Implementarea unui sistem EMR: Experiența unei clinici

Planul de implementare

Planul pe care echipa l-a dezvoltat a implicat mai multe sarcini simultane de implementare, inclusiv analiza și reproiectarea fluxului de lucru, modificarea instalației, instalarea hardware-ului, configurarea software-ului, dezvoltarea unui sistem de backup, introducerea datelor vechi, tratarea hârtiei și instruirea. O altă cheie pentru o implementare reușită a EMR este de a avea o definiție clară a ceea ce doriți ca EMR să realizeze și de a lua decizii pe tot parcursul procesului care să sprijine acest obiectiv. Având în vedere obiectivul nostru de a nu mai avea nevoie de hârtie și având în vedere filozofia generală „planifică pentru ce e mai rău, speră pentru ce e mai bine”, iată cum am abordat fiecare dintre sarcinile de implementare:

Analiza și reproiectarea fluxului de lucru. Una dintre cele mai importante sarcini ale noastre a fost să analizăm fiecare funcție a fiecărui loc de muncă pentru a înțelege cum se realizau sarcinile cu vechiul sistem. Echipa de proiect a petrecut un timp considerabil analizând procesele de lucru existente, căutând oportunități de îmbunătățire a eficienței, proiectând noi fluxuri de lucru care ar putea fi realizate cu instrumentele disponibile în DME și elaborând un plan de tranziție. În cadrul întâlnirilor lunare din timpul procesului de implementare, personalul medical și cel al biroului au discutat și au făcut planuri pentru schimbările necesare în fluxul de lucru care să utilizeze cât mai bine sistemul EMR. De exemplu, am decis să înlocuim mesajele telefonice pe hârtie cu cele electronice și am încorporat documentația de supraveghere a rezidenților (o sarcină care înainte se făcea pe hârtie) în nota de evoluție electronică.

Modificarea unității. Pentru a evita cheltuielile legate de renovări majore, majoritatea cabinetelor vor trebui să adapteze sistemul EMR în spațiul și planurile existente, așa cum am făcut noi. Cu reproiectarea fluxului de lucru finalizată, am avut o bună înțelegere a ceea ce va fi fluxul pacienților și al personalului cu sistemul EMR funcționând în spațiul nostru existent. Acest lucru a fost esențial pentru a planifica unde să amplasăm noul echipament EMR. Pentru a renunța complet la înregistrările pe hârtie, trebuia să avem computere în fiecare locație din cabinet în care personalul ar fi trebuit să caute sau să introducă date în înregistrări și trebuia să avem imprimante peste tot unde membrii personalului ar fi înmânat pacienților materiale tipărite. După ce am decis unde să amplasăm toate echipamentele hardware, am instalat cabluri electrice și de rețea suplimentare acolo unde era necesar. În fiecare sală de examinare, am instalat o stație de lucru cu o tavă extensibilă pentru tastatură, o suprafață de scris extensibilă și un sertar de birou pentru formulare. Posturile de lucru din sălile de examinare au fost proiectate având în vedere următoarele obiective:

• Crearea unui triunghi între medic, monitor și pacient pentru a facilita contactul vizual și a permite medicului să stea suficient de aproape pentru a atinge pacientul.

• Asigurați o înălțime ergonomică adecvată a tastaturii, poziția mouse-ului și înălțimea de vizualizare a monitorului.

• Evitați dezordinea cauzată de rafturile de formulare de hârtie de pe pereți.

• Aveți o suprafață de scris ușor disponibilă.

Selecția și instalarea hardware-ului. Alegerea hardware-ului pentru rețea și servere este determinată în principal de cerințele și recomandările furnizorului. Având în vedere cât de repede se schimbă acest tip de hardware, ne-am asigurat că avem cele mai recente recomandări ale furnizorului înainte de a cumpăra ceva. Există o dezbatere considerabilă în rândul utilizatorilor de DME cu privire la o singură alegere hardware: dacă la stațiile de lucru trebuie să se utilizeze computere desktop cablate sau dispozitive mobile de tip notebook sau tabletă. Noi am ales computerele desktop cu fir pentru a evita problemele asociate cu notebook-urile – costuri mai mari, dificultăți mai mari în repararea sau schimbarea componentelor, durata de viață limitată a bateriei, potențialul de deteriorare din cauza scăpărilor sau a vărsării de lichide și stratul suplimentar de tehnologie necesar pentru conexiunile wireless.

Cu selecția hardware făcută, am configurat o mică instalație de testare, în afara sediului, a serverului, a stației de lucru, a imprimantei și a scanerului. Având în vedere că membrii echipei noastre de proiect din punct de vedere tehnic erau membri ai personalului serviciilor informatice ale UWDFM, le-a fost mai ușor să lucreze inițial la instalarea de test la biroul lor. Odată ce software-ul a fost instalat, am putut efectua o cantitate mare de teste și configurări pe sistemul de testare înainte ca acesta să fie mutat la locul de practică cu două luni înainte de a intra în funcțiune. Cam în același timp în care am mutat sistemul de testare, am instalat stații de lucru complet echipate în toate zonele, cu excepția sălilor de examinare. Acest lucru a permis personalului de birou cu mai puțină experiență în domeniul calculatoarelor să se familiarizeze mai bine cu sistemul de operare și cu programele de e-mail și de procesare de text. Cu aproximativ două săptămâni înainte de a intra în funcțiune, am instalat stațiile de lucru din sălile de examinare.

Configurare software. Un software EMR bun poate fi adaptat la mediul cabinetului dumneavoastră fără o programare personalizată costisitoare. Cu toate acestea, cu cât este mai multă flexibilitate încorporată, cu atât mai multă muncă este necesară pentru a configura software-ul pentru a răspunde nevoilor dumneavoastră înainte de a începe să-l utilizați. Software-ul fiecărui furnizor va avea propriile cerințe de configurare, dar următoarele considerații sunt comune tuturor produselor EMR:

– Securitate. Software-ul EMR ar trebui să aibă capacitatea de a limita accesul la diferite porțiuni ale dosarului pentru anumiți utilizatori. În cabinetul nostru, fiecărui utilizator i s-a permis accesul doar la zonele din fișă și la funcțiile din acea zonă care erau necesare pentru sarcinile sale de serviciu. Scopul nostru a fost de a restricționa accesul tuturor, cu excepția câtorva utilizatori de nivel înalt, la funcțiile care prezentau riscuri evidente de compromitere intenționată sau accidentală a integrității fișei, cum ar fi capacitatea de a șterge notele de evoluție.

– Managementul datelor de laborator. Am dorit ca toate rezultatele testelor de laborator să fie disponibile de îndată ce am început să folosim DME. Acest lucru a necesitat fie o interfață electronică cu fiecare laborator, fie o metodă manuală de introducere a datelor. Deși în prezent lucrăm la o interfață electronică doar cu laboratorul nostru principal, avem o metodă manuală de introducere a datelor care ne permite să introducem rezultatele de laborator de la alte laboratoare. Deși acest lucru ne pune acum la dispoziție toate rezultatele testelor, utilizarea unei metode manuale de introducere a datelor ridică unele probleme. De exemplu, după ce am intrat în funcțiune, am constatat că intervalele normale pe care le-am introdus manual din manualele laboratoarelor nu erau întotdeauna cele mai actualizate, așa că a trebuit să sunăm fiecare laborator pentru a obține intervalele normale corecte, specifice vârstei și sexului, și să le corectăm în sistemul nostru – o problemă pe care nu am avea-o cu o interfață electronică.

– Modele. Un șablon este un set de elemente de text structurat care invită utilizatorul să adauge bucăți de date pentru a documenta întâlnirea medicală. Unele EMR-uri necesită șabloane pentru introducerea datelor, în timp ce altele, cum ar fi cel pe care l-am ales noi, sunt mai flexibile, permițând introducerea datelor prin șablon, introducere directă (tastare), dictare/transcriere sau recunoaștere vocală. Elaborarea de șabloane (și chiar modificarea șabloanelor existente) necesită timp și efort considerabil. Din acest motiv și pentru că, la momentul respectiv, medicii noștri dictau majoritatea notelor de evoluție, am ales să permitem inițial continuarea dictării cu transcrierea direct în aplicație de către transcriptor. Am așteptat să încurajăm dezvoltarea de șabloane până când furnizorii s-au familiarizat cu software-ul. Utilizatorii medii au început să întrebe despre utilizarea șabloanelor după trei luni. Am observat o scădere vizibilă a utilizării transcrierii după șase luni, care a continuat pe măsură ce utilizarea șabloanelor a crescut.

Dezvoltarea unui sistem de rezervă. Deși acest lucru poate părea o sarcină ușoară, ceea ce ar trebui să funcționeze și ceea ce funcționează nu este întotdeauna același lucru – lucru pe care l-am învățat un pic prea târziu. Am crezut că aveam un sistem bun de backup al bazei de date și al aplicației, dar, după ce am intrat în funcțiune, tot am reușit să pierdem datele unei zile și jumătate din cauza unor probleme tehnice neprevăzute și a unei erori umane. Cheia este să aveți mai multe metode de backup și recuperare și să le testați înainte de a intra în funcțiune.

Intrarea datelor vechi. Cantitatea de date vechi care trebuie încărcate în DME înainte de a intra în funcțiune depinde de timpul și banii disponibili, precum și de nevoile și dorințele medicilor. Opțiunile variază de la lipsa datelor preîncărcate până la abstractizarea și introducerea extensivă a datelor. Noi am achiziționat o interfață care a încărcat toate datele demografice din sistemul nostru de facturare în DME și actualizează orice modificare la fiecare cinci minute. Am încărcat notele de evoluție din ultimele trei luni cu puțin timp înainte de a intra în funcțiune. Având în vedere că transcriitoarea noastră a scris întotdeauna notele de evoluție într-un program de procesare a textului, tot ce a trebuit să facă cu notele din ultimele trei luni a fost să înceapă să salveze fișierele în așa fel încât să poată fi încărcate în DME. După ce am intrat în funcțiune, toate datele au fost introduse electronic. Deoarece completarea secțiunilor privind antecedentele medicale, sociale și familiale din EMR a fost la început consumatoare de timp, am început să programăm examinări complete care erau cu 15 minute mai lungi. Am eliminat timpul suplimentar aproximativ 18 luni mai târziu. Am încetat să mai scoatem fișe pentru mesajele telefonice după șase luni și pentru majoritatea vizitelor la cabinet după 18 luni.

Făcând față hârtiei. Multe EMR-uri nu sunt concepute pentru a înlocui complet dosarul pe suport de hârtie, astfel încât, dacă „a renunța la hârtie” este obiectivul dumneavoastră, trebuie să vă asigurați că software-ul are toate instrumentele necesare pentru a realiza acest lucru. Cea mai importantă cerință pentru a renunța la hârtii este de a avea o metodă de scanare a documentelor externe sub formă de text sau imagini și de a le arhiva în DME. Gestionarea cantității masive de hârtii legate de pacienți care intră zilnic în cabinetul nostru a fost una dintre cele mai mari provocări ale noastre. Fiecare document legat de pacient trebuie să fie revizuit și arhivat, scanat sau distrus. Ca una dintre sarcinile noastre de implementare, a trebuit să analizăm diferitele categorii de rezultate ale testelor, documente de spital și alte informații care intrau în biroul nostru în fiecare zi și să decidem cum să le gestionăm. Am decis să scanăm anumite documente importante, cum ar fi testele Papanicolau și rapoartele radiologice, iar restul să le arhivăm. Odată ce documentele sunt scanate, le păstrăm timp de cel puțin o săptămână pentru a asigura o copie de rezervă fiabilă a computerului, iar apoi sunt distruse. Unele documente care nu adaugă informații utile la dosar, cum ar fi al patrulea raport de radiografie toracică pentru un pacient internat în stare critică, sunt pur și simplu distruse. Pentru a diminua cererea de scanare, lucrăm la o interfață electronică pentru transferul de documente.

Formare. Formarea noastră a implicat trei faze – evaluarea inițială a competențelor de bază, formarea competențelor de bază și formarea specifică aplicației – care au fost efectuate cu trei luni, două luni și, respectiv, o săptămână înainte de a intra în funcțiune. Un reprezentant al furnizorului și propriul nostru formator au condus sesiunile de formare. În timpul instruirii privind aplicațiile a fost distribuit un document de sinteză care sublinia principalele modificări ale fluxului de lucru, astfel încât oricine nu era sigur cum să efectueze o sarcină cu noul sistem să aibă o referință rapidă.