Au fost anulate pe scară largă conferințe din cauza pandemiei COVID-19 și este foarte probabil ca anulările să continue. Prin urmare, Școala de absolvenți nu va oferi în acest moment premii de călătorie pentru conferințe. Când se va relua activitatea normală a conferințelor, vom reîncepe să oferim Conference Travel Awards. Atunci când vom accepta din nou cereri, vom fi flexibili în ceea ce privește datele limită și vom specifica un interval de timp pentru a lua în considerare cererile de premii retroactive.
Definiție și politică
- Bursele de călătorie pentru studenții absolvenți sunt disponibile pentru a ajuta studenții absolvenți să plătească biletele de călătorie la conferințe naționale sau internaționale majore, astfel încât să poată prezenta lucrări sau postere sau să servească drept vorbitori invitați. Studenții din domeniul artelor pot primi finanțare pentru a susține spectacole sau instalații invitate.
- Care student trebuie să fie confirmat ca prezentator înainte de a solicita fonduri, iar fiecare student trebuie să fie într-un program de licență și să fie înscris la cursuri la momentul deplasării. (Dacă conferința are loc în timpul verii și studentul nu este înscris, atunci acesta trebuie să fi fost înscris în primăvară și înscris la cursurile din toamnă la momentul solicitării pentru a fi eligibil.)
- Fondurile pot fi folosite numai pentru biletele de avion sau pentru tarifele care susțin moduri alternative de transport (de exemplu, mile, taxiuri); nu pot fi folosite pentru înscrieri, hoteluri, mâncare sau alte cheltuieli de călătorie.
- Baniile individuale sunt limitate la unul la doi ani.1
- Prioritatea va fi acordată studenților absolvenți care nu au alte fonduri semnificative disponibile pentru călătorie și/sau care nu au primit în trecut fonduri generale de călătorie la conferințe pentru studenții absolvenți de la Graduate School.
- Aceste premii sunt destinate să sprijine studenții absolvenți care prezintă cercetări efectuate la Universitatea din Washington, și nu la instituții anterioare.
Sumele maxime ale burselor
- 300$ pentru călătorii interne
- 500$ pentru călătorii internaționale
O sumă limitată de finanțare este disponibilă în fiecare perioadă menționată mai jos pentru a sprijini călătoriile studenților absolvenți în perioada respectivă. Finanțarea va fi aprobată după termenele limită indicate, cu ajustări pentru a menține echitatea în proces. Departamentele ar trebui să își dezvolte propriile procese și priorități pentru ca studenții să solicite finanțare. Cererile trebuie depuse înainte de călătorie și până la termenele limită pentru fiecare perioadă. Finanțarea nu va fi acordată retroactiv. Departamentele își pot depune cererile în orice moment înainte de termenele limită, dar deciziile pentru perioada de călătorie vor fi luate numai după ce a trecut termenul limită relevant.
Dacă se acordă un premiu și studentul nu participă la conferință sau alege să nu folosească finanțarea Școlii doctorale, vă rugăm să notificați Biroul de burse și premii, astfel încât premiul să poată fi anulat și studentul să poată menține eligibilitatea pentru finanțare.
Încercăm să distribuim finanțarea în mod echitabil. În cazul în care un departament a utilizat în mod semnificativ mai mult fondurile în comparație cu alte unități, este posibil să începem să plasăm cererile viitoare pe o listă de așteptare. Spre sfârșitul anului fiscal, în aprilie sau mai, vom stabili dacă cineva de pe lista de așteptare poate fi mutat la statutul de finanțat. Dacă orice student de pe lista de așteptare este complet rambursat între timp, acesta nu va fi luat în considerare pentru finanțare.
Submiterea unei cereri
Solicitările de călătorie trebuie să fie depuse de către personalul autorizat al departamentului folosind portalul Awards din MyGrad. Studenții care doresc să solicite burse de călătorie trebuie să contacteze departamentele lor pentru instrucțiuni și politici și proceduri interne.
Solicitările pot fi depuse în orice moment înainte de călătoria solicitată, dar nu mai târziu de termenul limită listat pentru fiecare interval de timp de călătorie. Solicitările vor fi luate în considerare în timpul intervalului de timp corespunzător, așa cum este listat mai jos, iar premiile vor fi acordate la scurt timp după termenul limită. După cum veți vedea mai jos, pentru fiecare lună de călătorie există două termene limită diferite până la care poate fi depusă o cerere.
Sublinificați o cerere de finanțare a deplasărilor în cadrul conferinței generale
Limitele
| Luna de deplasare | Limită 1 | Limită 2 | |
| Septembrie | 1 iulie | 1 august | |
| Octombrie | |||
| Octombrie | August 1 | Septembrie 1 | |
| Noiembrie | Septembrie 1 | Octombrie 1 | |
| Decembrie | Octombrie 1 | Noiembrie 1 | |
| Ianuarie | Noiembrie 1 | Decembrie 1 | Decembrie 1 |
| Februarie | Decembrie 1 | Ianuarie 1 | |
| Martie | Ianuarie 1 | Ianuarie 1 | Februarie 1 |
| Aprilie | Februarie 1 | Martie 1 | |
| Mai | Martie 1 | Aprilie 1 | |
| Iunie | Aprilie 1 | Mai 1 | |
| Iulie | Mai 1 | Iunie 1 | |
| August | |||
| August | Iunie 1 | Iulie 1 |
Justificarea cererii
Secțiunea de justificare a cererii trebuie să includă:
- Titlul lucrării, al posterului sau al comunicării pe care o prezintă studentul
- Dacă studentul a solicitat sau nu a solicitat sau primește alte finanțări (aceasta include finanțarea oferită prin intermediul conferinței, departamentului, facultății și GPSS). În caz afirmativ, sursa și suma solicitată sau primită.
- Dacă este cazul, o explicație a circumstanțelor atenuante care contravin politicilor declarate (Notă: cererile tardive vor fi luate în considerare numai dacă acceptarea lucrării/posterului a fost făcută după termenul final pentru perioada de călătorie. Când faceți cererea în MyGrad Program, trimiteți prin e-mail o copie a acceptului la Fellowships & Awards: [email protected].)
- Prioritate (opțional; departamentele pot alege să clasifice cererile pe care le depun, iar noi le vom lua în considerare în ordine de prioritate)
Prin depunerea unei cereri, departamentele verifică dacă conferința este semnificativă în cadrul domeniului de studiu și dacă experiența este importantă pentru progresul academic al studentului (cu excepția cazului în care se menționează altfel în secțiunea de justificare). Pentru a depune o cerere, departamentele trebuie să încarce o copie a scrisorii de invitație sau a notificării de acceptare trimisă studentului.
Accesarea premiilor
Procesul de aprobare a premiilor în programul MyGrad va genera un mesaj de e-mail către student și solicitant. Sumele premiilor sunt autorizate să fie cheltuite din bugetele GSF-RSA ale departamentelor (75-XXXX). Nu va avea loc niciun transfer efectiv de fonduri. Vă rugăm să utilizați codul PCA „GRAD” la rambursare.
Programul MyGrad oferă documentația privind sumele acordate – studenții trebuie să se conecteze mai întâi la portalul studenților din programul MyGrad și să accepte premiul. Personalul departamentului se va ocupa de toate rambursările de călătorie și poate rambursa porțiunea Graduate School direct în bugetul GSF. Solicităm ca studenții să fie rambursați direct și să nu se facă transferuri bugetare. Studenții ar trebui să contacteze administratorii financiari ai departamentului lor pentru instrucțiuni privind accesarea burselor.
Întrebările trebuie adresate Biroului de Burse și Premii.
Un an se desfășoară între 1 iulie și 30 iunie (an fiscal).
.