Josie lidera a equipe de marketing de uma empresa de tecnologia de médio porte. Como a pessoa indicada para o seu departamento, ela está frequentemente no final de receber solicitações de projetos.
Algumas vezes eles entram via e-mail ou mensagens instantâneas, enquanto outras vezes eles são casualmente mencionados em reuniões. Com toda honestidade, às vezes não há nenhum pedido real, e ela sente que precisa ler a mente das pessoas sobre o que precisa ser feito.
É muito para ela fazer malabarismos, e ela sabe que está perdendo muito do seu próprio tempo, assim como o tempo e a energia de toda a sua equipe. Então ela está atenta a uma melhor forma de gerir o trabalho do projecto que aterra no prato da sua equipa.
Uma das melhores maneiras para ela fazer isso é criar um processo bem sucedido que possa ser replicado repetidamente. Então ela decide criar um modelo de processo de admissão que ela pode usar para racionalizar todas essas solicitações de trabalho e preparar sua equipe para o sucesso.
Porquê templatizar? Os benefícios de criar um modelo de processo de admissão
Padronizar o fluxo do processo de admissão de trabalho vai exigir algum trabalho de início, mas os numerosos benefícios fazem com que valha a pena. Abaixo estão apenas algumas das muitas razões pelas quais líderes de projetos como Josie deveriam considerar a criação de um modelo de processo de admissão de projetos.
Melhora a consistência.
Sem um processo definido no lugar, é muito fácil demais para que as coisas se percam no embaralhamento. Os solicitantes do projeto têm pouco entendimento do que é exigido deles ao delinear um projeto, e sua equipe não tem um caminho estabelecido para avançar. Isso causa confusão e atrasos para todos.
Um processo bem definido de entrada de projetos elimina essa confusão, dando a todos um conjunto prescritivo de passos que devem ser seguidos a fim de solicitar trabalho à sua equipe.
Esse processo simplificado torna fácil para todos saber o que precisa acontecer, assim como o que vai acontecer em seguida.
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Fornece a informação que você precisa.
Você está muito familiarizado com a luta de se sentir pronto para enfrentar um projeto, apenas para descobrir que você não tem toda a informação de que precisa. Então você perde tempo procurando esses detalhes importantes.
É um obstáculo comum. Em uma pesquisa com 300 líderes de agências, 27% dos entrevistados acharam os briefs criativos incompletos ou inconsistentes.
Esse é outro benefício de tentar o fluxo do processo de entrada do seu projeto – especialmente com um questionário ou brief criativo que os solicitantes precisam preencher. Dentro deste formulário, você deve definir campos obrigatórios (Wrike torna isso fácil!) para que você tenha certeza de que sua equipe tem todas as informações de que precisa na frente, sem um monte de desnecessários e demorados para frente e para trás.
E abre a porta para a automação.
Chances são, o seu processo atual de gerenciamento de projetos envolve um monte de tarefas repetitivas ou sem sentido – coisas como configurar projetos, designar proprietários e estabelecer prazos. Com um processo templatizado no lugar, é muito mais fácil detectar peças repetitivas ou mundanas do fluxo de trabalho que podem ser facilmente automatizadas.
Rotear responsabilidades como a criação de projetos dentro do seu software de gerenciamento de trabalho e atribuição de tarefas pode ser facilmente automatizado com a ferramenta certa. Dessa forma, você e sua equipe não precisam perder tempo com essas tarefas domésticas e podem ir direto ao trabalho que importa.
Dará a você um melhor controle da carga de trabalho.
Quando os pedidos de trabalho estão voando de todas as direções, é difícil controlar tudo em que sua equipe está trabalhando a qualquer momento.
Mas quando todos os pedidos são centralizados e seguem um processo templatizado, você tem um sólido domínio de todos os projetos que estão atualmente na placa da sua equipe para que você possa gerenciar melhor seus prazos e recursos e evitar que sua equipe se espalhe muito.
Poupa-lhe tempo.
Volte a ver os benefícios anteriores que mencionámos, e notará um tema comum: Eles não só lhe poupam muito trabalho, como também lhe poupam muito tempo.
Esta é uma das maiores vantagens de tentar o seu processo de captação de clientes ou o seu processo interno de captação de projectos. Com isso no lugar, você não está reinventando a roda para cada novo pedido de projeto, o que lhe poupa muitas horas (sem mencionar toneladas de energia).
6 perguntas que cada formulário de entrada de projeto deve fazer
Você é vendido sobre os benefícios de estabelecer um modelo de processo de entrada de trabalho. Mas antes de fazer isso, você precisa descobrir a resposta a esta pergunta: Quais são as etapas do processo de admissão?
As quais podem variar dependendo da sua equipa única e dos seus projectos típicos (todos estruturam o seu processo de forma diferente). No entanto, recomendamos que o processo de admissão comece com este primeiro passo importante: o formulário de admissão de projetos.
Este é essencialmente um questionário ou um brief criativo que as pessoas ou equipes devem preencher para solicitar que sua equipe trabalhe em um projeto.
Again, exatamente como este formulário será pode depender de uma variedade de fatores. No entanto, abaixo estão algumas perguntas porcas e parafusos que todos os formulários devem fazer.
Quem é a pessoa certa para este projeto?
Muitas vezes, alguém irá solicitar um projeto à sua equipe, mas isso não significa necessariamente que será ela quem estará supervisionando o progresso e respondendo perguntas à medida que sua equipe for trabalhando.
É por isso que esta pergunta é tão importante. Ela garante que você e todos saibam quem é o dono do projeto, para que você possa se aproximar da pessoa certa quando precisar de clareza ou direção.
Best tipo de campo a usar: resposta curta
Que tipo de projecto é este?
Uma das primeiras perguntas que o seu formulário de entrada deve fazer é que tipo de projecto está a ser solicitado. Por exemplo, com a equipa de marketing da Josie, ela precisa de saber que tipo de trabalho está a ser solicitado. Uma campanha de mídia social? Um post no blog? Webinar? Uma campanha de e-mail? Evento?
Esse é um detalhe que você deve conhecer de antemão para que possa obter o contexto de que precisa. Mas esses formulários são ainda mais eficazes se você puder usar essa pergunta inicial como um filtro.
Os formulários de solicitação dinâmicos da Wrike facilitam a adaptação do restante do questionário com base nesta resposta inicial. Se o solicitante indicar que precisa de um post no blog, as questões subsequentes só estarão relacionadas a esse tipo de projeto e não precisarão responder perguntas irrelevantes.
Best field type to use: dropdown
Qual é o objetivo principal deste projeto?
Você não precisa apenas saber o que é o projeto – você precisa entender o porquê por trás dele. Qual é o objetivo principal?
É algo que os solicitantes devem ser capazes de articular claramente ao preencher o seu formulário de admissão. Eles também devem indicar uma métrica chave que eles estarão monitorando para que vocês estejam todos na mesma página sobre como o sucesso será definido.
Devem deixar essa informação no início permite que você complete o projeto com o final em mente.
Melhor tipo de campo a usar: parágrafo
Quem é o público para este projeto?
Cada projecto tem um público específico, e essa é uma perspectiva importante para você ter em mente enquanto você está trabalhando na tarefa solicitada.
No seu formulário de entrada, os solicitantes devem indicar quem é o seu público pretendido. É para uma equipe interna? O conselho de administração? Os clientes ou os clientes? Um subconjunto específico desses?
É algo que você precisa saber antes de dar um único passo em frente.
O melhor tipo de campo para usar: caixas de seleção e resposta curta
Qual é o orçamento para este projeto?
Obviamente, quando se trata de solicitações de projetos, o dinheiro é uma preocupação do mundo real. Você precisa saber quanto você pode investir na conclusão deste projeto antes de comprometer um único recurso.
Ao preencher o formulário de requisição, os solicitantes devem indicar imediatamente suas restrições orçamentárias – ou, no mínimo, um intervalo que o projeto precisa para se enquadrar.
Best field type to use: dropdown
Qual é o prazo ideal para a conclusão do projeto?
Chances are, your team isn’t dealing with just one project at each time. Você está constantemente lidando com uma barragem de pedidos de vários departamentos ou clientes. E, a fim de priorizar efetivamente esses pedidos, você precisa saber quando cada projeto precisa ser concluído.
Os solicitantes devem indicar a data de conclusão desejada para o projeto ao submeter o pedido inicial. É inteligente explicar que a data desejada não é uma garantia – depende de quanto trabalho já está na sua placa.
Adicionalmente, inclua uma advertência diretamente no seu formulário sobre o quanto você precisa de aviso prévio para completar um projeto típico (assim você não está recebendo um monte de pedidos de última hora).
O melhor tipo de campo a usar: datas
Outras possíveis perguntas que o seu formulário de entrada de trabalho pode fazer…
As perguntas acima são importantes para praticamente qualquer projeto e equipe, mas o seu formulário provavelmente exigirá mais personalização e talvez até perguntas adicionais. Aqui estão mais algumas que você pode considerar incluir no seu modelo de processo de admissão:
- Quem aprovou este pedido?
- O melhor tipo de campo para usar: resposta curta
- Existe algum arquivo ou ativo que devamos ter?
- Melhor tipo de campo a usar: anexo de arquivo
- Que chamada à ação deve este projeto incluir?
- Melhor tipo de campo a usar: resposta curta
- Que mais devemos saber sobre este projeto?
- Melhor tipo de campo a usar: parágrafo
Quer ainda mais inspiração para ter suas rodas girando? Confira estes modelos para 10 tipos diferentes de formulários de pedido.
Templificar o seu trabalho de projecto: Indo além do formulário de pedido
Um formulário de pedido preenchido é o primeiro passo de um diagrama padrão do processo de pedido de trabalho, mas na verdade é apenas a ponta do iceberg. Você quer fazer mais do que apenas tentar o formulário de pedido – você quer tentar todo o processo de início do projeto.
Então, uma vez que esse formulário é preenchido e submetido, o que deve acontecer a seguir no diagrama de fluxo do processo de entrada do projeto ou do cliente? Aqui estão os próximos passos que você e sua equipe devem dar.
Automate a criação de projetos e tarefas.
Um projeto frequentemente encontra um gargalo após ser solicitado, mas antes do trabalho realmente começar.
Como parte do seu processo de entrada, você deve tomar medidas para automatizar a criação de tarefas e projetos. Dessa forma, estes são criados dentro da sua plataforma de gerenciamento de trabalho imediatamente (sem qualquer trabalho adicional de sua parte!) para que o progresso possa começar imediatamente.
Com Wrike, é simples transformar automaticamente as solicitações de projetos em tarefas totalmente construídas ou projetos criados a partir de modelos que você pode personalizar.
Automate task assignments.
Simplesmente, você e toda a sua equipe precisam estar alinhados sobre quem é responsável por quê para que o projeto possa começar a se mover. Você não pode esperar que alguém chegue ao prato.
Por esse motivo, você também deve automatizar a atribuição de tarefas aos membros da equipe. Isto aumenta a responsabilidade enquanto garante que não há dúvidas sobre quem deve começar a trabalhar.
Além da criação automática de tarefas e projetos, Wrike permite que você atribua automaticamente diferentes tipos de trabalho com base em respostas de campo personalizadas, como localização, tipo de projeto ou outros requisitos específicos.
Lave time for review.
Após essas tarefas terem sido criadas e atribuições terem sido feitas, construa tempo suficiente no seu processo de admissão para que os membros da equipe possam rever suas próprias contribuições e requisitos individuais.
Esta é uma oportunidade para garantir que eles tenham o que precisam para começar, bem como para fazer qualquer pergunta esclarecedora que eles tenham sobre aquele pedido de projeto.
Lembrar que essas perguntas devem ser trazidas a você ou a quem quer que esteja agindo como a pessoa que está agindo como ponto no projeto para sua equipe, assim a comunicação permanece centralizada e flui através de uma única pessoa.
Prover uma atualização para o solicitante.
Depois disso, é hora de fazer um círculo de volta com o requisitante original do projeto para fazer algumas coisas:
- Confirmar o recebimento do pedido do projeto
- Ask qualquer pergunta esclarecedora que os membros de sua equipe trouxeram à tona
- Forneça um cronograma estimado para a conclusão do projeto
É melhor fazer essas coisas como um comentário sobre a tarefa ou projeto real dentro de sua plataforma de gerenciamento de trabalho para que todas as comunicações e atualizações relevantes permaneçam naquele local.
Para tornar este processo ainda mais rápido, guarde o seu texto de comentário em algum lugar para que você possa usá-lo rapidamente como um modelo de comentário para todas as futuras atualizações de solicitações.
Agenda uma reunião de lançamento.
Particularmente para projetos complexos ou longos, você também pode querer agendar uma reunião de lançamento para todos os que terão uma mão nesse projeto.
Fazer isso vai além daquela confirmação inicial de recebimento e permite que todos os principais interessados alinhem suas expectativas para o projeto para que você possa evitar qualquer erro de comunicação ou problemas principais.
Crie o seu modelo de processo de entrada e simplifique o seu trabalho no projecto
Como tanto você como a Josie estão a aprender rapidamente, a têmpera de todo o processo de entrada – desde o pedido inicial até ao início efectivo – oferece inúmeros benefícios, incluindo uma maior consistência e bastante tempo poupado.
Embora você tenha a flexibilidade para criar um processo que funcione melhor para você e sua equipe, uma estrutura geral de processo de ingestão a seguir é:
- Receba um formulário de solicitação de trabalho preenchido
- Crie tarefas e projetos automaticamente
- Atribua tarefas automaticamente
- Reveja a solicitação e tarefas relevantes
- Confirme o recebimento da solicitação e a cronologia do projeto
- Anfitrize uma reunião de abertura
Faça isso para cada projeto que sua equipe precisa completar, e você vai gastar menos tempo gerenciando o processo e mais tempo se concentrando no que importa: a tirar esse projecto do parque.
Pronto para racionalizar ainda mais o seu processo de admissão? Comece com um teste gratuito de Wrike.
E se você quiser aprender mais sobre a criação do modelo perfeito do processo de admissão de trabalho, confira estes posts de acompanhamento:
- 5 Características que a sua ferramenta de processo de admissão de trabalho deve ter: destaca características chave que melhoram a qualidade e confiabilidade dos modelos do seu processo de admissão
- 4 Sinais O seu processo de admissão do projeto está desatualizado: como aproveitar as melhores práticas de admissão do projeto para construir um processo bem definido