă. Pentru a evita astfel de situații, există mai multe reglementări și coduri pe care proprietarii și administratorii de proprietăți le pot respecta.
Unul dintre aceste coduri este Codul internațional de întreținere a proprietăților (IPMC). Acesta este un set de reglementări care specifică cerințele minime de întreținere pentru clădirile existente. Codul internațional de întreținere a proprietăților este un document de întreținere creat pentru a satisface nevoia unui cod modern și actualizat de întreținere a proprietăților. Acesta acoperă următoarele capitole:
Scopul său este de a stabili standarde minime pentru întreținerea componentelor clădirii, cum ar fi exteriorul structurii, instalațiile sanitare, mecanice, electrice, instalațiile sanitare și echipamentele de stingere a incendiilor. De exemplu, are recomandări specifice privind echipamentele de încălzire a apei, temperatura ideală a apei încălzite, modul în care trebuie să circule apa respectivă etc.
IPMC este reînnoit la fiecare 3 ani și este disponibil pentru adoptare și utilizare de către jurisdicțiile la nivel internațional. Puteți verifica detaliile complete a ceea ce acoperă IPMC aici.
Întreținerea proprietăților comerciale vs. o echipă internă
O alegere importantă pe care va trebui să o faceți va fi dacă să externalizați această sarcină către o echipă de întreținere a proprietăților comerciale sau să creați o echipă internă. Discutăm ambele opțiuni mai jos.
Să apelați la servicii profesionale de întreținere a proprietăților comerciale
Dacă alegeți să angajați o companie profesională de întreținere a proprietăților comerciale, veți beneficia de o abordare mai structurată a întreținerii pe care aceștia au dezvoltat-o de-a lungul anilor. Unele dintre serviciile pe care acestea le oferă de obicei includ:
1) Planificarea și programarea întreținerii preventive
O companie profesională de întreținere a proprietății va avea de obicei un sistem stabilit pentru planificarea și programarea fiecărei sarcini de întreținere pe care proprietatea dvs. o necesită. Cel puțin, un astfel de sistem ar trebui să includă:
- Verificări, inspecții și vizite regulate de întreținere.
- Documentarea tuturor lucrărilor de întreținere efectuate.
- Recomandări pentru modernizări și îmbunătățiri.
- Proceduri standard de angajare și gestionare a vânzătorilor și contractorilor.
Un serviciu de întreținere a proprietății comerciale de calitate vă va menține chiriașii mulțumiți, păstrând și îmbunătățind în același timp starea bunului dumneavoastră.
Reduceți întreținerea reactivă cu 73.2%
Vezi rezultatele de care se bucură Red Hawk cu Limble
2) Raportarea financiară
Este de așteptat ca unul dintre primele lor roluri să fie crearea unui buget de întreținere pentru proprietatea dumneavoastră. De asemenea, vă vor prezenta rapoarte cu privire la cheltuielile de întreținere a spațiilor – cel puțin în fiecare lună.
3) Gestionarea comunicării cu chiriașii
Dacă fiecare e-mail sau SMS de la chiriași ajunge direct la dumneavoastră, probabil, nu veți avea timp pentru multe altele. O parte din îndatoririle unei companii profesioniste de întreținere a proprietății va fi comunicarea cu chiriașii dvs. și transmiterea către dvs. doar a acelor probleme care necesită atenția dvs.
4) Asigurarea conformității cu reglementările
Similar cu IPMC pe care l-am menționat mai devreme, există mai multe alte cerințe pe care jurisdicția dvs. locală le poate cere proprietarilor. Poate fi dificil să țineți cont de toate. Se așteaptă ca o companie de întreținere a proprietăților comerciale să monitorizeze reglementările existente și noi în numele dvs. și să asigure conformitatea.
Toate acestea sună grozav, dar poate vă întrebați: unde pot găsi o companie decentă de întreținere a proprietăților comerciale?
Bine, există câteva abordări diferite pe care le puteți adopta aici. Dacă nu vă deranjează să nu vă implicați, puteți căuta companii de gestionare a proprietăților comerciale și puteți lăsa pe una dintre ele să preia frâiele (deoarece gestionarea proprietății include și gestionarea întreținerii).
Dacă aveți nevoie doar de cineva care să se ocupe de lucrările de întreținere necesare, puteți face câteva căutări pe Google pentru servicii de întreținere a proprietății în zona dvs. și/sau puteți lua legătura cu alți proprietari pe care îi cunoașteți și îi puteți întreba dacă au pe cineva pe care să vi-l recomande.
În cele din urmă, atunci când negociați cu un antreprenor, nu strică să vedeți lucrurile din perspectiva acestuia. De exemplu, iată pe ce s-ar putea concentra o companie de curățenie profesională atunci când încearcă să vă vândă serviciul lor.
Să mergeți cu o echipă internă de întreținere a proprietății
Dacă alegeți să aveți o echipă internă de întreținere, veți fi responsabil pentru tot ceea ce am subliniat în ultimul capitol, dar diferența este că veți avea o supervizare directă asupra personalului și a calității lucrărilor efectuate, veți avea un buget de întreținere mai flexibil care se află sub controlul dumneavoastră și veți avea o perspectivă generală mai bună asupra tuturor problemelor și activităților de întreținere care se întâmplă la proprietatea dumneavoastră.
Cu toate acestea, organizarea unui departament de întreținere necesită un anumit nivel de planificare. Iată care sunt pașii pe care i-ați putea urma pentru a vă crea o echipă internă de întreținere a proprietății:
- Determinați setul de competențe și mărimea echipei pe care o veți angaja. Începeți prin a enumera fiecare activitate de întreținere pe care proprietatea dvs. o necesită (de la curățenie la reparații de echipamente). Acest lucru vă va ajuta să determinați de cine aveți nevoie, de exemplu, îngrijitori, grădinari, tehnicieni HVAC și electricieni, etc.
- După aceea, luați în considerare câte ore poate lucra în medie fiecare persoană pe tură și de câte ture veți avea nevoie pe zi pentru a estima câte persoane veți angaja. În funcție de cât de mare este proprietatea, este posibil să aveți nevoie de un manager al instalației sau cel puțin de un supraveghetor pentru a coordona personalul.
- Nu vă grăbiți să angajați. Efectuați interviuri amănunțite și verificați dacă potențialii dvs. meseriași sunt calificați pentru rolurile pe care le au în vedere. De asemenea, puteți grăbi în mod sigur acest proces externalizând acest pas către o agenție de recrutare a personalului de întreținere de renume.
- Există unele roluri care, de obicei, nu sunt economice pentru a fi ocupate la nivel intern, așa că nu eliminați complet externalizarea. De exemplu, nu veți angaja un tehnician de ascensoare cu normă întreagă atunci când ascensoarele nu necesită, de obicei, servicii de întreținere la fel de des ca alte sisteme.
Profesiile și dezavantajele fiecărei abordări
Indiferent de abordarea pe care o adoptați, ar trebui să definiți și să urmăriți KPI-urile de întreținere a proprietății pentru a vă asigura că toate activitățile de întreținere lucrează pentru atingerea acelorași obiective.
4 sfaturi pentru a vă menține proprietatea în cea mai bună formă
În plus față de ceea ce am menționat mai sus, iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să garantați că proprietatea dvs. rămâne în mod constant în cea mai bună stare:
#1) Acordați prioritate finanțării întreținerii
Când atât de multe alte probleme din proprietatea dvs. cer finanțare, poate fi tentant să reduceți cheltuielile de întreținere. Dar, acest lucru poate duce la deteriorarea rapidă a activelor și la o listă incontrolabilă de întreținere amânată, care creează un cadru ideal pentru pericole de siguranță.
Evitarea acestor probleme și chiar a altora necesită să estimați și să bugetați în mod proactiv cheltuielile de exploatare și cheltuielile de capital pentru întreținere anual. De obicei, este recomandabil să bugetați un minim de 2 – 4% din valoarea de înlocuire curentă a proprietății dvs. pentru bugetul anual de întreținere. Conform unor date interne, fiecare dolar pe care îl cheltuiți pentru întreținere vă economisește 5 dolari pe termen lung.
#2) Procurați și utilizați componente durabile
Pentru a vă menține proprietatea în cea mai bună formă, veți dori să utilizați piese de schimb care să funcționeze în siguranță și să dureze cât mai mult timp posibil. Atunci când vă aprovizionați inventarul de piese de schimb (cu curele de ventilator, piese HVAC, becuri, motoare, pompe etc.) care sunt de înaltă calitate, investiți în longevitatea proprietății dvs.
Deși articolele foarte durabile pot costa ceva mai mult la început, acestea vă ajută să economisiți la reparațiile viitoare și să minimizați problemele frecvente de refacere.
#3) Automatizați managementul întreținerii
Nu contează competența echipei dvs. de întreținere/furnizorului de servicii, poate deveni rapid o provocare să rămâneți la curent cu fiecare sarcină de întreținere în parte. Mai ales în cazul proprietăților imense cu mai multe unități, urmărirea manuală a tuturor lucrurilor poate genera rapid ineficiență și poate lăsa loc pentru pierderi de timp și resurse.
De aceea, tot mai mulți administratori de proprietăți sunt interesați de automatizarea gestionării întreținerii prin utilizarea unui sistem computerizat de gestionare a întreținerii. Un CMMS mobil vă va ajuta să raționalizați și să optimizați fiecare aspect al întreținerii, să vă ocupați de sarcinile administrative repetitive, să urmăriți siguranța, să măsurați performanța, să reduceți costurile de întreținere și multe altele.
Dacă nu știți ce este un CMMS, consultați ghidul nostru Ce este un sistem CMMS și cum funcționează.
Un beneficiu suplimentar de a avea un CMMS precum Limble este supravegherea asupra serviciilor de întreținere externalizate. Puteți oferi tehnicienilor de la compania de întreținere a proprietăților comerciale acces limitat la contul dvs. și le puteți atribui ordine de lucru prin Limble. În acest fel, vă puteți asigura că lucrările sunt efectiv efectuate și efectuate cu promptitudine.
#4) Permiteți audituri periodice ale proprietății
O altă practică fundamentală pentru a vă menține proprietatea în formă optimă este adoptarea unui obicei de evaluare periodică a stării instalațiilor (FCA). O FCA vă va împuternici cu date de bază cuprinzătoare despre modul în care funcționează întreaga proprietate și sistemele sale. Aceste informații ajută la evidențierea zonelor care necesită îmbunătățiri.
În timpul unei FCA, echipa de inspecție va verifica lucruri precum starea actuală a tuturor activelor și va identifica orice pericole de siguranță pentru a lua rapid măsuri corective.
Key takeaways
Dacă dețineți sau gestionați în prezent o proprietate rezidențială, întreținerea proprietății nu este ceva ce aveți voie să treceți cu vederea. Este cerută și reglementată prin lege în majoritatea jurisdicțiilor.
Acesta fiind spus, în afară de respectarea legii, beneficiile întreținerii proprietății sunt prea multe pentru a fi ignorate.
Din fericire, nu trebuie să vă ocupe prea mult timp. Indiferent dacă alegeți să angajați o companie de întreținere a proprietăților comerciale sau să înființați o echipă internă de întreținere, ceea ce contează cel mai mult este să vă asigurați că întreținerea este continuă și că cei care se ocupă de întreținerea proprietății dvs. au abilitățile, fondurile și instrumentele de care au nevoie pentru o execuție corespunzătoare.
Dacă vă gândiți să folosiți software-ul CMMS pentru a îmbunătăți diferite aspecte ale întreținerii proprietății dumneavoastră, suntem întotdeauna gata să discutăm.
