Nu este un secret că managerii de birou sunt coloana vertebrală a oricărui birou care funcționează bine. Multe companii depind de managerii lor de birou pentru a păstra o bună calitate a vieții și productivitate. Deoarece slujba necesită răbdare, abilități de birou, capacitate de conducere și un talent de a lucra sub presiune, uneori un manager de birou excelent poate fi greu de găsit.
Căutați-o pe Debra Leonard-Porch, de exemplu. Debra a fost o profesionistă în domeniul administrativ timp de aproape 40 de ani și în prezent este managerul de birou al Incapital Holdings din Chicago. Debra știe că primul pas pentru a deveni un manager de birou excelent este să te iei pe tine și poziția ta în serios:
„Filozofia mea a fost întotdeauna: „Aplic pentru postul meu în fiecare zi”. Vin să aplic pentru postul meu pentru că acesta ar putea merge cu ușurință la altcineva. Ei pot lua pe cineva mai tânăr. Pot lua pe cineva mai ieftin. Pot lua pe cineva cu o educație mai bună, dar nu vor găsi niciodată pe cineva care să muncească la fel de mult ca mine.”
Citește în continuare ghidul nostru despre abilitățile, formarea și sfaturile unui manager de birou și te vei alătura în scurt timp marilor manageri de birou precum Debra.
Ce este un manager de birou?
Când vorbim despre manageri de birou, vorbim de fapt despre ceea ce face ca un birou să fie eficient. Managerii de birou au o varietate de responsabilități în funcție de nevoile companiei lor, dar toți managerii de birou sunt responsabili de planificarea, coordonarea și controlul activităților de birou, precum și de a fi atenți la controlul guvernamental, la legile muncii și la satisfacția angajaților.
În funcție de domeniu, poate exista o varietate de locuri de muncă în domeniul managementului de birou, cu toate acestea, sarcinile de bază ale acestor manageri sunt destul de asemănătoare. Pe lângă faptul că supraveghează buna funcționare a administrației unei companii, asigurându-se că sunt asigurate consumabilele necesare și că echipamentul de birou este în stare de funcționare, managerii de birou pot, uneori, de asemenea, să angajeze, să concedieze, să formeze și să promoveze angajații.
Abilități de manager de birou
Ca manager de birou, veți fi responsabil pentru procese, proceduri, documentație, comunicare, supraveghere, formare și administrare. Dacă sună ca o mulțime de responsabilități, este pentru că este. Pentru a vă asigura că biroul funcționează la cel mai bun nivel, trebuie să fiți bine versat în aceste abilități de management de birou.
Abilități de planificare
Planificarea ar trebui să vină în mod natural pentru managerii de birou. Responsabilitățile dvs. de planificare vor varia de la programarea ședințelor de birou până la delegarea responsabilităților. De la planificarea operațiunilor de afaceri pe termen lung până la executarea eficientă a sarcinilor de zi cu zi, planificarea organizată este o abilitate cheie pe care orice mare manager de birou ar trebui să o aibă.
Abilități administrative
Pentru un manager de birou, abilitățile administrative ar trebui să vină ca o a doua natură. Înainte de a ajunge la poziția de office manager există o mare probabilitate să fi ocupat și alte posturi administrative. În aceste poziții, v-ați fi cultivat o bază de competențe administrative care nu vor face decât să se dezvolte pe măsură ce vă adaptați la noul dvs. rol de office manager. Veți fi responsabil de diverse sarcini administrative în cadrul organizației, de susținerea și cultivarea culturii companiei și de alte responsabilități legate de personal, cum ar fi evaluarea performanțelor angajaților.
Abilități analitice
Dezvoltarea abilităților analitice la orice nivel de angajare este o idee bună. În calitate de manager de birou, veți avea nevoie de aceste abilități pentru a putea identifica ineficiențele și a sugera soluții pentru a contribui la succesul companiei dumneavoastră.
Abilități informatice
Un set de abilități informatice solide și practice nu este doar ideal, ci necesar pentru un manager de birou. Ar trebui să aveți un nivel de îndemânare suficient de ridicat pentru a vă simți confortabil, precis și eficient cu operațiunile zilnice necesare pe calculator – cum ar fi introducerea de date, crearea de foi și formatarea prezentărilor. Veți folosi probabil un software pentru rapoartele de cheltuieli, gestionarea facilităților și videoconferințele și comunicarea de zi cu zi.
Cursuri de formare pentru manager de birou
În timp ce urcați pe scara companiei, vor exista întotdeauna noi abilități de învățat, mai ales atunci când vine vorba de managementul biroului. Din fericire, nu este nevoie să fiți înscris într-un program de studii cu normă întreagă pentru a obține o educație în domeniul managementului de birou. Există o gamă de cursuri online și în persoană disponibile pentru oricine este interesat să își stimuleze cariera de manager de birou. Fie că doriți să perfecționați o abilitate specifică sau să vă dezvoltați în continuare setul complet de abilități de birou, există un curs potrivit pentru dumneavoastră. Citiți mai departe din selecția noastră aleasă manual pentru a găsi cursul perfect pentru nevoile dvs. de management de birou.
Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™
Cel mai bun pentru începătorii în domeniul managementului de birou care doresc să învețe intrările și ieșirile de bază ale domeniului înainte de a aplica pentru prima lor poziție de management, prin finalizarea acestui curs complet online, veți învăța abilitățile cadru și procesele necesare pentru a gestiona eficient orice birou modern.
SkillPath On-Demand Training – Inteligență emoțională
Ideal pentru managerii de birou care lucrează în domenii cu stres ridicat, cursurile online SkillPath se concentrează pe predarea inteligenței emoționale. Prin formatul lor ușor de utilizat și ușor de învățat, veți învăța cum să înțelegeți, să reglați și să valorificați emoțiile în orice situație de birou.
Dale Carnegie Training – Getting Results Without Authority
Util pentru managerii de birou care doresc să insufle schimbări și strategii de mare anvergură în corporația lor, prin intermediul unor seminarii web săptămânale veți învăța cum să transcendeți politica de birou potențial sufocantă pentru a câștiga respect și a construi încrederea în toate pozițiile din organizația dumneavoastră.
5 sfaturi de management de birou
În calitate de manager de birou, va trebui să fiți sârguincios în propria muncă și responsabil pentru producția restului biroului. Chiar și managerii de birou experimentați pot deveni stresați în zilele în care se pare că există non-stop nemulțumiri ale angajaților și preocupări ale executivului.
Prin adoptarea câtorva tehnici noi, veți descoperi că acele zile copleșitoare vor deveni mai puțin frecvente și mai ușor de gestionat. Când folosiți cele 5 sfaturi de top ale noastre pentru managementul biroului, veți rămâne în fruntea muncii și veți fi în fruntea jocului.
Stabiliți obiective pentru echipa dumneavoastră
Când stabiliți obiective clare pentru birou, creați cu adevărat un sentiment de scop pentru angajați. Prin crearea unor obiective de echipă sau chiar a unor obiective la nivelul întregii sucursale, întineriți scopul pentru compania dvs. pentru a-i menține pe lucrători motivați.
Creați obiective realizabile care îi inspiră pe membrii echipei să fie ambițioși cu munca lor. Atunci când o echipă este împlinită personal prin realizarea obiectivelor sale, întreaga forță de muncă va fi mai productivă și mai motivată în schimb. De asemenea, nu strică faptul că veți putea monitoriza mai eficient progresul fiecărei echipe atunci când există un obiectiv clar spre care se lucrează.
Comunicarea este cheia
În calitate de manager de birou, abilitățile dvs. de comunicare sunt esențiale pentru succesul dvs., deoarece sunteți de obicei primul punct de contact pentru clienții care vin la birou. Nu numai că veți comunica în mod regulat cu clienții, dar și cu angajații dvs. atunci când le delegați munca în cadrul organizației, atât verbal cât și în scris.
Această comunicare trebuie să fie eficientă și profesională pentru a vă asigura că mesajele sunt transmise și primite așa cum se dorește, dar și prietenoasă pentru a menține relațiile cu clienții și angajații dvs.
Abilități de gestionare a timpului
Abilitățile de gestionare a timpului sunt o parte esențială a oricărui loc de muncă în domeniul managementului de birou, deoarece este de datoria dvs. să utilizați fiecare minut din rolul dvs. la potențialul său maxim. Abilitățile de gestionare a timpului și de organizare sunt necesare pentru a vă asigura că sunteți disponibil pentru a aloca în mod corespunzător fiecare sarcină la timp, în concordanță cu celelalte termene ale biroului.
Să fiți un gânditor inovator
Să fiți un gânditor inovator este primul pas pentru a fi un manager de birou eficient, deoarece rezolvarea problemelor este una dintre principalele dvs. responsabilități. În calitate de manager de birou, vă veți confrunta cu situații necunoscute care, la prima vedere, pot părea că scapă de sub controlul dumneavoastră, precum și cu noi provocări pe care trebuie să le depășiți. S-ar putea ca primul dvs. instinct să recurgă la a fi frustrat de aceste provocări, dar, în schimb, va trebui să vă dezvoltați abilitatea de a le aborda în mod înnăscut cu o gândire inovatoare.
Iată un sfat pentru a începe: înconjurați-vă de gânditori inovatori și învățați de la ei prin observare. Este important să vă expuneți la noi moduri de gândire și metode creative de succes.
Continuați-vă educația și dezvoltarea profesională
Cei mai buni manageri de birou nu se opresc niciodată din învățat. Va trebui să vă extindeți continuu cunoștințele pentru a rămâne la curent cu evoluția tehnologiei și pentru a dezvolta noi tactici manageriale.
Când faceți din dezvoltarea profesională o parte regulată a planului dvs. strategic lunar de carieră, veți rămâne în fața concurenței și veți contribui la menținerea companiei dvs. în frunte, de asemenea. Fie că vă înscrieți la cursuri de weekend sau participați săptămânal la cursuri online de tip webinar, continuați să învățați – face parte din responsabilitatea dvs. ca office manager.
Devenirea unui office manager cu adevărat grozav ține de intenție – colegii dvs. vor observa acest lucru, directorii dvs. îl vor aprecia, iar dvs. veți avea succes datorită acestui fapt. Căutați mai mult? Consultați ghidul nostru despre managementul de birou.
.