Dando nosso último artigo aos Fatores do Ambiente Empresarial, seria negligente da nossa parte não dizer nada sobre os Ativos do Processo Organizacional. Estes aparecem ainda mais frequentemente do que os Factores Ambientais Empresariais nos processos de gestão de projectos – 47 vezes como entradas de processo e 10 vezes como saídas. De acordo com o Guia do Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Ativos dos Processos Organizacionais são “os planos, processos, políticas, procedimentos e bases de conhecimento específicos e utilizados pela organização executora”.
A qualquer pessoa que tenha se juntado a uma nova empresa como gerente de projetos entenderá que esses Ativos dos Processos Organizacionais precisam ser buscados o mais rápido possível. Apesar do seu brilhante certificado PMP® em gerenciamento de projetos e seus anos de experiência anterior, é fortemente recomendado que você respeite o que já foi feito antes na sua nova empresa e adote as ferramentas e técnicas que seus colegas gerentes de projetos estão usando. De infinitamente mais uso será a base de conhecimento que a empresa tem construído ao longo dos anos. Os cronogramas planejados e reais de projetos anteriores, as lições aprendidas na documentação e os vários registros e registros de projetos anteriores o ajudarão a entender o ambiente que você terá que dominar. Eles lhe darão insights valiosos sobre quem são as boas pessoas, quem são os interessados difíceis e quais riscos devem ser considerados neste novo ambiente.
As políticas e procedimentos existentes irão influenciar todo o ciclo de vida do projeto. Você provavelmente encontrará modelos para os principais documentos. Você também pode encontrar nomes estranhos para artefatos familiares – por exemplo, a Carta do Projeto é às vezes chamada de Proposta de Projeto. Assim, os ativos do Processo Organizacional geralmente têm que ser filtrados através do seu conhecimento do PMP® para descobrir para o que eles realmente servem. Quaisquer diretrizes que você encontrar também serão bem-vindas, particularmente aquelas que detalham como adaptar os procedimentos para se adequar a diferentes projetos. Lembre-se do seu treinamento PMP® que cada projeto tem algum aspecto único, portanto você provavelmente precisará adaptar as coisas.
Mencionamos a regulamentação quando discutimos os Fatores Ambientais da Empresa, mas as políticas e regras internas são encontradas nos Ativos do Processo Organizacional. Espere encontrar políticas de Recursos Humanos, tais como Saúde e Segurança, mas também procure por políticas relacionadas a outros aspectos do projeto – tais como aquisição, qualidade e orçamento. Será bom ver procedimentos de controle de mudanças em vigor, assim como uma boa cultura de gestão de riscos. Finalmente, é claro, um bom processo de encerramento do projeto fornecerá a base de conhecimento que forma o outro aspecto dos Ativos do Processo Organizacional.
A informação histórica de projetos passados é realmente útil. A partir disso, podemos determinar as taxas de trabalho, as atitudes em relação ao risco (o que aconteceu quando algo deu errado?) e como as decisões tendem a ser tomadas. Lembre-se das quatro formas como uma decisão em grupo pode ser tomada a partir dos seus dias de PMP® – unanimidade, maioria, pluralidade ou autocrática? Quaisquer medidas que sejam registradas são realmente úteis também – elas ajudam o gerente do projeto a entender o que preocupa a gerência sênior. Gráficos de painel e relatórios de status fornecem insights sobre quais áreas de conhecimento são botões quentes para seus novos chefes.
Embora os Ativos do Processo Organizacional beneficiem o novo gerente de projeto no bloco, o que dizer do pobre aluno do PMP® que tem que saber que há um total de 57 entradas e saídas de Ativos do Processo Organizacional em todos os processos de gerenciamento de projeto? Bem, pense um pouco sobre isso: Quando você provavelmente vai precisar deles? O planejamento é um ponto óbvio quando você precisa de modelos e procedimentos, bem como de um pouco de conhecimento histórico. Todo processo de planejamento, incluindo o próprio “Desenvolver Plano de Gerenciamento de Projetos” tem como entrada os Ativos do Processo Organizacional.
Notem também que eles não têm como resultados as Atualizações dos Ativos do Processo Organizacional! Na superfície, isto parece estranho, pois parece que nossos planos não contribuem para a base de conhecimento corporativo. Mas veja o processo de fechamento – ele tem como output as Atualizações dos Ativos do Processo Organizacional – é aqui que nossos planos são arquivados. Apenas dois processos de monitoramento e controle (Monitorar riscos e Controlar aquisições) têm como output as atualizações dos ativos do processo organizacional, refletindo as mudanças na estrutura de decomposição de risco e na documentação de aquisições, respectivamente. Essas atualizações também aparecem ocasionalmente no grupo Executar processos, especificamente nos processos “Gerenciar”.
Como dissemos no artigo anterior, faz mais sentido para o aluno do PMP® entender o que são Ativos de Processos Organizacionais e para que são usados do que em memorizar listas do Guia PMBOK® e aprender entradas e saídas por rote. Basta perguntar-se: este processo utiliza políticas e procedimentos estabelecidos ou extrai de dados históricos? Se utiliza, então os Ativos do Processo Organizacional devem aparecer na lista de entrada. Da mesma forma, o processo atualiza bancos de dados ou políticas? Se fizer isso, então as atualizações dos Ativos do Processo Organizacional podem ser esperadas como output.
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