Atât secretarii executivi, cât și asistenții administrativi oferă sprijin administrativ avansat pentru unul sau doi directori sau manageri. Ceea ce separă aceste posturi de birou de alte locuri de muncă de birou mai mult de birou și de rutină este nivelul de responsabilitate și confidențialitate asociat cu acestea.
Responsabilități ale secretarului executiv și ale asistentului administrativ
În plus față de funcțiile de birou de bază, secretarul executiv sau asistentul administrativ este, de asemenea, responsabil pentru scrierea sau pregătirea rapoartelor, organizarea și programarea întâlnirilor, revizuirea mesajelor primite pentru a determina semnificația lor, pregătirea ordinii de zi pentru întâlnirile consiliului de administrație, organizarea de călătorii, compilarea proceselor-verbale ale întâlnirilor, efectuarea de cercetări, pregătirea corespondenței, precum și supervizarea și formarea personalului de birou de nivel inferior. Aceste roluri pot necesita niveluri diferite de experiență și pot avea oricare dintre aceste denumiri de posturi similare:
- Începător…level Administrative Assistant
- Asistent administrativ
- Asistent administrativ superior
- Secretar executiv
- Senior Executive Secretary
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
Diferențe între roluri
Rolurile secretarilor executivi și ale asistenților administrativi se suprapun considerabil, iar diferențele dintre roluri pot varia în funcție de organizație. În cele mai multe cazuri, secretarul executiv se concentrează pe mai multe sarcini administrative în slujba unui grup specific și restrâns de manageri sau directori, cum ar fi programarea întâlnirilor, planificarea călătoriilor, gestionarea comunicărilor scrise și chiar ținerea evidenței contabile.
Un asistent administrativ, între timp, se poate concentra mai mult pe sarcini legate de operațiunile de afaceri și își poate asuma mai mult un rol de conducere a biroului în anumite capacități, creând agende pentru întâlniri sau conferințe, gestionând bugete și gestionând facturarea furnizorilor. Asistenților administrativi li se poate cere să aibă o educație mai specializată în unele cazuri în care gestionarea operațiunilor de afaceri este critică.
Competențe profesionale de bază
Atât secretarii executivi, cât și asistenții administrativi au un set de bază de competențe profesionale esențiale pentru rolurile lor respective. Acestea includ abilități excepționale de organizare, abilități excelente de comunicare scrisă și orală, precum și o atenție sporită la detalii și profesionalism. Aceștia trebuie să posede competențe tehnice cu software-ul inclus în suita Microsoft Office 365, cum ar fi Word, Excel și PowerPoint, precum și instrumente de contabilitate, cum ar fi QuickBooks.
Atribuții într-un birou mic, mediu și mare
Într-un birou mic, responsabilitățile unui secretar executiv sau asistent administrativ sunt, de obicei, îndeplinite de o varietate de personal de birou. O parte din muncă poate fi efectuată chiar de către directorii companiei, iar rolurile de asistent administrativ sau secretar executiv pot cuprinde o varietate mai mare de responsabilități, după cum este necesar într-o organizație mai mică.
Cu cât dimensiunea unei companii crește, cu atât crește nevoia de o persoană foarte bine organizată care să poată îndeplini o mare varietate de sarcini. Acest lucru este valabil mai ales pentru directorii dintr-un birou de dimensiuni medii care conduc companii ce necesită un nivel ridicat de confidențialitate și integritate pentru afacerile desfășurate.
Este obișnuit ca un birou mare să aibă mai multe secretare executive și/sau asistenți administrativi. La această dimensiune a companiei, este de obicei necesar să existe un director de birou care să coordoneze personalul care deservește directorii executivi ai companiei. În unele cazuri, un asistent administrativ îl va însoți pe directorul executiv în călătoriile de afaceri pentru a-l ajuta la organizarea de întâlniri, programarea și alte sarcini organizatorice importante.
.