Comunicarea slabă ucide afacerile.
Când liderii nu știu cum se comportă echipele lor (iar membrii echipei nu știu ce vor sau de ce au nevoie liderii lor), atunci comunicarea are de suferit, inițiativele eșuează, iar afacerea pierde bani pe care i-ar fi putut câștiga cu ușurință.
Rapoartele de afaceri pot oferi un instrument critic de comunicare pentru liderii de afaceri, oferindu-le informațiile de care au nevoie pentru a urmări progresul către obiectivele importante ale afacerii și pentru a face corecții de curs atunci când este necesar.
Ce este un raport de afaceri? Cum se scrie un raport de afaceri?
Iată o explicație a rapoartelor de afaceri, câteva exemple de rapoarte de afaceri și câteva sfaturi pentru a scrie un raport de afaceri.
Ce este un raport de afaceri?
Un raport de afaceri este o piesă formală de informații scrise folosită în scopuri de afaceri specifice.
De obicei, acesta include descrieri ale procedurilor de urmat, urmate de colectarea și analiza datelor. Apoi, persoana care prezintă raportul documentat discută semnificația procedurilor și concluziile trase în urma analizei acelor date.
Rapoartele de afaceri sunt adesea înregistrate și împărtășite în cadrul unei afaceri pentru a se asigura că se poate face referire la ele dacă este nevoie în viitor.
via GIPHY
Unul dintre lucrurile dificile despre rapoartele de afaceri este că acestea pot varia foarte mult de la o organizație la alta. Datele care sunt importante pentru, să zicem, biroul unui contabil sau al unui avocat fiscal ar putea să nu fie la fel de relevante pentru o afacere specializată în vânzarea de produse electronice sau software, chiar dacă acestea pot folosi multe dintre aceleași documente la momentul impozitării!
Tipuri de rapoarte de afaceri
Există multe tipuri de rapoarte de afaceri pe care le poate folosi o organizație. Unele tipuri comune de rapoarte de afaceri includ:
Rapoarte formale de afaceri
Aceste rapoarte se conformează, în general, unui anumit proces stabilit și pot fi necesare pentru respectarea anumitor cerințe de reglementare. Multe rapoarte formale, atunci când sunt impuse pentru conformitate, au un formular standardizat pe care trebuie să îl completați.
Aceste rapoarte se disting adesea de rapoartele de afaceri informale prin intenția, structura și lungimea lor. Multe dintre rapoartele specifice enumerate mai jos pot fi considerate rapoarte formale.
Când sunt create special pentru a respecta un anumit tip de reglementare, aceste rapoarte pot fi numite „rapoarte statutare”.”
Rapoarte de afaceri informale
Așa-numitele rapoarte de afaceri „informale” includ lucruri cum ar fi memo-uri sau scrisori intra-companie destinate în primul rând utilizării în cadrul organizației dumneavoastră.
Pentru că acestea sunt documente strict interne destinate mai degrabă pentru comoditate decât pentru a îndeplini o cerință specifică de reglementare, ele au adesea un format simplu, de text simplu. În multe cazuri, un raport informal va fi mai scurt decât un raport formal, deși aceasta nu este o regulă „hard and fast”.
via GIPHY
Cu toate acestea, unele companii aleg să folosească un format sau un șablon specific de raport de afaceri chiar și pentru comunicările lor mai informale sau interne. Acest lucru poate ajuta la crearea unei coerențe pentru aceste rapoarte.
Multe dintre tipurile de rapoarte enumerate mai jos ar putea fi, de asemenea, clasificate ca rapoarte informale, în funcție de formatul lor.
Rapoarte de afaceri analitice și de cercetare
Aceste rapoarte colectează seturi de date și apoi le studiază pentru a crea o analiză și a face recomandări pe baza acestei cercetări.
De exemplu, o companie ar putea crea un raport analitic care să detalieze datele demografice ale clienților din mai multe regiuni și segmente pentru a determina cum și unde să își comercializeze produsele sau să deschidă noi centre de distribuție.
Rapoarte informative
Un raport informativ este un raport care înregistrează un anumit element sau set de date pentru o interpretare ulterioară. Rapoartele de cheltuieli, jurnalele de inventar și rapoartele de vânzări ar putea fi considerate exemple de rapoarte informaționale.
În comparație cu rapoartele analitice, aceste documente nu includ, de obicei, explicații sau recomandări – deși datele pe care le conțin ar putea fi folosite pentru a lua decizii mai târziu.
Sinteze
Acesta este un tip de raport de afaceri care încearcă să ia un subiect sau un set de date complexe și să le explice cât mai succint posibil. Rezumatele sunt adesea un tip de raport de afaceri informal pregătit de secretari sau asistenți pentru a economisi timp pentru directori atunci când iau decizii.
via GIPHY
Ocazional, acestea pot fi folosite ca bază pentru un comunicat de presă sau un alt document cu caracter extern.
Rapoarte de performanță
Aceste rapoarte colectează un set de indicatori de performanță despre un departament, o echipă sau un individ din cadrul organizației. Conținutul acestor rapoarte poate varia în funcție de departamentul persoanei evaluate. La urma urmei, contabilii nu vor fi, în general, supuși acelorași standarde ca și reprezentanții de vânzări.
În multe cazuri, datele din rapoartele de performanță pot fi folosite pentru a lua decizii privind personalul sau anumite inițiative de afaceri – deci poate exista o suprapunere cu rapoartele analitice.
Rapoarte de minoritate și de majoritate
Când există un comitet cu trei sau mai multe persoane format pentru a lua o decizie de afaceri, acestea pot avea o diferență de opinie.
Rapoartele de majoritate și de minoritate colaționează concluziile părților respective ale divizării. Raportul părții cu mai puțini membri se numește raport minoritar, în timp ce raportul părții mai mari se numește raport majoritar.
Raporturi trimestriale și anuale
Raporturi periodice prezentate la intervale stabilite pentru a ajuta la revizuirea proceselor și a progreselor înregistrate în vederea atingerii principalelor obiective de afaceri. Rapoartele trimestriale și anuale pot avea accente diferite în organizații diferite.
via GIPHY
În unele organizații, raportul anual poate fi o colaționare a rapoartelor trimestriale individuale. Sau poate implica o analiză mai aprofundată a unei inițiative pe termen lung și a modului în care aceasta a avut impact asupra companiei.
Câteodată, aceste rapoarte pot fi întocmite mai frecvent și pot fi denumite pur și simplu „rapoarte periodice.”
5 Modele și formate de rapoarte de afaceri
Există la fel de multe formate de rapoarte de afaceri pe cât de multe companii care le întocmesc. În timp ce unele formulare de afaceri pot folosi un format standardizat (mai ales dacă sunt „rapoarte de afaceri statutare” impuse prin lege), altele pot să nu aibă un format standard.
Iată câteva modele și mostre de rapoarte de afaceri pe care le puteți folosi pentru a întocmi un raport în viitor:
Employee Sales Report Template
Store Identification #:
Employee Name:
Date of Sales Review:
Obiectivul de vânzări brute:
Valoarea vânzărilor brute:
Orele lucrate:
Valoare medie pe oră:
Acest model de raport informativ ar putea fi folosit ca bază pentru o viitoare evaluare a performanțelor angajaților.
În special, urmărirea orelor lucrate într-o anumită perioadă în raport cu venitul brut total generat de acel angajat poate fi valoroasă pentru a măsura în mod echitabil cât de valoros este un angajat în comparație cu alții care pot lucra un număr mai mare sau mai mic de ore.
În mod normal, unele organizații pot adăuga câmpuri pentru a include vânzarea de produse specifice pentru a urmări progresul către obiective specifice.
Șablon de raport de activitate
Imaginea de mai sus este un șablon de raport implicit din HubSpot care prezintă activitățile de vânzare ale angajaților individuali din echipa de vânzări pentru a urmări cât de activi sunt.
Acest raport poate fi folosit pentru a evalua cât de frecvent se implică un membru al echipei de vânzări în activități critice. Diagrame cu bare similare ar putea fi utilizate pentru a ajuta la urmărirea altor activități frecvente.
Departamental, Echipă, sau a magazinului Model de raport de vânzări
| Real | Proiectat | Varianță | %. Diferență | YTD Real | YTD Proiectat | YTD Variație | YTD % | ||
| Vânzări în $ | |||||||||
| Încasări | |||||||||
| Marjă | |||||||||
| Numărul de Comenzi | |||||||||
| Medie Order Value |
Datele din acest tabel ar putea fi folosite pentru a completa o diagramă liniară care să arate vânzările proiectate și cele reale pentru un anumit departament, echipă sau locație de-a lungul timpului.
Aceste rapoarte sunt deseori realizate săptămânal, lunar sau trimestrial.
Tabel de raport de cheltuieli
Rapoartele de cheltuieli pot fi dificil de creat un șablon generic pentru deoarece diferite afaceri și industrii vor avea diferite cheltuieli de urmărit.
Vă poate ajuta să creați categorii largi de tipuri de cheltuieli și să le urmăriți într-un fișier Excel sau într-un software de urmărire a cheltuielilor care poate înregistra automat cheltuielile afacerii dvs. în funcție de tip.
Multe rapoarte de cheltuieli menite să fie ușor de consumat au un format ca acesta:
- Un grafic cu plăcintă mare care reprezintă grafic fiecare tip de cheltuială.
- Grafice cu bare care prezintă comparații alăturate ale fiecărui tip de cheltuială.
- Un tabel buget vs. cheltuieli care colaționează fiecare tip de cheltuială și totalurile acestora în comparație cu bugetul disponibil.
Câteva dintre aceste rapoarte de cheltuieli pot adăuga veniturile preconizate dintr-un raport de vânzări pentru a analiza riscul companiei de a-și depăși bugetul.
Tabular de raport de cercetare
Multe întreprinderi trebuie să efectueze cercetări extinse pentru a pregăti o nouă inițiativă sau lansarea unui produs. Rapoartele de cercetare ajută aceste întreprinderi să colecteze date și să ofere o interpretare a faptelor pe care le pot folosi în beneficiul companiei.
În timp ce structura reală a unui raport de cercetare poate varia în funcție de tipul de cercetare și de companie, o schiță de bază include, în general:
- Numele celui care întocmește raportul (sau numele, dacă sunt implicați mai mulți cercetători) și informațiile de contact.
- Un rezumat de fond sau un rezumat al raportului, care detaliază motivul raportului și obiectivele sale.
- Un rezumat al „principalelor constatări”, care este adesea în format de listă de puncte. Acesta este utilizat pentru a oferi o listă rapidă a celor mai importante puncte de date și concluzii din studiu.
- Corpul raportului. Acesta va conține, de obicei, cea mai mare parte a textului, precum și figuri și imagini care ajută la evidențierea punctelor de date importante.
- O concluzie care rezumă rezultatele cercetării.
- Recomandări cu privire la ceea ce compania ar putea avea nevoie să facă pe baza constatărilor din cercetare.
- O listă de referințe pentru orice surse sau studii externe utilizate în documentul de cercetare.
Cum să scrieți un raport de afaceri: Cele mai bune practici de care trebuie să țineți cont
Schemele de raport prezentate mai sus pot servi ca punct de plecare pentru diverse rapoarte de afaceri formale sau informale. Cu toate acestea, simpla urmărire a unui șablon, chiar și a unuia bun, nu garantează că raportul va fi valoros.
Pentru a crea rapoarte de afaceri excelente, care vor ajuta la îmbunătățirea rezultatelor în loc de a pierde timpul, iată câteva lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când le scrieți:
Păstrați-vă raportul obiectiv, nu subiectiv.
Scopul final al majorității rapoartelor de afaceri este de a comunica în mod clar fapte, nu opinii.
Apelurile emoționale care folosesc adjective descriptive precum „teribil”, „îngrozitor”, „grozav” și „superb” sună bine, dar nu adaugă acuratețe unui raport. În schimb, încercați să păstrați un limbaj simplu, astfel încât să comunicați doar faptele.
via GIPHY
Acest lucru poate părea contra-intuitiv atunci când scrieți un raport bazat pe analiză care solicită o anumită concluzie sau sugestie. Cu toate acestea, menținerea unui ton impersonal care se concentrează pe date reale mai degrabă decât pe descrieri emoționale este mai bună pentru un raport formal menit să prezinte fapte obiective.
Mențineți o structură de raport coerentă pentru fiecare tip de raport.
Are afacerea dvs. un format standardizat pentru fiecare dintre rapoartele sale? Dacă nu, atunci acesta ar trebui stabilit cât mai curând posibil.
Să urmați un model simplu pentru fiecare tip de raport de afaceri poate ajuta la facilitarea înțelegerii rapide a conținutului raportului de către cititorii din cadrul organizației. Acest lucru, la rândul său, îi poate ajuta pe cititori să economisească timp.
Submiteți rapoartele dumneavoastră pentru a fi revizuite de cel puțin o persoană.
Revizuirea este o etapă critică pentru orice piesă de redactare procesuală. Chiar și acest articol de blog pe care îl citiți a fost revizuit de două persoane înainte de a fi publicat!
De ce? Pentru că, cu toții facem greșeli, mai ales atunci când se apropie un termen limită și există o presiune enormă pentru a ne grăbi să terminăm lucrurile.
Având un al doilea (sau al treilea) set de ochi pe un raport de afaceri înainte de a fi prezentat șefului sau de a fi depozitat pe termen lung poate ajuta la asigurarea evitării greșelilor factuale și gramaticale de bază. Acest lucru, la rândul său, vă ajută să scrieți un raport de afaceri mai bun.
Considerați intenția și audiența raportului dumneavoastră.
De ce scrieți acest raport? Cui va fi prezentat? Cunoscând răspunsurile la aceste întrebări vă poate ajuta să încadrați conținutul raportului dvs. mai eficient.
De exemplu, dacă raportul este menit să-i ajute pe directorii de la nivel C să ia o decizie cu privire la continuarea sau oprirea lansării unui anumit produs nou, este posibil să doriți să subliniați statisticile studiilor de piață, să analizați bugetul și să aveți o proiecție a costurilor în raport cu costurile. estimare a profitului în raport.
via GIPHY
Dacă scopul raportului este pur și simplu de a colecta și de a prezenta puncte de date, atunci ar putea fi mai bine să păstrați la minimum textul extravagant și să vă limitați la tabele și grafice de date simple, ușor de interpretat.
Cunoașterea intenției și a audienței raportului dvs. este crucială pentru a scrie rapoarte eficiente. De asemenea, vă poate ajuta să înțelegeți ce trebuie să știți pentru a vă scrie raportul în primul rând.
Verificați punctele și sursele de date.
Pentru multe rapoarte informative, raportul va fi la fel de bun ca și datele găsite în el. Deci, este adesea important să verificați punctele de date dintr-un raport înainte de a-l trimite.
Acest lucru poate implica verificarea surselor independente, urmărirea rapoartelor anterioare pentru a vedea dacă informațiile din raportul dumneavoastră sunt în concordanță cu acestea sau pur și simplu reverificarea datelor pe care le-ați consemnat în raport cu materialul sursă pentru a verifica dacă au fost înregistrate corect.
Acest lucru este deosebit de important atunci când scrieți rapoarte care solicită recomandări bazate pe datele din acestea, deoarece punctele de date inexacte pot duce la decizii greșite. Selectarea selectivă a surselor și a datelor poate ajuta să facă o propunere mai atractivă, dar asta nu înseamnă că recomandarea care stă la baza acesteia va fi eficientă.
Este mai important ca un raport să reflecte cu acuratețe realitatea decât să „câștige” pur și simplu un argument.
Asigură-te că elementele tale vizuale au sens.
Imaginile și elementele de design grafic pot fi cruciale pentru a face un raport ușor de interpretat. Diagramele cu plăcintă, cu bare și cu linii sunt toate modalități eficiente de reprezentare vizuală a punctelor de date cheie.
Cu toate acestea, este important să verificați dacă folosiți elementele vizuale potrivite pentru raportul dumneavoastră.
via GIPHY
Când adăugați un element vizual, cum ar fi o imagine sau un grafic la raport, luați în considerare următoarele:
- Va fi imaginea prea aglomerată? Elementele vizuale simple sunt mai ușor de interpretat, dar cele complexe (cum ar fi diagramele liniare cu peste 20 de linii) pot fi prea greu de analizat.
- Tipul de element vizual utilizat are sens pentru datele prezentate? Diagramele circulare excelează pentru a oferi o estimare rapidă a relațiilor procentuale dintre mai multe puncte de date legate între ele, diagramele cu bare sunt bune pentru comparații rapide, iar diagramele cu linii sunt utile pentru urmărirea câtorva puncte de date pe un anumit interval de timp. Asigurați-vă că folosiți graficul potrivit pentru datele pe care doriți să le prezentați.
- Este punctul de date relevant pentru raport? Dacă o bucată de date nu este relevantă pentru raport, atunci probabil că ar trebui să o omiteți.
În multe cazuri, formatul unui raport poate include un anumit tip de grafic care trebuie folosit. Cu toate acestea, deoarece unele rapoarte pot avea nevoie de diferite tipuri de date de la un raport la altul (cum ar fi în rapoartele de cercetare), este important să știți când și cum să alegeți elementele grafice care completează acele puncte de date.
Când echipa dvs. știe cum să își prezinte în mod corespunzător constatările în diferite rapoarte de afaceri, favorizați o bună comunicare și colaborare. Acest lucru este esențial pentru creșterea afacerii.