După ce am dedicat ultimul nostru articol factorilor de mediu al întreprinderii, ar fi neglijent din partea noastră să nu spunem ceva despre activele proceselor organizaționale. Acestea apar chiar mai frecvent decât Factorii de Mediu al Întreprinderii în procesele de management de proiect – de 47 de ori ca intrări ale procesului și de 10 ori ca ieșiri. Conform Ghidului pentru Corpul de cunoștințe în managementul proiectelor (Ghidul PMBOK®), Activele procesului organizațional sunt „planurile, procesele, politicile, procedurile și bazele de cunoștințe specifice și utilizate de organizația executantă”.
Cine s-a alăturat unei noi companii ca manager de proiect va înțelege că aceste Active ale procesului organizațional trebuie căutate cât mai curând posibil. În ciuda certificatului dumneavoastră strălucitor PMP® în domeniul managementului de proiect și a anilor de experiență anterioară, vă sfătuim cu tărie să respectați ceea ce s-a făcut înainte în noua dumneavoastră companie și să adoptați instrumentele și tehnicile pe care le folosesc managerii de proiect de la colegii dumneavoastră. De infinit mai mult folos va fi baza de cunoștințe pe care compania a acumulat-o de-a lungul anilor. Programele planificate și efective din proiectele anterioare, documentația privind lecțiile învățate și diversele jurnale și registre din proiectele anterioare vă vor ajuta să înțelegeți mediul pe care va trebui să îl stăpâniți. Acestea vă vor oferi informații valoroase cu privire la cine sunt oamenii buni, care sunt părțile interesate dificile și ce riscuri ar trebui luate în considerare în acest nou mediu.
Politicile și procedurile existente vor influența întregul ciclu de viață al proiectului. Veți găsi probabil modele pentru principalele documente. S-ar putea, de asemenea, să întâlniți denumiri ciudate pentru artefacte familiare – de exemplu, Carta de proiect este uneori numită Propunere de proiect. Așadar, activele procesului organizațional trebuie adesea filtrate prin cunoștințele dumneavoastră PMP® pentru a afla la ce servesc de fapt. Orice orientări pe care le găsiți vor fi, de asemenea, binevenite, în special cele care detaliază modul de adaptare a procedurilor pentru a se potrivi diferitelor proiecte. Amintiți-vă din cursul de formare PMP® că fiecare proiect are un aspect unic, așa că cel mai probabil va trebui să adaptați lucrurile.
Am menționat reglementarea atunci când am discutat despre Factorii de mediu ai întreprinderii, dar politicile și regulile interne se găsesc în Activele procesului organizațional. Așteptați-vă să găsiți politici de resurse umane, cum ar fi sănătatea și siguranța, dar căutați și politici referitoare la alte aspecte ale proiectului – cum ar fi achizițiile, calitatea și bugetarea. Va fi bine să vedeți că există proceduri de control al modificărilor, precum și o bună cultură de gestionare a riscurilor. În cele din urmă, desigur, un proces solid de închidere a proiectului va furniza baza de cunoștințe care formează celălalt aspect al activelor procesului organizațional.
Informațiile istorice din proiectele anterioare sunt foarte utile. Din acestea, putem determina ratele de muncă, atitudinile față de risc (ce s-a întâmplat când ceva a mers prost?) și modul în care tind să fie luate deciziile. Vă amintiți cele patru moduri în care poate fi luată o decizie de grup din zilele de PMP® – unanimitate, majoritate, pluralitate sau autocratic? Orice măsurători înregistrate sunt, de asemenea, foarte utile – acestea îl ajută pe managerul de proiect să înțeleagă ce îl preocupă pe managementul superior. Diagramele tablourilor de bord și rapoartele de stare oferă informații despre ce domenii de cunoaștere sunt butoane fierbinți pentru noii dvs. șefi.
În timp ce Activele Procesului Organizațional sunt benefice pentru noul manager de proiect din cartier, ce se întâmplă cu bietul student PMP® care trebuie să știe că există un total de 57 de intrări și ieșiri ale Activelor Procesului Organizațional în cadrul proceselor de management de proiect? Ei bine, gândiți-vă puțin la asta: Când este posibil să aveți nevoie de acestea? Planificarea este un punct evident în care aveți nevoie de șabloane și proceduri, precum și de un pic de perspectivă istorică. Fiecare proces de planificare, inclusiv „Elaborarea planului de management al proiectului” însuși, are ca intrări Activele procesului organizațional.
Rețineți, de asemenea, că acestea nu au ca ieșiri Actualizări ale activelor procesului organizațional! La suprafață, acest lucru pare ciudat, deoarece se pare că planurile noastre nu contribuie la baza de cunoștințe corporative. Dar uitați-vă la procesul de închidere – acesta are Organizational Process Assets Updates ca ieșire – aici sunt arhivate planurile noastre. Doar două procese de monitorizare și control (Monitorizarea riscurilor și Controlul achizițiilor) au ca ieșire Actualizări ale activelor procesului organizațional, care reflectă modificări în structura de defalcare a riscurilor și, respectiv, în documentația de achiziții. Aceste actualizări apar, de asemenea, ocazional în grupul de procese Executing, în special în procesele „Manage”.
Așa cum am spus în articolul anterior, are mai mult sens pentru studentul PMP® să înțeleagă ce sunt și la ce sunt folosite activele procesului organizațional decât să memoreze liste din Ghidul PMBOK® și să învețe intrările și ieșirile pe de rost. Întrebați-vă doar: acest proces utilizează politici și proceduri stabilite sau se bazează pe date istorice? Dacă da, atunci activele procesului organizațional ar trebui să apară pe lista de intrări. În mod similar, procesul actualizează bazele de date sau politicile? Dacă da, atunci se poate aștepta ca rezultat actualizări ale activelor procesului organizațional.
Dacă doriți să aflați mai multe despre activele procesului organizațional și alte concepte de management al proiectelor, vă rugăm să vizitați pagina noastră de instruire. Derulăm cursurile noastre de management de proiect online în clasa noastră virtuală pentru confortul dumneavoastră. Pentru a obține mai multe detalii, vă rugăm să ne contactați direct.