5S no local de trabalho japonês (2)- Seiton at the Ready
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5S, muitas vezes explicado como Seiri = triagem, Seiton = organização, Seiso = limpeza, Seiketsu = higienização e Shitsuke = sustentação, é uma metodologia de trabalho introduzida pelas empresas japonesas. 5S é baseada no “senso comum” japonês fundamental, que é uma das razões pelas quais eles têm dificuldade de explicar isso para os não japoneses. No artigo anterior, nós fornecemos uma visão geral do 5S e algumas idéias sobre o Seiri. Este mês, damos uma nova olhada no Seiton.
Seiton-(整頓)
Vejamos os significados mais sutis do Seiton. O primeiro caractere, “organização” ou “ordem”, é o mesmo que o primeiro caractere em seiri, o primeiro conceito dos 5S. Na verdade, as duas palavras são frequentemente usadas juntas para descrever a ordenação geral, como em “seiri seiton”. No entanto, os seus significados são bastante diferentes. Seiri significa ordenar, separar e rejeitar (e manter). Seiton significa organizar e estar pronto. Se nos concentrarmos simplesmente em guardar as coisas, podemos perder de vista o porquê de as guardar, que é ser capaz de as recuperar rapidamente quando precisamos delas. Seiton significa determinar onde e quando as coisas são necessárias, e colocá-las de uma maneira que promova um fluxo de trabalho eficiente. Um trabalhador não deve ter que caçar as ferramentas necessárias, ou caminhar para outra área para acessar itens frequentemente utilizados.
Comunicação visual do Seiton
A identificação visual e a comunicação também são fundamentais para a implementação do Seiton. Itens que são usados regularmente são frequentemente rotulados para documentar datas de uso para determinar a prioridade de localização. As ferramentas são etiquetadas para que seja usada a correta. A etiquetagem de sombras (desenho do contorno do item no local onde ele deve ser guardado) comunica claramente o local correto. A etiquetagem de piso identifica os locais onde o equipamento pertence. Também identifica onde as pessoas pertencem e lugares que não são seguros e não pertencem.
Seiton e Humanos
Pensamos frequentemente que seiton se aplica a objectos como ferramentas, peças e equipamentos, mas o significado original de seiton também inclui vestir-se adequadamente de acordo com o seu papel. Um uniforme é um tipo de comunicação visual. Em uma empresa japonesa você pode dizer num relance quem são empreiteiros e não funcionários regulares, e também para qual empreiteiro eles trabalham, simplesmente a partir da cor do uniforme. Da mesma forma, os japoneses que vão fazer caminhadas usam equipamento para caminhadas, mesmo em um simples passeio de um dia, onde do ponto de vista puramente técnico, roupas comuns serão suficientes. Alinhar o traje com a atividade é importante para os japoneses.
Local e Tempo
Japonês tem uma palavra, “ba”, que indica tanto o tempo quanto o lugar. Os japoneses são sensíveis a alinhar as atividades com a sua “ba” apropriada. Um elemento do seiton é o alinhamento de horários. Digamos, por exemplo, que os japoneses precisam convocar uma reunião de emergência às 13:00, eles podem estar bastante confiantes de que as pessoas que precisam comparecer estarão lá. Isso porque as empresas japonesas fazem o esforço logístico para dar a todos o mesmo intervalo de almoço das 12:00 às 13:00 horas. Então eles ficam surpresos em convocar uma reunião improvisada às 13:00h nos EUA e descobrir que muitos trabalhadores não estão nem mesmo no prédio. Quando eles ouvem: “Não consigo encontrar o Joe. Ele deve ter saído para comer alguma coisa”, eles se perguntam se os americanos estão levando o trabalho a sério. Meu conselho: Descobrir quando os japoneses almoçam e o levam ao mesmo tempo.
Outro elemento de seiton é alinhar o comportamento com “ba” apropriado. Há uma hora e um lugar para tudo. As reuniões são “ba” para uma discussão séria. Eles não são lugares para brincadeiras. Jantar e bebidas são “ba” para brincar e conhecer um ao outro.
Estar preparado
Seiton é diferente de simplesmente ter um chão de loja ou escritório arrumado. O objetivo final do seiton é a preparação, para que os itens estejam prontos quando necessário. Os itens utilizados nos processos de trabalho reais são analisados do ponto de vista da freqüência e proximidade antes de ser designado um local.
Uma queixa comum que ouço dos japoneses é que os americanos não estão preparados para as reuniões. Os dados de apoio devem ser trazidos, seja como cópias impressas ou em um formato eletrônico que seja rapidamente recuperável. Não esteja na posição de dizer: “Desculpe, eu sei que a planilha está em algum lugar da rede…”. Certifique-se de que você descobre qualquer discrepância nos dados antes deles e que sua equipe está preparada e de acordo antes de chegar à reunião.
Seiton- todos os itens necessários colocados para que eles possam ser localizados e prontos quando forem necessários. Próximo artigo vamos olhar para Seiso (清掃), como nos preocupamos com estes itens.