Tem havido um cancelamento generalizado de conferências devido à pandemia da COVID-19, e há uma forte probabilidade de que os cancelamentos continuem. A Escola de Pós-Graduação, portanto, não oferecerá os Prêmios de Viagem para Conferências neste momento. Quando a atividade normal da conferência for retomada, nós retomaremos a oferta de Conference Travel Awards. Quando retomarmos a aceitação de pedidos, seremos flexíveis nas datas de vencimento e especificaremos um período de tempo para considerar pedidos de prêmios retroativos.
Definição e política
- Prêmios de viagem para estudantes de pós-graduação estão disponíveis para ajudar estudantes de pós-graduação com tarifas de viagem para as principais conferências nacionais ou internacionais, para que eles possam apresentar trabalhos ou cartazes, ou para servir como palestrantes convidados. Os estudantes de artes podem receber fundos para dar apresentações ou instalações convidadas.
- Cada estudante deve ser confirmado como apresentador antes que os fundos sejam solicitados, e cada estudante deve estar em um programa de graduação e matriculado em cursos no momento da viagem. (Se a conferência for no verão e o aluno não estiver matriculado, então ele deve ter sido matriculado na primavera e registrado para as aulas de outono no momento da solicitação para ser elegível.)
- Os fundos só podem ser usados para tarifas aéreas ou tarifas de apoio a meios de transporte alternativos (por exemplo, quilometragem, táxis); eles não podem ser usados para inscrição, hotéis, alimentação ou outras despesas de viagem.
- Prêmios individuais são limitados a um a cada dois anos.1
- Prioridade será dada a estudantes de pós-graduação que não tenham outros fundos significativos disponíveis para a viagem e/ou que não tenham recebido financiamento para a viagem de conferência de estudantes de pós-graduação geral da Graduate School no passado.
- Estes prêmios destinam-se a apoiar estudantes de pós-graduação apresentando pesquisas conduzidas na Universidade de Washington, e não em instituições anteriores.
Máximo valor do prêmio
- $300 para viagens domésticas
- $500 para viagens internacionais
Um montante limitado de financiamento está disponível a cada período indicado abaixo para apoiar as viagens dos estudantes de pós-graduação dentro desse período. O financiamento será aprovado após os prazos estabelecidos com ajustes para manter o patrimônio no processo. Os departamentos devem desenvolver seus próprios processos e prioridades para que os estudantes possam solicitar financiamento. Os pedidos devem ser apresentados antes da viagem e dentro dos prazos para cada período. O financiamento não será concedido retroactivamente. Os departamentos podem submeter suas solicitações a qualquer momento antes dos prazos, mas as decisões para o período da viagem só serão tomadas após o prazo pertinente ter passado.
Se um prêmio for feito e o estudante não comparecer à conferência ou optar por não utilizar o financiamento da Graduate School, por favor notifique o Office of Fellowships and Awards para que o prêmio possa ser cancelado e o estudante possa manter a elegibilidade para financiamento.
Tentamos distribuir o financiamento de forma eqüitativa. Se um departamento fez um uso significativamente maior dos fundos em comparação com outras unidades, podemos começar a colocar futuros pedidos em uma lista de espera. No final do ano fiscal, em abril ou maio, vamos determinar se alguém na lista de espera pode ser movido para o status de financiado. Se algum aluno da lista de espera for totalmente reembolsado no ínterim, ele não será considerado para financiamento.
Submeter uma solicitação
Requisições de viagem devem ser submetidas por pessoal autorizado do departamento usando o portal Awards no MyGrad. Os estudantes que desejarem solicitar prêmios de viagem devem contatar seus departamentos para instruções e políticas e procedimentos internos.
Pedidos podem ser submetidos a qualquer momento antes da viagem solicitada, mas não depois do prazo listado para cada período de tempo de viagem. Os pedidos serão considerados durante o período de tempo apropriado, conforme listado abaixo, e os prêmios serão feitos logo após o prazo final. Como você verá abaixo, para qualquer mês de viagem há duas oportunidades diferentes de prazo até quando uma solicitação pode ser submetida.
Submeter um pedido de financiamento de viagem para a conferência geral
Mortar linhas
| Mês de viagem | Morte 1 | Morte 2 |
| Setembro | Julho 1 | Agosto 1 |
| Outubro | Agosto 1 | Setembro 1 |
| Novembro | Setembro 1 | Outubro 1 |
| Dezembro | Outubro 1 | Novembro 1 |
| Janeiro | Novembro 1 | Dezembro 1 |
| Fevereiro | Dezembro 1 | Janeiro 1 |
| Março | Janeiro 1 | Fevereiro 1 |
| Abril | Fevereiro 1 | Março 1 |
| Maio | Março 1 | Abril 1 |
| Junho | Abril 1 | Agosto 1 |
| Julho | Agosto 1 | Junho 1 |
| Agosto | Junho 1 | Julho 1 |
Justificação do pedido
A secção de justificação do pedido deve incluir:
- Título do trabalho, cartaz ou palestra que o aluno está apresentando
- Se o aluno solicitou ou não outro financiamento (isto inclui financiamento fornecido através da conferência, departamento, corpo docente e GPSS). Se sim, fonte e valor solicitado ou recebido.
- Se aplicável, uma explicação das circunstâncias atenuantes contrárias às políticas indicadas (Nota: pedidos tardios serão considerados somente se a aceitação do trabalho/poster foi feita após o prazo final do período de viagem. Quando você fizer a solicitação no Programa MyGrad, envie um e-mail com uma cópia da aceitação para Fellowships &Prêmios: [email protected].)
- Prioridade (opcional; os departamentos podem optar por classificar as solicitações enviadas, e nós as consideraremos em ordem de prioridade)
Ao enviar uma solicitação, os departamentos verificam se a conferência é significativa dentro da área de estudo e se a experiência é importante para o progresso acadêmico do estudante (a menos que indicado de outra forma na seção de justificativa). Para submeter uma solicitação, os departamentos devem carregar uma cópia da carta convite ou notificação de aceitação enviada ao aluno.
Prêmios de avaliação
O processo de aprovação do prêmio no Programa MyGrad irá gerar uma mensagem de e-mail para o aluno e para o solicitante. Os valores dos prêmios são autorizados a serem gastos dos orçamentos departamentais do GSF-RSA (75-XXXX). Nenhuma transferência real de fundos irá ocorrer. Por favor, use o código PCA “GRAD” ao reembolsar.
MyGrad Program fornece documentação dos valores dos prêmios – os alunos devem primeiro entrar no portal do estudante do Programa MyGrad e aceitar o prêmio. O pessoal do Departamento tratará de todos os reembolsos de viagem e pode reembolsar a parte da Graduate School diretamente no orçamento do GSF. Nós exigimos que os alunos sejam reembolsados diretamente e que nenhuma transferência do orçamento seja feita. Os estudantes devem contatar os administradores financeiros do seu departamento para instruções sobre como acessar os prêmios.
Questões devem ser direcionadas ao Escritório de Bolsas e Prêmios.
1Um ano vai de 1 de julho a 30 de junho (ano fiscal).