Um Guia Completo de Manutenção de Propriedade

Todos querem viver e trabalhar num ambiente seguro e funcional, que é um dos principais factores que influenciam a nossa qualidade de vida.
Como proprietário de uma propriedade, você pode estar a pensar que acções precisa de tomar para garantir que a sua propriedade cumpre essas expectativas. Para encontrar a resposta, você deve primeiro se familiarizar com os interiores e exteriores da manutenção da propriedade.
Um ótimo lugar para começar é ler o resto deste artigo como:

• discutam o que a manutenção da propriedade cobre
• explicam o que é código internacional de manutenção de propriedade
• comparar manutenção de propriedade comercial vs construir uma equipe de manutenção interna
• discutam 4 dicas importantes para manter a sua propriedade em forma de ponta-top

O que é manutenção de propriedade?

Manutenção de um imóvel é o processo de preservar um edifício residencial ou de hotelaria e os seus arredores imediatos em óptimas condições através de um conjunto de actividades de manutenção específicas.
Refere-se às diferentes actividades essenciais para manter um edifício funcional e confortável para os seus ocupantes (razão pela qual é frequentemente utilizado de forma intermutável com o termo manutenção de edifícios).
As actividades de manutenção do imóvel incluem:

• limpeza das áreas comuns internas e externas do edifício (incluindo drenos, calhas de telhado, corredores, etc.)
• controlo e remoção de roedores
• jardinagem e paisagismo
• separação e eliminação de lixo
• manutenção, reparação e substituição de todos os sistemas mecânicos e eléctricos (iluminação, AVAC, abastecimento de água, aquecimento de água, etc.))
• verificações de segurança (inspecções proactivas de rotina dos sistemas mecânicos e eléctricos, instalações de combate a incêndios e inspecções de segurança de todo o local).

A manutenção do proprietário é benéfica tanto para os ocupantes como para o proprietário do imóvel, uma vez que funciona para manter todos satisfeitos.
De um ocupante, você quer chegar em casa depois de um dia ocupado e saber que pode relaxar sem se preocupar com problemas como uma pia de cozinha entupida, uma escada suja, mal iluminada e gordurosa onde seus filhos possam tropeçar e se machucar, ou banheiros que não puxem o autoclismo. Dito isto, tarefas menores como a substituição de lâmpadas podem ser da responsabilidade dos próprios inquilinos. É sempre uma boa ideia delinear claramente as responsabilidades do inquilino vs senhorio, especialmente para as propriedades alugadas.

Para o proprietário do imóvel, você quer garantir que sua propriedade alugada mantenha seu valor ao longo dos anos e que você não passe a maior parte do seu dia atendendo a um inquilino insatisfeito ou ao outro. Você também quer evitar problemas de responsabilidade se alguém se magoar nas instalações.
Seguir o código internacional de manutenção do imóvel (IPMC)A manutenção do imóvel não deve ser um processo aleatório, pois uma manutenção deficiente ou inadequada pode causar sérios problemas para todos que usam aquele imóvel em particular. Para evitar tais situações, existem vários regulamentos e códigos que os proprietários e administradores de propriedades podem seguir.
Um destes códigos é o Código Internacional de Manutenção de Propriedades (IPMC). É um conjunto de regulamentos que especificam os requisitos mínimos de manutenção dos edifícios existentes. O código internacional de manutenção de propriedade é um documento de manutenção criado para preencher a necessidade de um código de manutenção de propriedade moderno e actualizado. Ele cobre os seguintes capítulos:

Its tem como objectivo estabelecer padrões mínimos para a manutenção dos componentes do edifício como o exterior da estrutura, canalização, instalações mecânicas, eléctricas, instalações sanitárias e equipamento de combate a incêndios. Por exemplo, tem recomendações específicas para equipamentos de aquecimento de água, a temperatura ideal da água aquecida, como essa água deve circular, etc.
O IPMC é renovado a cada 3 anos e está disponível para adoção e uso por jurisdições internacionais. Você pode verificar todos os detalhes do que o IPMC cobre aqui.

Manutenção de propriedade comercial versus uma equipe interna

Uma escolha importante que você precisará fazer será se terceirizar esta tarefa para uma equipe de manutenção de propriedade comercial ou construir uma equipe interna. Discutimos as duas opções abaixo.

Atuar serviços profissionais de manutenção de propriedades

Se optar por contratar uma empresa profissional de manutenção de propriedades, poderá beneficiar de uma abordagem mais estruturada à manutenção que eles têm desenvolvido ao longo dos anos. Alguns dos serviços que eles normalmente oferecem incluem:
1) Planejamento e programação de manutenção preventiva
Uma empresa profissional de manutenção de propriedade normalmente terá um sistema estabelecido para planejar e programar cada tarefa de manutenção que sua propriedade requer. No mínimo, tal sistema deve incluir:

• Verificações, inspecções e visitas de manutenção regular.
• Documentação de toda a manutenção efectuada.
• Recomendações para actualizações e melhorias.
• Procedimentos standard para a contratação e gestão de vendedores e empreiteiros.

Um serviço de manutenção comercial de qualidade manterá os seus inquilinos satisfeitos enquanto preserva e melhora a condição do seu bem.

2) Relatórios financeiros
Espera-se que uma das suas primeiras funções seja criar um orçamento de manutenção para a sua propriedade. Eles também lhe apresentarão relatórios sobre as despesas de manutenção nas instalações – pelo menos todos os meses.
3) Manuseamento da comunicação dos inquilinos
Se cada e-mail ou mensagem de texto dos inquilinos lhe chegar directamente, provavelmente, não terá tempo para muito mais. Parte dos deveres de uma empresa profissional de manutenção de imóveis será comunicar com os seus inquilinos e transmitir-lhe apenas as questões que requerem a sua atenção.
4) Assegurar a conformidade regulamentar
Simplesmente ao IPMC que mencionámos anteriormente, existem vários outros requisitos que a sua jurisdição local pode exigir aos proprietários de imóveis. Pode ser difícil manter o controle de tudo. Espera-se que uma empresa de manutenção de propriedades comerciais monitore os regulamentos existentes e novos em seu nome e garanta a conformidade.
Isso tudo parece ótimo, mas você pode se perguntar: onde posso encontrar uma empresa de manutenção de propriedades comerciais decente?
Bem, há algumas abordagens diferentes que você pode tomar aqui. Se não se importar de ficar de mãos livres, pode procurar empresas de gestão de propriedades comerciais e deixar que uma delas tome as rédeas (pois a gestão de propriedades inclui a gestão de manutenção).
Se precisar apenas de alguém para cuidar do trabalho de manutenção necessário, pode fazer algumas pesquisas do Google para serviços de manutenção de propriedades na sua área e/ou entrar em contacto com outros proprietários de propriedades que conheça e perguntar se eles têm alguém para recomendar.
Por último, quando negoceia com um empreiteiro, não faz mal ver as coisas do ponto de vista deles. Por exemplo, aqui está o que uma empresa de limpeza profissional pode focar ao tentar vender-lhe o seu serviço.

Vá com uma equipa de manutenção interna

Se optar por ter uma equipa de manutenção interna, será responsável por tudo o que delineámos no último capítulo, mas a diferença é que terá supervisão directa sobre o pessoal e a qualidade do trabalho realizado, terá um orçamento de manutenção mais flexível que está sob o seu controlo e terá uma melhor visão geral de todas as questões e actividades de manutenção que estão a acontecer na sua propriedade.

No entanto, organizar um departamento de manutenção requer algum nível de planeamento. Aqui estão os passos que você poderia seguir para construir sua equipe interna de manutenção da propriedade:

1. Determine o conjunto de habilidades e tamanho da equipe que você estará contratando. Comece por listar todas as actividades de manutenção que a sua propriedade requer (desde a limpeza até à reparação do equipamento). Isto irá ajudá-lo a determinar quem você precisa, por exemplo, limpadores, jardineiros, técnicos de HVAC e elétricos, etc.
2. Depois disso, considere quantas horas cada pessoa pode trabalhar em média por turno e quantos turnos você precisará por dia para estimar quantas pessoas você estará contratando. Dependendo do tamanho do imóvel, você pode precisar de um gerente ou pelo menos um supervisor para coordenar o pessoal.
3. Não tenha pressa em contratar. Conduza entrevistas minuciosas e verifique se os seus potenciais artífices estão qualificados para as funções pretendidas. Além disso, você pode acelerar este processo com segurança, terceirizando esta etapa para uma agência de recrutamento de pessoal de manutenção respeitável.
4. Há algumas funções que normalmente não são econômicas para preencher internamente, portanto não elimine completamente a terceirização. Por exemplo, não contratará um técnico de elevador a tempo inteiro quando os elevadores normalmente não requerem manutenção tão frequentemente como outros sistemas.

Os prós e contras de cada abordagem

Qual quer que seja a abordagem adoptada, deve definir e seguir os KPIs de manutenção de propriedade para assegurar que todas as suas actividades de manutenção estão a trabalhar no sentido de atingir os mesmos objectivos.

4 dicas para manter o seu imóvel em forma de ponta-top

Além do que mencionámos acima, aqui estão algumas dicas que o ajudarão a garantir que o seu imóvel permanece constantemente no seu melhor estado:

#1) Priorize o financiamento da manutenção

Quando tantas outras questões no seu imóvel exigem financiamento, pode ser tentador reduzir os gastos de manutenção. Mas, isto pode levar a uma rápida deterioração dos activos e a uma lista de manutenção diferida incontrolável que cria um cenário ideal para os riscos de segurança.
Anular estes e ainda mais problemas requer que você estime e orçamente proactivamente as despesas operacionais e de manutenção de despesas de capital anualmente. Normalmente, é aconselhável orçamentar um mínimo entre 2 – 4% do valor de substituição actual do seu imóvel para o seu orçamento anual de manutenção. De acordo com alguns dados internos, cada dólar gasto em manutenção poupa-lhe $5 a longo prazo.

#2) Procure e use componentes duráveis

Para manter a sua propriedade em forma de ponta-top, você vai querer usar peças de reposição que operam com segurança e duram o máximo de tempo possível. Quando você estoca seu estoque de peças de reposição (com correias de ventilador, peças de HVAC, lâmpadas, motores, bombas, etc.) que são de alta qualidade, você está investindo na longevidade de sua propriedade.
Embora itens muito duráveis possam custar um pouco mais no início, eles o ajudam a economizar em reparos futuros e minimizam problemas freqüentes de retrabalho.

#3) Automatizar a gestão da manutenção

Não importa a competência de sua equipe de manutenção/prestador de serviços, pode rapidamente se tornar um desafio ficar em cima de cada tarefa de manutenção. Especialmente em grandes propriedades multiunidades, o rastreamento manual de tudo pode rapidamente gerar ineficiência e deixar espaço para desperdício de tempo e recursos.
É por isso que cada vez mais gerentes de propriedades estão interessados em automatizar o gerenciamento de manutenção usando um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado. Um CMMS móvel o ajudará a racionalizar e otimizar cada aspecto da manutenção, lidar com tarefas administrativas repetitivas, rastrear a segurança, medir o desempenho, reduzir custos de manutenção e muito mais.
Se você não sabe o que é um CMMS, verifique nosso guia O que é um sistema CMMS e como ele funciona.
Um benefício adicional de ter um CMMS como o Limble é a supervisão sobre serviços de manutenção terceirizados. Você pode dar aos técnicos da empresa de manutenção da propriedade comercial acesso limitado à sua conta e atribuir-lhes Ordens de Trabalho através do Limble. Desta forma, você pode garantir que o trabalho está sendo realmente realizado e executado prontamente.

#4) Habilitar auditorias regulares de propriedade

Uma outra prática fundamental para manter sua propriedade em ótima forma é adotar um costume de avaliações regulares do estado das instalações (FCA). Uma FCA irá capacitá-lo com dados de base abrangentes sobre como a propriedade inteira e seus sistemas funcionam. Essas informações ajudam a destacar áreas para melhorias.
Durante uma FCA, a equipe de inspeção verificará coisas como a condição atual de todos os bens e identificará quaisquer riscos de segurança para uma ação corretiva rápida.
Avaliações da condição da propriedadeSe você possui ou administra atualmente uma propriedade residencial, a manutenção da propriedade não é algo que você está autorizado a negligenciar. É exigido e regulamentado por lei na maioria das jurisdições.
Que, além de obedecer à lei, os benefícios da manutenção da propriedade são demasiados para ignorar.
Felizmente, não tem que tomar muito do seu tempo. Quer opte por contratar uma empresa de manutenção de propriedade comercial ou criar uma equipa de manutenção interna, o que mais importa é assegurar que a manutenção é contínua e que os responsáveis pela manutenção da sua propriedade têm as competências, financiamento e ferramentas de que necessitam para uma execução adequada.
Se você está pensando em usar um software CMMS para melhorar diferentes aspectos da manutenção de sua propriedade, estamos sempre prontos para conversar.