Não é segredo que os gestores de escritório são a espinha dorsal de qualquer escritório de alto funcionamento. Muitas empresas dependem dos seus gestores de escritório para preservar uma boa qualidade de vida e produtividade. Como o trabalho requer paciência, habilidades de escritório, capacidade de liderança e um talento para trabalhar sob pressão, às vezes um grande gerente de escritório pode ser difícil de encontrar.
Passar Debra Leonard-Porch, por exemplo. Debra é uma profissional administrativa há quase 40 anos e é atualmente a gerente do escritório da Incapital Holdings em Chicago. Debra sabe que o primeiro passo para se tornar uma grande gerente de escritório é levar você e sua posição a sério:
“Minha filosofia sempre foi: ‘Eu me candidato ao meu emprego todos os dias’. Eu venho para me candidatar ao meu emprego porque poderia facilmente ir para outra pessoa. Eles podem conseguir alguém mais jovem. Eles podem arranjar alguém mais barato. Eles podem conseguir alguém com uma educação melhor, mas nunca encontrarão ninguém que trabalhe tão duro quanto eu”
Ler para o nosso guia de habilidades, treinamento e dicas para gerentes de escritório, e você se juntará ao gerente de escritório grandes como Debra em pouco tempo.
O que é um gerente de escritório?
Quando falamos sobre gerentes de escritório, estamos realmente falando sobre o que torna um escritório eficiente. Os gestores de escritório têm uma variedade de responsabilidades dependendo das necessidades da sua empresa, mas todos os gestores de escritório são responsáveis pelo planeamento, coordenação e controlo das actividades do escritório, além de estarem atentos ao controlo governamental, leis laborais e satisfação dos empregados.
Dependente do campo, pode haver uma variedade de cargos de gestão de escritório, no entanto, as funções básicas destes gestores são bastante semelhantes. Além de supervisionar o bom funcionamento da administração de uma empresa, certificando-se de que os suprimentos necessários sejam fornecidos e que o equipamento de escritório esteja em ordem, os gerentes de escritório podem, às vezes, também contratar, despedir, treinar e promover os funcionários.
Habilidades de Gerente de Escritório
Como gerente de escritório, você será responsável pelos processos, procedimentos, documentação, comunicação, supervisão, treinamento e administração. Se isso soa como muita responsabilidade, é porque é. Para ter certeza de que o escritório está funcionando no seu melhor, você deve ser bem versado nessas habilidades de gestão de escritório.
Principais habilidades de planejamento
Planeamento deve vir naturalmente para os gerentes de escritório. As suas responsabilidades de planeamento vão desde agendar reuniões do escritório até à delegação de responsabilidades. Desde o planejamento de operações de negócios de longo prazo até a execução eficiente das tarefas diárias, o planejamento organizado é uma habilidade chave que qualquer grande gerente de escritório deve ter.
Habilidades administrativas
Para um gerente de escritório, as habilidades administrativas devem vir como segunda natureza. Antes de subir ao seu cargo de gerente de escritório, há uma boa chance de você ter ocupado outros cargos administrativos. Nestes cargos, você teria cultivado uma linha de base de habilidades administrativas que só se desenvolverá à medida que você se adaptar ao seu novo papel de gerente de escritório. Você será responsável por várias tarefas administrativas na organização, apoiando e cultivando a cultura da empresa e outras responsabilidades pessoais como a avaliação do desempenho dos funcionários.
Habilidades analíticas
Desenvolver suas habilidades analíticas em qualquer nível de emprego é uma boa idéia. Como gerente de escritório, você precisará dessas habilidades para poder identificar ineficiências e sugerir soluções a fim de contribuir para o sucesso de sua empresa.
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Computador
Um conjunto forte e prático de habilidades de informática não é apenas ideal, mas necessário para um gerente de escritório. Você deve ter um nível de habilidade alto o suficiente para ser confortável, preciso e eficiente com as operações diárias necessárias do computador – tais como entrada de dados, criação de folhas e apresentações de formatação. Você provavelmente usará software para relatórios de despesas, gerenciamento de instalações e videoconferência e comunicação diária.
Cursos de treinamento de gerente de escritório
Como você sobe na escada da sua empresa sempre haverá novas habilidades a aprender, especialmente quando se trata de gerenciamento de escritório. Por sorte, você não precisa estar matriculado em um programa de graduação em tempo integral para obter uma formação em gestão de escritório. Há uma variedade de cursos online e presenciais disponíveis para qualquer pessoa interessada em estimular sua carreira de gerência de escritório. Se você está procurando refinar uma habilidade específica ou desenvolver ainda mais seu conjunto completo de habilidades de escritório, há um curso certo para você. Leia a partir da nossa selecção escolhida à mão para encontrar o curso perfeito para as necessidades de gestão do seu escritório.
Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™
Best para iniciantes em gestão de escritório que queiram aprender as entradas e saídas básicas do campo antes de se candidatarem ao seu primeiro cargo de gestão, através da conclusão deste curso completamente on-line, você aprenderá as habilidades e processos necessários para gerir eficientemente qualquer escritório moderno.
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Dale Carnegie Training – Getting Results Without Authority
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5 Dicas de Gestão de Escritório
Como gerente de escritório, você terá que ser diligente em seu próprio trabalho e responsável pelo resultado do resto do escritório. Mesmo os gerentes de escritório experientes podem ficar estressados nos dias em que parece que há ininterruptas dúvidas dos funcionários e preocupações executivas.
Ao adotar algumas novas técnicas, você verá que esses dias esmagadores se tornarão menos freqüentes e mais gerenciáveis. Quando você usar nossas 5 dicas de gestão de escritório, você ficará no topo do seu trabalho e à frente do jogo.
Estabelecer metas para sua equipe
Quando você estabelece metas claras para o escritório, você está realmente criando um senso de propósito para os funcionários. Ao criar metas para a equipe, ou mesmo metas para uma filial, você está rejuvenescendo o propósito da sua empresa de manter os trabalhadores motivados.
Criar metas alcançáveis que inspirem os membros da equipe a serem ambiciosos com seu trabalho. Quando uma equipe é cumprida pessoalmente ao atingir seus objetivos, toda a força de trabalho será mais produtiva e motivada em troca. Além disso, não faz mal que você seja capaz de monitorar o progresso de cada equipe de forma mais eficiente quando há uma meta clara sendo trabalhada.
Comunicação é a chave
Como gerente de escritório, suas habilidades de comunicação são o final de todo o seu sucesso, já que você é normalmente o primeiro ponto de contato para os clientes que entram no escritório. Você não só estará comunicando regularmente com os clientes, mas com seus funcionários quando delegar seu trabalho dentro da organização, tanto verbalmente como por escrito.
Esta comunicação deve ser eficiente e profissional, a fim de garantir que as mensagens sejam entregues e recebidas como pretendido, mas também amigável, a fim de manter o relacionamento com seus clientes e funcionários.
Time Management Skills
Skills in time management are an essential part of any office management job as it’s your duty to use every minute of your role to its fullest potential. As habilidades de gerenciamento de tempo e organização são necessárias para ter certeza de que você está disponível para alocar adequadamente cada tarefa dentro do cronograma com o resto do escritório.
Ser um pensador inovador
Ser um pensador inovador é o primeiro passo para ser um gerente de escritório eficaz porque a solução de problemas é uma de suas principais responsabilidades. Como um gerente de escritório, você será confrontado com situações desconhecidas que a princípio podem parecer fora de seu controle, assim como novos desafios que você precisa superar. Pode ser o seu primeiro instinto de se sentir frustrado por esses desafios, mas em vez disso, você precisará desenvolver a habilidade de abordá-los inatamente com pensamento inovador.
Aqui está uma dica para começar: cerque-se de pensadores inovadores e aprenda com eles através da observação. É importante expor-se a novas formas de pensar e métodos criativos de sucesso.
Continuar a sua Educação e Desenvolvimento Profissional
Os melhores gestores de escritório nunca param de aprender. Você precisará expandir continuamente seus conhecimentos a fim de manter-se no topo da tecnologia em evolução e desenvolver novas táticas gerenciais.
Quando você fizer do desenvolvimento profissional uma parte regular do seu plano estratégico mensal de carreira você ficará à frente da concorrência, e ajudará a manter sua empresa também à frente da curva. Seja inscrevendo-se em aulas de fim de semana ou fazendo cursos semanais de webinar online, continue aprendendo – faz parte da sua responsabilidade como gerente de escritório.
Apresentar um gerente de escritório realmente grande é sobre intenção – seus colegas vão notar isso, seus executivos vão apreciar, e você será bem sucedido por causa disso. Procurando por mais? Veja o nosso guia de gestão de escritório.
