Bambos os secretários executivos e assistentes administrativos prestam apoio administrativo avançado a um ou dois executivos ou gestores. O que separa esses cargos de escritório de outros cargos mais administrativos e rotineiros é o nível de responsabilidade e confidencialidade associado a eles.
Responsabilidades de Secretário Executivo e Assistente Administrativo
Além das funções básicas do escritório, o secretário executivo ou assistente administrativo também é responsável por escrever ou preparar relatórios, organizar e agendar reuniões, rever mensagens recebidas para determinar seu significado, preparar agendas para as reuniões da diretoria, fazer arranjos de viagem, compilar atas de reuniões, conduzir pesquisas, preparar correspondências e supervisionar e treinar o pessoal de nível júnior do escritório. Essas funções podem exigir diferentes níveis de experiência e ter qualquer um desses títulos de trabalho similares:
- Entry-nível Assistente Administrativo
- Assistente Administrativo
- Assistente Administrativo Sénior
- Secretário Executivo
- Secretário Executivo Sénior
- Gerente de Escritório
- Gerente de Escritório Sénior
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Diferenças de Papel
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Os papéis dos secretários executivos e dos assistentes administrativos sobrepõem-se consideravelmente, e as diferenças nos papéis podem variar de acordo com a organização. Na maioria dos casos, a secretária executiva concentra-se em mais tarefas administrativas ao serviço de um grupo pequeno e específico de gestores ou executivos, tais como agendamento de reuniões, planeamento de viagens, tratamento de comunicações escritas e até mesmo contabilidade.
Um assistente administrativo, entretanto, pode concentrar-se mais em tarefas de operações de negócios e assumir mais um papel de liderança de escritório em algumas capacidades, criando agendas para reuniões ou conferências, gerindo orçamentos e tratando da facturação dos fornecedores. Assistentes administrativos podem ser obrigados a ter uma formação mais especializada em alguns casos onde a gestão de operações de negócios é crítica.
Principais habilidades de trabalho
Bambos secretários executivos e assistentes administrativos têm um conjunto de habilidades de trabalho essencial para as suas respectivas funções. Estas incluem habilidades organizacionais excepcionais, excelentes habilidades de comunicação escrita e oral, assim como uma forte atenção aos detalhes e profissionalismo. Eles devem possuir proficiência técnica com softwares incluídos no conjunto Microsoft Office 365 como Word, Excel e PowerPoint, assim como ferramentas de contabilidade como QuickBooks.
Funções num Pequeno Escritório, Médio e Grande Escritório
Num pequeno escritório, as responsabilidades de uma secretária executiva ou assistente administrativo são normalmente desempenhadas por uma variedade de funcionários do escritório. Alguns trabalhos podem ser feitos pelos próprios executivos da empresa, e as funções de assistente administrativo ou de secretária executiva podem abranger uma maior variedade de responsabilidades, conforme necessário na organização menor.
À medida que aumenta o tamanho de uma empresa, aumenta a necessidade de uma pessoa altamente organizada que possa executar uma grande variedade de tarefas. Isto é especialmente verdade para executivos de um escritório de média gerência que requerem altos níveis de confidencialidade e integridade para o negócio a ser conduzido.
É comum que um escritório grande tenha várias secretárias executivas e/ou assistentes administrativos. Neste tamanho de empresa, geralmente é necessário ter um gerente de escritório para coordenar o pessoal que atende os executivos da empresa. Em alguns casos, um assistente administrativo acompanhará o executivo em viagens de negócios para ajudar na organização de reuniões, agendamento e outras tarefas organizacionais importantes.