Der har været en udbredt aflysning af konferencer på grund af COVID-19-pandemien, og der er stor sandsynlighed for, at aflysningerne vil fortsætte. Graduate School vil derfor ikke tilbyde Conference Travel Awards på dette tidspunkt. Når den normale konferenceaktivitet genoptages, vil vi genoptage uddelingen af Conference Travel Awards. Når vi igen tager imod ansøgninger, vil vi være fleksible med hensyn til fristerne og angive en tidsramme for behandling af ansøgninger om priser med tilbagevirkende kraft.
Definition og politik
- Rejsepriser til studerende på kandidatniveau er til rådighed for at hjælpe studerende på kandidatniveau med at betale rejseudgifter til større nationale eller internationale konferencer, så de kan fremlægge artikler eller plakater eller fungere som inviterede talere. Studerende inden for kunst kan modtage støtte til at give inviterede optrædener eller installationer.
- Hver studerende skal bekræftes som oplægsholder, før der ansøges om støtte, og hver studerende skal være i en uddannelse og være indskrevet i kurser på rejsetidspunktet. (Hvis konferencen finder sted om sommeren, og den studerende ikke er indskrevet, skal han/hun være indskrevet i foråret og tilmeldt efterårskurser på ansøgningstidspunktet for at være berettiget til støtte.)
- Fondene må kun anvendes til flybilletter eller billetpriser, der støtter alternative transportformer (f.eks. kilometerpenge, taxaer); de må ikke anvendes til registrering, hoteller, mad eller andre rejseudgifter.
- Individuelle tildelinger er begrænset til én hvert andet år.1
- Prioritet vil blive givet til kandidatstuderende, som ikke har andre betydelige midler til rådighed til rejsen og/eller som ikke tidligere har modtaget generel finansiering af konference-rejser for kandidatstuderende fra Graduate School.
- Disse priser er beregnet til at støtte kandidatstuderende, der præsenterer forskning udført på University of Washington og ikke på tidligere institutioner.
Maksimale tildelingsbeløb
- 300$ for indenlandske rejser
- 500$ for internationale rejser
Der er et begrænset beløb til rådighed for hver periode, der er anført nedenfor, til støtte for graduate studenters rejser inden for den pågældende periode. Finansieringen vil blive godkendt efter de angivne frister med justeringer for at opretholde retfærdighed i processen. Afdelingerne bør udvikle deres egne processer og prioriteringer for de studerendes ansøgning om støtte. Ansøgninger skal indsendes inden rejsen og inden for de frister, der gælder for hver periode. Der vil ikke blive bevilget støtte med tilbagevirkende kraft. Afdelinger kan indsende deres anmodninger når som helst før fristerne, men beslutninger for rejseperioden vil først blive truffet, når den relevante frist er overskredet.
Hvis en tildeling er givet, og den studerende ikke deltager i konferencen eller vælger ikke at bruge Graduate School-finansieringen, bedes du underrette Office of Fellowships and Awards, så tildelingen kan annulleres, og den studerende kan bevare sin ret til finansiering.
Vi forsøger at fordele finansieringen retfærdigt. Hvis en afdeling har gjort betydeligt større brug af midlerne i forhold til andre enheder, kan vi begynde at sætte fremtidige ansøgninger på en venteliste. Mod slutningen af regnskabsåret, i april eller maj, vil vi afgøre, om nogen på ventelisten kan flyttes til finansieret status. Hvis nogen studerende på ventelisten får fuld refusion i mellemtiden, vil de ikke blive taget i betragtning til finansiering.
Indgivelse af en anmodning
Rejseanmodninger skal indsendes af autoriseret personale i afdelingen ved hjælp af Awards-portalen i MyGrad. Studerende, der ønsker at anmode om rejsegodtgørelser, skal kontakte deres institutter for at få vejledning og interne politikker og procedurer.
Anmodninger kan indsendes når som helst før den ønskede rejse, men senest inden den frist, der er angivet for hvert rejsetidsrum. Ansøgninger vil blive behandlet inden for den relevante tidsramme som anført nedenfor, og tildelinger vil blive foretaget kort efter fristen. Som du kan se nedenfor, er der to forskellige frister for hver måned for en rejse, inden for hvilke en anmodning kan indsendes.
Indgiv en generel ansøgning om støtte til konference-rejser
Forfrister
| Rejsemåned | Tidsfrist 1 | Tidsfrist 2 | |
| September | 1. juli | 1. juli | 1. august |
| Oktober | August 1 | 1. september | |
| November | 1. september | 1. september | 1. oktober |
| December | Oktober 1 | Oktober 1 | |
| Januar | November 1 | Oktober 1 | December 1 |
| Februar | 1. december | 1. januar | |
| Marts | 1. januar | 1. januar | 1. februar |
| April | Februar 1 | Marts 1 | |
| Maj | Marts 1 | Marts 1 | April 1 |
| juni | april 1 | maj 1 | |
| juli | maj 1 | juni 1 | |
| august | 1. juni | 1. juli |
Begrundelse for anmodningen
Begrundelsesafsnittet i anmodningen skal indeholde:
- Titel på den artikel, plakat eller det foredrag, som den studerende præsenterer
- Hvis den studerende har ansøgt om eller modtager anden finansiering eller ej (dette omfatter finansiering fra konferencen, afdelingen, fakultetet og GPSS). Hvis ja, kilde og beløb, der er ansøgt om eller modtaget.
- Hvis det er relevant, en forklaring på formildende omstændigheder i strid med de anførte politikker (Bemærk: sene ansøgninger vil kun blive taget i betragtning, hvis papiret/plakaten er blevet accepteret efter den sidste frist for rejseperioden. Når du indgiver anmodningen i MyGrad Program, skal du sende en kopi af accepten pr. e-mail til Fellowships & Awards: [email protected].)
- Prioritet (valgfrit; institutterne kan vælge at rangordne de anmodninger, de indsender, og vi vil overveje dem i prioriteret rækkefølge)
Ved at indgive en anmodning bekræfter institutterne, at konferencen er vigtig inden for studieområdet, og at oplevelsen er vigtig for den studerendes akademiske fremskridt (medmindre andet er anført i begrundelsesafsnittet). For at indsende en anmodning skal afdelingerne uploade en kopi af indbydelsesbrevet eller godkendelsesmeddelelsen, der er sendt til den studerende.
Accessing Awards
Godkendelsesprocessen for priser i MyGrad Program genererer en e-mail til den studerende og den, der har fremsat anmodningen. Beløb til tildelinger kan bruges fra afdelingernes GSF-RSA-budgetter (75-XXXXXX). Der vil ikke ske nogen egentlig overførsel af midler. Brug venligst PCA-koden “GRAD” ved tilbagebetaling.
MyGrad Program giver dokumentation for tildelingsbeløb – de studerende skal først logge ind på studenterportalen i MyGrad Program og acceptere tildelingen. Institutpersonalet håndterer alle rejsegodtgørelser og kan refundere Graduate School-delen direkte på GSF-budgettet. Vi kræver, at de studerende refunderes direkte, og at der ikke foretages budgetoverførsler. Studerende bør kontakte deres afdelings finansielle administratorer for at få instruktioner om adgang til priser.
Spørgsmål skal rettes til Office of Fellowships and Awards.
1Et år løber fra 1. juli til 30. juni (finansår).