Mutarea la un nou birou este o mișcare interesantă pentru orice companie și nu trebuie să fie un proces stresant pentru cei care îl coordonează.
Un studiu realizat de E.ON arată că relocarea este a doua cea mai stresantă sarcină pentru proprietarii de afaceri mici, după angajarea de personal nou. În consecință, cele mai multe companii amână mutarea, alegând să rămână în spații înghesuite și costisitoare.
Iată șapte sfaturi esențiale de relocare a birourilor pentru a crește șansele unei mutări rapide și eficiente.
Planificați-vă din timp mutarea biroului
Mutarea comercială necesită o planificare și o pregătire detaliată. Atunci când planificați mutarea, decideți data mutării, intervalul de timp pentru procesul de relocare, după care puteți veni cu un program. În plus, dispuneți de un buget specific alocat procesului de relocare. Acesta vă va fi util atunci când identificați costurile pentru angajarea firmelor de mutare și vă va ajuta să evitați luarea unor decizii neinformate.
Comunicați cu angajații
Comunicarea cu angajații dvs. este unul dintre sfaturile importante de relocare a birourilor pe care trebuie să le luați în considerare. Asigurați-vă că vă țineți personalul la curent cu planurile de mutare și cu orarul. Anunțați-i cu privire la schimbările și procedurile importante de la noul sediu al afacerii, inclusiv:
– Noua adresă sau orice numere de telefon și fax revizuite
– Noile reguli ale clădirii
– Aranjamentul de ambalare la noua locație, printre altele
Puteți să-i încurajați să creeze o listă de verificare a mutării pentru a vă asigura că toate zonele esențiale sunt acoperite și că nimic nu este omis. În timp ce schimbarea poate fi neliniștitoare pentru angajați, comunicarea cu aceștia le poate ridica moralul.
Asemnați un manager de proiect
Care mutare de birou necesită un efort de echipă pentru a crește șansele de succes. Numirea unui manager de proiect care să faciliteze toate aspectele procesului de relocare va fi, de asemenea, importantă.
Liderul echipei trebuie să aibă abilități multitasking, abilități organizatorice excepționale, abilități de comunicare eficiente și experiență în lucrul cu bugetele. Un set excelent de instrumente de gestionare a biroului poate ajuta, de asemenea, să facă relocarea mai ușoară.
Protejați-vă datele
Nu se știe niciodată ce s-ar putea întâmpla cu fișierele și hardware-ul dumneavoastră în timpul procesului de relocare. Ați putea ajunge să pierdeți documente importante din cauza unor servere sau hard disk-uri deteriorate. Prin urmare, este important să faceți o copie de rezervă a datelor dvs. și să le protejați împotriva pierderilor și încălcărilor atunci când vă mutați.
De exemplu, puteți utiliza un sistem digital de gestionare a vizitatorilor pentru a vă proteja datele vizitatorilor și ale personalului. Cea mai bună parte este că vă puteți muta cu el fără probleme, deoarece este bazat pe cloud. În acest fel, demonstrați conformitatea cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), deoarece nu veți pierde date despre cine v-a vizitat afacerea în trecut.
Curățați-vă în profunzime biroul
Nu vă mutați cu obiecte de care nu aveți nevoie. Îndepărtați dosarele vechi, distrugeți hârtiile inutile, eliminați mobilierul vechi și vindeți sau donați echipamentele care nu vor mai fi necesare. Cu toate acestea, asigurați-vă că vă consultați cu contabilii dumneavoastră, deoarece obiectele donate pot fi folosite ca o amortizare.
Angajați o companie de mutări profesionistă
Angajarea unei companii de mutări este esențială pentru a facilita o mutare fără probleme a biroului. Companiile de mutare au cunoștințele, expertiza și resursele necesare pentru a face procesul de mutare fără probleme. Acestea vor oferi servicii de ambalare și despachetare pentru a se asigura că obiectele dvs. de afaceri sunt transferate în siguranță. O companie de mutări poate, de asemenea, să identifice cerințele afacerii dvs. și să vă ajute să întocmiți un plan de mutare adecvat.
Asigurați-vă că alegeți o companie bine stabilită, certificată și asigurată.
Actualizați-vă adresa pretutindeni
Anunțați-i pe furnizorii și clienții dvs. când vă mutați, noua adresă a companiei și când se va relua activitatea normală. Asigurați-vă că vă actualizați cărțile de vizită, site-ul web, antetul și site-urile de socializare. În plus, contactați Google pentru a vă schimba adresa, și listarea online cu o lună înainte de mutare.
Mutarea nu este chiar atât de agitată pe cât pare. Dacă urmați aceste sfaturi de relocare a biroului – de la planificarea procesului, comunicarea cu clienții, furnizorii și angajații până la salvarea datelor – veți putea face o tranziție fără probleme la noul loc de muncă.
Contactați VisiPoint pentru a afla mai multe despre salvarea datelor dvs. cu ajutorul unui sistem digital de gestionare a vizitatorilor.
Descărcați pachetul de informații
Completați formularul de mai jos și veți primi un pachet de informații livrat direct în căsuța dvs. de e-mail! Acesta vă va ajuta să evaluați sistemul nostru de gestionare a vizitatorilor – și este excelent pentru a-l împărtăși cu alți membri ai echipei dvs.