Josie conduce echipa de marketing la o companie tehnologică de dimensiuni medii. În calitate de persoană de referință pentru departamentul ei, ea se află frecvent la capătul unor solicitări de proiecte primite.
Câteodată acestea vin prin e-mail sau fire de mesaje instantanee, în timp ce alteori sunt menționate întâmplător în ședințe. Cu toată sinceritatea, uneori nu există nicio solicitare reală, iar ea simte că trebuie să citească gândurile oamenilor cu privire la ceea ce trebuie făcut.
Este foarte mult pentru ea să jongleze și știe că își irosește mult din propriul timp, precum și din timpul și energia întregii sale echipe. Așa că este în căutarea unei modalități mai bune de a gestiona munca de proiect care ajunge pe masa echipei sale.
Unul dintre cele mai bune moduri în care ea poate face acest lucru este să creeze un proces de succes care poate fi replicat din nou și din nou. Așa că ea decide să creeze un șablon de proces de primire pe care îl poate folosi pentru a raționaliza toate aceste cereri de lucru și pentru a-și pregăti echipa pentru succes.
De ce să se tematizeze? Beneficiile creării unui șablon pentru procesul de primire a lucrărilor
Standardizarea fluxului procesului de primire a lucrărilor va necesita ceva muncă la început, dar numeroasele beneficii fac ca acest lucru să merite. Mai jos sunt doar câteva dintre numeroasele motive pentru care liderii de proiect, precum Josie, ar trebui să ia în considerare crearea unui șablon al procesului de primire a lucrării.
Îmbunătățește consecvența.
Fără un proces definit, este mult prea ușor ca lucrurile să se piardă în dezordine. Solicitanții de proiecte nu prea înțeleg ce li se cere atunci când schițează un proiect, iar echipa dvs. nu are o cale de urmat stabilită. Acest lucru provoacă confuzie și întârzieri pentru toată lumea.
Un proces de primire a proiectului bine definit elimină această confuzie, oferind tuturor un set prescriptiv de pași care trebuie urmați pentru a solicita muncă din partea echipei dumneavoastră.
Acest proces simplificat face ca toată lumea să știe cu ușurință ce trebuie să se întâmple, precum și ce se va întâmpla în continuare.
Vă oferă informațiile de care aveți nevoie.
Sunteți cu toții prea familiarizați cu lupta de a vă simți gata să abordați un proiect, doar pentru a descoperi că nu aveți toate informațiile de care aveți nevoie. Apoi pierdeți timp căutând acele detalii importante.
Este un obstacol comun. Într-un sondaj efectuat în rândul a 300 de lideri de agenție, 27% dintre respondenți au constatat că briefurile de creație sunt incomplete sau incoerente.
Este un alt beneficiu al tematizării fluxului procesului de primire a proiectelor – în special cu un chestionar sau un brief de creație pe care solicitanții trebuie să îl completeze. În cadrul acestui formular, ar trebui să setați câmpuri obligatorii (Wrike facilitează acest lucru!), astfel încât să vă asigurați că echipa dvs. are toate informațiile de care are nevoie de la început, fără o grămadă de repetări inutile și consumatoare de timp.
Deschide ușa pentru automatizare.
Sunt șanse ca procesul dvs. actual de primire a managementului de proiect să implice o mulțime de sarcini repetitive sau fără noimă – lucruri precum configurarea proiectelor, atribuirea de proprietari și stabilirea de termene limită. Cu un proces modelat în vigoare, este mult mai ușor să depistați părțile repetitive sau banale ale fluxului de lucru care pot fi ușor automatizate.
Responsabilitățile repetitive, cum ar fi crearea de proiecte în cadrul software-ului dvs. de gestionare a muncii și atribuirea sarcinilor, pot fi ușor automatizate cu ajutorul instrumentului potrivit. În acest fel, dvs. și echipa dvs. nu trebuie să pierdeți timp cu aceste sarcini gospodărești și puteți trece direct la munca care contează.
Vă oferă un control mai bun asupra volumului de lucru.
Când solicitările de lucru zboară din toate direcțiile, este greu să vă descurcați cu tot ceea ce lucrează echipa dvs. la un moment dat.
Dar atunci când toate cererile sunt centralizate și urmează un proces șablonat, aveți o înțelegere solidă a tuturor proiectelor care se află în prezent pe masa echipei dvs. astfel încât să puteți gestiona mai bine termenele și resursele și să evitați să vă împrăștiați prea mult echipa.
Vă economisește timp.
Rezolvați beneficiile anterioare pe care le-am menționat și veți observa o temă comună: Nu numai că vă scutesc de o mulțime de bătăi de cap, dar vă economisesc și mult timp.
Acesta este unul dintre cele mai mari avantaje ale tematizării procesului de primire a clienților sau a procesului intern de primire a proiectelor. Cu acesta în vigoare, nu mai reinventezi roata pentru fiecare nouă cerere de proiect, ceea ce îți economisește o mulțime de ore (ca să nu mai vorbim de tone de energie).
6 întrebări pe care ar trebui să le adreseze fiecare formular de primire a proiectului
Sunteți convins de beneficiile stabilirii unui șablon pentru procesul de primire a muncii. Dar înainte de a face acest lucru, trebuie să vă dați seama de răspunsul la această întrebare: Care sunt etapele procesului de primire a lucrării?
Acestea pot varia în funcție de echipa dvs. unică și de proiectele dvs. tipice (toată lumea își structurează procesul în mod diferit). Cu toate acestea, vă recomandăm ca procesul de primire să înceapă cu acest prim pas important: formularul de primire a proiectului.
Este, în esență, un chestionar sau un brief creativ pe care oamenii sau echipele trebuie să îl completeze pentru a solicita ca echipa dvs. să lucreze la un proiect.
Din nou, modul exact în care va arăta acest formular poate depinde de o varietate de factori. Cu toate acestea, mai jos sunt câteva întrebări esențiale pe care fiecare formular ar trebui să le pună.
Cine este persoana de referință pentru acest proiect?
De multe ori, cineva va solicita un proiect de la echipa dvs., dar asta nu înseamnă neapărat că va fi cel care va supraveghea progresul și va răspunde la întrebări pe măsură ce echipa dvs. se apucă de lucru.
De aceea această întrebare este atât de importantă. Ea vă asigură că dumneavoastră și toți ceilalți știți cine deține acel proiect, astfel încât să puteți aborda persoana potrivită atunci când aveți nevoie de claritate sau de direcție.
Cel mai bun tip de câmp de utilizat: răspuns scurt
Ce tip de proiect este acesta?
Una dintre primele întrebări pe care ar trebui să le puneți în formularul dvs. de primire este ce tip de proiect este solicitat. De exemplu, în cazul echipei de marketing a lui Josie, aceasta trebuie să știe ce tip de muncă este solicitată. O campanie de social media? O postare pe blog? Un webinar? O campanie de e-mail? Eveniment?
Este un detaliu pe care ar trebui să îl știți de la început, astfel încât să puteți obține contextul de care aveți nevoie. Dar aceste formulare sunt și mai eficiente dacă puteți folosi această întrebare inițială ca un filtru.
Formularele de solicitare dinamice de la Wrike facilitează adaptarea restului chestionarului pe baza acestui răspuns inițial. Dacă solicitantul indică faptul că are nevoie de un articol de blog, întrebările ulterioare se vor referi doar la acest tip de proiect și nu va fi nevoie să răspundă la întrebări irelevante.
Cel mai bun tip de câmp de utilizat: dropdown
Care este obiectivul principal al acestui proiect?
Nu trebuie doar să știți care este proiectul – trebuie să înțelegeți de ce se află în spatele acestuia. Care este obiectivul principal?
Este un lucru pe care solicitanții ar trebui să fie capabili să îl articuleze în mod clar atunci când completează formularul dvs. de primire. Ei ar trebui să indice, de asemenea, o măsurătoare cheie pe care o vor monitoriza, astfel încât să fiți cu toții pe aceeași lungime de undă în ceea ce privește modul în care va fi definit succesul.
Dispunând de aceste informații de la început vă permite să finalizați proiectul cu scopul final în minte.
Cel mai bun tip de câmp de utilizat: paragraf
Cine este publicul acestui proiect?
Care proiect are un public specific, iar aceasta este o perspectivă importantă pe care trebuie să o aveți în vedere în timp ce lucrați la misiunea solicitată.
În cadrul formularului dvs. de primire, solicitanții trebuie să indice care este publicul vizat. Este pentru o echipă internă? Consiliul de administrație? Clienți sau clienți? Un subset specific al acestora?
Este ceva ce trebuie să știți înainte de a face un singur pas înainte.
Cel mai bun tip de câmp de utilizat: căsuțe de bifat și răspuns scurt
Care este bugetul pentru acest proiect?
Desigur, atunci când vine vorba de cereri de proiect, banii sunt o preocupare din lumea reală. Trebuie să știți cât de mult puteți investi în realizarea acestui proiect înainte de a angaja o singură resursă.
Când completați formularul de primire, solicitanții ar trebui să indice imediat constrângerile lor bugetare – sau, cel puțin, un interval în care trebuie să se încadreze proiectul.
Cel mai bun tip de câmp de utilizat: dropdown
Care este termenul ideal de finalizare a proiectului?
Sunt șanse ca echipa dvs. să nu se ocupe de un singur proiect în același timp. Vă ocupați în mod constant de o avalanșă de solicitări de la diverse departamente sau clienți. Și, pentru a le prioritiza în mod eficient pe acestea, trebuie să știți când trebuie finalizat fiecare proiect.
Solicitanții ar trebui să indice data de finalizare dorită pentru proiect atunci când depun cererea inițială. Este inteligent să le explicați că data dorită de ei nu este o garanție – depinde de cât de multă muncă aveți deja în plan.
În plus, includeți un avertisment direct pe formular cu privire la cât timp de preaviz aveți nevoie pentru a finaliza un proiect tipic (astfel încât să nu primiți o grămadă de cereri de ultim moment).
Cel mai bun tip de câmp de utilizat: date
Alte întrebări potențiale pe care le poate pune formularul dvs. de primire a muncii…
Întrebările de mai sus sunt importante pentru aproape orice proiect și echipă, dar formularul dvs. va necesita probabil o personalizare suplimentară și poate chiar întrebări suplimentare. Iată alte câteva pe care vă puteți gândi să le includeți în șablonul procesului dvs. de primire a lucrării:
- Cine a aprobat această cerere?
- Cel mai bun tip de câmp de utilizat: răspuns scurt
- Există fișiere sau active existente pe care ar trebui să le avem?
- Cel mai bun tip de câmp de utilizat: fișier atașat
- Ce apel la acțiune ar trebui să includă acest proiect?
- Cel mai bun tip de câmp de utilizat: răspuns scurt
- Ce altceva ar trebui să știm despre acest proiect?
- Cel mai bun tip de câmp de utilizat: paragraf
Vreți și mai multă inspirație pentru a vă pune pe rotițe? Consultați aceste modele pentru 10 tipuri diferite de formulare de cerere.
Templatează-ți munca de proiect: Mergând dincolo de formularul de primire
Un formular de solicitare completat este primul pas într-o diagramă standard a procesului de primire a muncii, dar acesta este de fapt doar vârful icebergului. Doriți să faceți mai mult decât să tematizați formularul de primire – doriți să tematizați întregul proces de lansare a proiectului.
După ce acel formular este completat și trimis, ce ar trebui să se întâmple în continuare în diagrama de flux a procesului de primire a proiectului sau a clientului? Iată următorii pași pe care ar trebui să îi faceți dumneavoastră și echipa dumneavoastră.
Automatizați crearea de proiecte și sarcini.
Un proiect întâlnește adesea un blocaj după ce este solicitat, dar înainte de începerea efectivă a lucrărilor.
Ca parte a procesului de primire, ar trebui să luați măsuri pentru a automatiza crearea de sarcini și proiecte. În acest fel, acestea sunt create imediat în cadrul platformei dvs. de gestionare a muncii (fără nicio muncă suplimentară din partea dvs.!), astfel încât progresul să poată începe imediat.
Cu Wrike, este simplu să transformați automat solicitările de proiect fie în sarcini complet construite, fie în proiecte create din șabloane pe care le puteți personaliza.
Automatizați atribuirea sarcinilor.
În mod similar, dvs. și întreaga dvs. echipă trebuie să fiți în concordanță cu privire la cine este responsabil pentru ce, astfel încât proiectul să poată începe să se miște. Nu puteți aștepta ca cineva să facă un pas înainte.
Din acest motiv, ar trebui să automatizați, de asemenea, atribuirea sarcinilor către membrii echipei. Acest lucru sporește responsabilitatea, asigurând în același timp că nu există nicio îndoială cu privire la cine ar trebui să înceapă munca.
În plus față de crearea automată a sarcinilor și proiectelor, Wrike vă permite să atribuiți automat diferite tipuri de muncă pe baza răspunsurilor din câmpuri personalizate, cum ar fi locația, tipul de proiect sau alte cerințe specifice.
Lăsați timp pentru revizuire.
După ce au fost create acele sarcini și au fost făcute asignările, construiți suficient timp în procesul de primire pentru ca membrii echipei să își revizuiască propriile contribuții și cerințe individuale.
Aceasta le oferă șansa de a se asigura că au ceea ce au nevoie pentru a începe, precum și de a pune orice întrebări clarificatoare pe care le au cu privire la acea cerere de proiect.
Amintește-ți că aceste întrebări ar trebui să îți fie adresate ție sau oricui acționează ca persoană de contact pe proiect pentru echipa ta, astfel încât comunicarea să rămână centralizată și să treacă printr-o singură persoană.
Furnizați o actualizare solicitantului.
După aceasta, este timpul să vă întoarceți cu solicitantul inițial al proiectului pentru a face câteva lucruri:
- Confirmați primirea solicitării de proiect
- Puneți orice întrebări de clarificare pe care membrii echipei dvs. le-au adus în discuție
- Furnizați un termen estimat pentru finalizarea proiectului
Cel mai bine este să faceți aceste lucruri ca un comentariu la sarcina sau proiectul real în cadrul platformei dvs. de gestionare a muncii, astfel încât toate comunicările și actualizările relevante să rămână în acel loc.
Pentru a face acest proces și mai rapid, salvați textul comentariului undeva, astfel încât să îl puteți utiliza rapid ca șablon de comentariu pentru toate actualizările viitoare ale cererii.
Avansați o ședință de lansare.
În special pentru proiecte complexe sau de lungă durată, ați putea dori, de asemenea, să programați o ședință de lansare pentru toți cei care vor avea un rol în acel proiect.
Făcând acest lucru merge dincolo de acea confirmare de primire inițială și permite tuturor părților interesate cheie să își alinieze așteptările pentru proiect, astfel încât să sperați că veți putea evita orice neînțelegeri sau probleme majore.
Creează-ți șablonul procesului de primire și eficientizează-ți activitatea de proiect
Așa cum atât tu cât și Josie învățați rapid, crearea unui șablon pentru întregul proces de primire – de la cererea inițială până la începerea efectivă a proiectului – oferă numeroase beneficii, inclusiv o coerență îmbunătățită și o mulțime de timp economisit.
În timp ce aveți flexibilitatea de a crea un proces care să funcționeze cel mai bine pentru dumneavoastră și echipa dumneavoastră, o structură generală a procesului de primire pe care să o urmați este:
- Recepeți un formular de cerere de lucru completat
- Creați automat sarcini și proiecte
- Asemnați automat sarcini
- Revizuiți cererea și sarcinile relevante
- Confirmați primirea cererii și calendarul proiectului
- Organizați o ședință de lansare
Faceți acest lucru pentru fiecare proiect pe care echipa dvs. trebuie să îl finalizeze, și veți petrece mai puțin timp gestionând procesul și mai mult timp concentrându-vă pe ceea ce contează: lovirea acelui proiect din parc.
Pregătiți să vă raționalizați și mai mult procesul de primire? Începeți cu o versiune de încercare gratuită a Wrike.
Și dacă doriți să aflați mai multe despre crearea șablonului perfect al procesului de primire a muncii, consultați aceste postări ulterioare:
- 5 caracteristici pe care ar trebui să le aibă instrumentul dvs. de proces de primire a muncii: evidențiază caracteristicile cheie care îmbunătățesc calitatea și fiabilitatea șabloanelor procesului de primire a proiectelor
- 4 semne că procesul dvs. de primire a proiectelor este depășit: cum să profitați de cele mai bune practici de primire a proiectelor pentru a construi un proces bine definit