Configuração de Fornecedor
O Coordenador de Negócios de Contas a Pagar do Fornecedor é responsável pela configuração e manutenção do fornecedor. Para obter um novo fornecedor configurado em Banner, um formulário UO Substituto W-9 atual (entidades americanas) ou um formulário W-8 original (indivíduos e entidades estrangeiras), juntamente com documentos de apoio devem acompanhar todas as solicitações do fornecedor.
Importante Nota: Obrigatório, a maioria das versões atuais dos formulários estão agora disponíveis no site do BAO. Por favor, remova quaisquer versões mais antigas que você possa ter armazenado no seu computador, pois elas não serão aceitáveis para a configuração do fornecedor. A única exceção será para uma configuração temporária de 30 dias para reembolsos.
Um formulário UO Substituto W-9 ou um formulário W-8 original (a versão mais atual) deve acompanhar todas as solicitações do fornecedor relacionadas:
- Faturas
- Registros
- Subscrições
- Reembolsos de viagem
- Pagamentos de apoio aos participantes
- Pagamentos de pesquisa
- Pagamentos de subsídios
- Apartamentos
- Hotéis
- Contratos de Serviços Pessoais (PSCs)
- Contratos
- Todos os outros tipos de pagamentos (excepto reembolsos ver item 8)
O UO Substituto W-9, Os formulários W-8, e as folhas de rosto de fax estão disponíveis em: NOTE: Por favor, aguarde 24-48 horas para todas as configurações de fornecedores, ativações ou pedidos de mudança de endereço. O processamento da sua solicitação pode demorar mais tempo, especialmente ao solicitar uma configuração ou ativação de um fornecedor estrangeiro. Ao contrário dos formulários W-9, os formulários W-8 são válidos apenas para períodos de tempo específicos. Mesmo que uma entidade estrangeira possa ser configurada em Banner, o endereço só pode estar ativo por apenas um ano de cada vez. Portanto, por favor, dê tempo para a revisão do status de fornecedor estrangeiro por Contas a Pagar antes que um fornecedor ou endereço possa ser reativado para pagamento. Universidade do Oregon requer que um UO Substituto W-9 (versão mais atual) esteja no arquivo antes de fazer o pagamento aos fornecedores. Universidade do Oregon exige que a Universidade comunique informações adicionais ao Estado do Oregon sobre nossos gastos anuais com minorias, mulheres e pequenas empresas emergentes (MWESB), bem como veteranos e veteranos deficientes de serviço (SDV). Informações sobre os estados certificados pela MWESB estão disponíveis no site do estado: Certificação de Minorias e Mulheres Empresárias (M/WSB) ou você pode entrar em contato com elas pelo telefone (503) 986-0075. Para obter informações sobre os status de veterano ou certificado estadual SDV, consulte: Serviço de Certificação de Veterano Deficiente (SDV). Você também pode consultar o Escritório de Certificação do Estado do Oregon para Inclusão e Diversidade Empresarial/COBID. Embora as informações registradas no formulário UO Substituto W-9 possam ser semelhantes às que normalmente são fornecidas em um formulário IRS W-9, o UO é exigido pelo estado para coletar essas informações adicionais dos fornecedores que não estão no formulário IRS W-9. Por este motivo, um formulário W-9 do IRS não pode ser enviado em lugar do UO Substituto W-9, a menos que você tenha feito todos os esforços para fornecer aos vendedores a oportunidade de notificar-nos de seus status MWESB, veterano e SDV, solicitando que eles preencham o formulário UO Substituto W-9. É vantajoso para o vendedor que eles forneçam estes status ao UO. Se o fornecedor se recusar a preencher o formulário UO Substituto W-9 com seus status, somente então uma versão atual do formulário IRS W-9 será aceita em seu lugar. Quando um indivíduo está preenchendo um UO Substituto W-9, ele deve fornecer um endereço residencial para fins de declaração de impostos. Um indivíduo não deve listar um endereço de escritório ou de trabalho no campo de endereço. Se a pessoa quiser que enviemos um pagamento para um endereço diferente do endereço residencial, pode fornecer um segundo endereço a ser adicionado ao Banner. Departamentos não podem preencher o formulário para o fornecedor. O fornecedor precisa fornecer o nome legal e número de identificação fiscal que será confirmado usando o Programa de Correspondência de NIF do IRS. O formulário UO Substituto W-9 (versão mais atual) preenchido deve ser devolvido ao Departamento solicitante. Para entidades dos EUA APENAS, uma cópia do W-9 pode ser uma imagem digitalizada, cópia ou fax. A Universidade de Oregon requer um formulário W-8 para todos os indivíduos e entidades estrangeiras, independentemente do tipo de pagamento. Existem cinco tipos diferentes de formulários W-8 (versão mais atual). Os indivíduos estrangeiros muito provavelmente escolherão preencher o formulário W-8BEN do IRS. As entidades estrangeiras que não são pessoas físicas optarão muito provavelmente por preencher um W-BEN-E do IRS. Somente o indivíduo/entidade estrangeira pode determinar qual formulário W-8 se aplica a eles. Os departamentos não podem preencher o formulário para o fornecedor. O formulário W-8 original precisa ser enviado para [email protected] no momento da solicitação do fornecedor. Você pode enviar um W-8 original assinado para o AP através do correio do campus, ou deixando-o no AP com a documentação de suporte, ou você pode enviar o W-8 original digitalizado com a documentação de suporte. Nós não podemos aceitar formulários assinados eletronicamente. Observação: Podemos aceitar o W-8 eletronicamente em um e-mail, se você estiver enviando uma cópia impressa do W-8 preenchido do fornecedor, então o e-mail do fornecedor com o W-8 anexado deve ser encaminhado para Contas a Pagar. (Contas a pagar tem que certificar o recebimento do W-8 do fornecedor real para que possamos proceder com a emissão do pagamento). Todos os formulários W-8 enviados ao Accounts Payable para configuração ou ativação do fornecedor serão analisados no escritório do BAO por Joy Germack, UO Tax Analyst, antes que um fornecedor ou indivíduo estrangeiro seja ativado em Banner pelo Accounts Payable. Uma vez que o fornecedor estrangeiro tenha sido configurado, o endereço é válido por um ano. Os pagamentos solicitados nos anos seguintes serão revistos para o tipo de pagamento, endereço da entidade estrangeira e validade do formulário W-8 existente. O endereço será reativado por mais um ano assim que todas as informações ou documentação necessárias tiverem sido recebidas. Todos os números de identificação fiscal dos EUA fornecidos devem corresponder aos registros do IRS. Below é uma lista de dicas para usar ao conduzir consultas a fornecedores: Conduza uma pesquisa completa do fornecedor em BANNER. Tente várias ortografias, por exemplo, McDonald ou Mc Donald ou Mc donald, IKON ou Ikon. BANNER é sensível a maiúsculas e minúsculas. Você também precisa estar ciente de que muitos vendedores usam um nome ‘Doing Business As’ (DBA). O seu nome legal aparecerá antes do seu nome comercial. Por exemplo, “John Doe dba/Creative Vendors”. A sua factura pode dizer apenas “Creative Vendors”. A única maneira de encontrar este fornecedor é usar o sinal de porcentagem na frente e no final do nome. Por exemplo, %Creative Ven%. Pode demorar um pouco mais para fazer uma pesquisa desta forma, mas você encontrará a maioria dos fornecedores desta forma. Se você não encontrar um fornecedor depois de fazer uma pesquisa completa, você precisará enviar um novo pedido de fornecedor. Para qualquer novo fornecedor configurado, assim como qualquer ativação de um fornecedor inativo que comece com um número V00_ _ _ _ _ _ _, um UO Substituto W-9 (a versão mais atual) e documentos de suporte são necessários. Se você enviar apenas o UO Substituto W-9 sozinho ou a fatura sozinha, nós não poderemos processar o seu pedido. Terá de enviar os dois documentos ao mesmo tempo para o AP. As duas peças de documentação são necessárias independentemente de você estar comprando ou pagando a um fornecedor. Se você estiver tentando colocar uma PEDIDO DE COMPRA com uma empresa (criando um pedido de compra online em Banner), você precisará enviar para AP: 1). Um UO Substituto W-9 ou um formulário W-8 original (versão mais atual). NOTE: Por favor veja no tópico W-8 acima para mais detalhes sobre W-8’s. A Central de Contas a Pagar deve certificar o recebimento do W-8 do fornecedor real para que possamos prosseguir com a configuração do fornecedor e emitir o pagamento; portanto, o e-mail original da entidade estrangeira com o W-8 anexado deve ser enviado ao AP quando uma nova solicitação de fornecedor for feita). E 2). Uma cópia de uma cotação, estimativa, página da web, e-mail, carta de apresentação por fax, cartão de visita, ou algo do fornecedor mostrando a informação e endereço do negócio. No pedido, informe-nos que você precisa do novo fornecedor para fins de Pedido de Compra e nós adicionaremos o fornecedor com um endereço VO (Vendor Order). (Mais tarde, quando você tiver sido faturado, você precisará enviar apenas uma cópia da fatura para Contas a Pagar para que um endereço VP (Vendor Payment) possa ser adicionado para pagamento). NOVO: Se você estiver tentando colocar uma PEDIDO DE COMPRA DE SERVIÇOS com uma entidade (este formulário substitui o formulário de Contrato de Honorário para falar ou executar serviços SOMENTE), você precisará enviar para AP: 1). Um UO Substituto W-9 ou um formulário W-8 original (versão mais atual). NOTE: Por favor, veja no tópico W-8 acima para mais detalhes sobre W-8’s. A Central de Contas a Pagar deve certificar o recebimento do W-8 do fornecedor real para que possamos prosseguir com a configuração do fornecedor e emitir o pagamento; portanto, o e-mail original da entidade estrangeira com o W-8 anexado deve ser enviado ao AP quando uma nova solicitação de fornecedor for feita). E 2). Uma cópia do formulário de pedido de serviços totalmente preenchido. Na solicitação nos informe que você precisa do novo fornecedor configurado para fins de pagamento e nós adicionaremos o fornecedor com um endereço de VP (Vendor Payment) como faríamos para qualquer outro Contrato de Serviço Pessoal ou Contrato Personalizado de Serviços. Se você estiver tentando fazer um PAGAMENTO a um fornecedor ou a um não-empregado/estudante, por favor envie para AP: 1). Uma cópia de uma fatura, formulário de registro, renovação de assinatura, reserva de hotel, primeira página e/ou página de assinatura de um PSC ou Contrato, formulário de Solicitação de Ativação de Contas a Pagar ou outra documentação de suporte para que possamos adicionar um endereço de VP ao Banner. > Again, precisamos de duas peças de documentação para qualquer novo fornecedor configurado. Uma nova solicitação de configuração de fornecedor não será completada sem ambas as peças de documentação. Você pode enviar esses dois documentos juntos para o Contas a Pagar com uma nota que diz NOVO VENDEDOR, seu nome e seu número de telefone. Você pode enviar a solicitação por fax para Accounts Payable no número 346-2393, enviar a solicitação escaneada por e-mail para [email protected], ou enviar a solicitação pelo correio do campus para Business Affairs Payable. Informação de contato do departamento: Precisamos do seu nome e número para lhe ligar se houver problemas ou perguntas. Não envie uma folha de rosto por fax, a menos que não haja espaço na factura para a sua nota. Além disso, não coloque uma nota sobre nada impresso na documentação, nem utilize papel colorido ou poste (quando recebermos o fax, pode ser ilegível). Certifique-se de que o número de telefone e o endereço do fornecedor são legíveis. Status dos seus pedidos de fornecedor: Novos fornecedores serão estabelecidos no BANNER após a recepção do seu pedido. Nós processamos muitos vendedores novos e não podemos ligar para confirmar o recebimento de seu pedido ou quando seu pedido tiver sido completado. Pedidos de compra, formulários de solicitação de desembolso, notas escritas à mão ou digitadas nos departamentos UO NÃO PODEM ser usadas para a configuração do vendedor ou mudanças de endereço: Só podemos fazer isso em casos muito raros, como quando um reembolso está sendo emitido. Devemos ter algo oficial do fornecedor, geralmente a sua fatura. Se você precisar de um endereço de fornecedor configurado para que você possa processar um pedido de compra on-line; por favor, envie um fax ou e-mail para Accounts Payable uma cotação, estimativa, página da web, e-mail, carta de apresentação por fax, cartão de visita, ou algo do fornecedor juntamente com um UO Substituto W-9 atual; ou envie seu pedido com um formulário W-8 original para que possamos adicionar um endereço VO para Banner. Formulários de registro de fornecedor, formulários de pedidos, etc: Estes são aceitáveis para novas configurações de fornecedores desde que sejam acompanhados por um UO Substituto W-9 atual ou um formulário W-8 original. Subscrições renovadas: Estas também requerem um formulário UO substituto W-9 ou um formulário W-8 original para a configuração de um novo fornecedor e devem ser processadas cuidadosamente. Se um envelope pré-impresso acompanha o formulário de assinatura, então certifique-se de enviar por fax ou e-mail uma cópia do envelope e do formulário de assinatura (que contém as informações de contato) para o Contas a Pagar, a fim de obter o endereço de pagamento correto adicionado ao Banner. O endereço de envio no envelope pode ser diferente do endereço de correspondência no formulário de inscrição. Onde enviar os pedidos do fornecedor: Não envie por e-mail os pedidos de configurações de fornecedores para indivíduos em Contas a Pagar, pois eles podem estar inesperadamente fora do escritório. É sempre melhor enviar os seus pedidos digitalizados para o endereço de e-mail geral de Contas a Pagar: [email protected] envie-os por fax para 346-2393. Se você enviar por e-mail ou fax solicitações de fornecedores para o endereço de e-mail ou número de fax geral de Contas a pagar, então alguém no C/P poderá cuidar de suas solicitações. As solicitações de fornecedores que são acompanhadas por W-8s originais podem ser entregues ou enviadas pelo correio do campus para Business Affairs Payable Accounts. Originals ou cópias de W-9s ou W-8s não devem ser retidas nos departamentos: Uma vez que um novo fornecedor tenha sido estabelecido em Banner por Contas a Pagar, por favor destrua quaisquer cópias de W-9s ou W-8s que você tenha retido dentro do seu departamento. TODOS os formulários de W-8 enviados ao Accounts Payable para configuração ou ativação do fornecedor serão revisados no escritório do BAO por Joy Germack, Analista Fiscal UO, antes que um fornecedor ou indivíduo estrangeiro seja ativado em Banner pelo Accounts Payable. Se você tiver uma mudança de endereço de um fornecedor, (por exemplo, a fatura mostra um endereço diferente do que está no BANNER), por favor envie uma cópia da fatura, formulário de registro, envelope de renovação de assinatura ou outra documentação mostrando a mudança de endereço para Contas a Pagar. Iremos verificar o endereço e actualizar a conta. Alguns vendedores solicitaram que TODOS os pagamentos fossem para um determinado endereço, não importa o que esteja na fatura, e não podemos alterá-los. Certifique-se e escreva seu nome e informações de contato na documentação para que possamos contatá-lo se esse for o caso, ou se precisarmos de informações adicionais Um formulário UO Substituto W-9 ou W-8 NÃO é necessário para mudanças de endereço, apenas para pedidos de novos fornecedores. Se você estiver pagando um PSC ou um Contrato e precisar de uma nova configuração de fornecedor ou mudança de endereço, você precisará enviar as seguintes informações por fax para A/P em 346-2393 ou por e-mail para: [email protected]. (Lembre-se de incluir o seu nome e extensão telefónica juntamente com detalhes relativos ao seu pedido). PSC’s Contratos Estudantes ou funcionários: Se você está reembolsando um estudante ou um empregado, e você recebe a mensagem do Banner “NEEDS TO BE ACTIVATED BY COCOUNTS PAYABLE” você precisará preencher um formulário de Solicitação de Ativação de Contas a Pagar. Certifique-se de incluir o nome, endereço e BANNER ID (95XXXXXXX ou número 951XXXXXXXX) e o motivo da ativação no formulário de Solicitação de Ativação de Contas a Pagar e envie o pedido por fax ou e-mail para Accounts Payable. Se um aluno ou funcionário tiver atualizado seu endereço na Duckweb, para atualizar o endereço padrão do Banner no Banner você precisará preencher um formulário de Solicitação de Ativação de Contas a Pagar. Existem outros endereços que precisam permanecer ativos para outros fins. O Contas a Pagar não sabe quando um estudante ou funcionário mudou seu endereço na Duckweb. Por esta razão os departamentos devem notificar o Accounts Payable para atualizar o endereço padrão do AP, enviando um formulário de Pedido de Ativação de Contas a Pagar. NOTE: Ocasionalmente um 95X não refletirá um número de contribuinte americano nos arquivos de fornecedores do AP. Mesmo que o indivíduo possa ter preenchido outros formulários para Folha de Pagamento ou para Registros de Alunos, é necessário obter do indivíduo um formulário W-9 ou W-8 para ativar o 95X nos arquivos de fornecedores de AP para receber pagamentos de Contas a Pagar, tais como estipêndios, reembolsos, etc. Se você precisar de um fornecedor configurado ou ativado para um viajante, preencha o formulário de Solicitação de Ativação de Contas a Pagar (precisamos ter um endereço residencial) e peça ao viajante para preencher um UO Substituto W-9 (versão mais atual) ou um formulário W-8 original (versão mais atual). Anexe os documentos juntos e envie-os por fax para Accounts Payable no número 346-2393 ou por e-mail para [email protected], se o fornecedor for uma entidade dos EUA. Se o fornecedor for uma pessoa física estrangeira, envie o formulário W-8 original pelo correio ou você pode entregar o formulário com sua solicitação para Accounts Payable. Para mais informações sobre como pagar viagens a uma entidade estrangeira, consulte: Pagamentos a Entidades Estrangeiras. Se um viajante se mudou, certifique-se de solicitar uma atualização para seu endereço e o endereço padrão do Banner, enviando um formulário de Solicitação de Ativação de Contas a Pagar. . Se o endereço do Banner E o endereço padrão não forem atualizados antes de enviar o pagamento através da Concur, o pagamento pode ser mal direcionado ou atrasado, pois os processos são diferentes dos processos de viagem anteriores à Concur. Se você encontrar um fornecedor e receber a mensagem Banner Fornecedor é Inválido, ou não foi ativado por Contas a Pagar, você precisará determinar o motivo para esta mensagem. Você precisará retornar à tela de consulta no FTIIDEN para descobrir porque o fornecedor é inválido ou inativo. Geralmente, você receberá esta mensagem sob quatro circunstâncias. 1) Você está reembolsando um estudante ou funcionário sob sua ID de Banner (também conhecido como número 95XXXXXXX), e o Escritório de Contas a Pagar nunca os ativou em Banner. Eles precisarão ser ativados para que você possa processar o reembolso através do Banner ou do formulário Concur Travel. Neste caso, você precisará preencher e enviar um formulário de Pedido de Ativação de Contas a Pagar ao AP para ter a conta ativada. 2) Você está pagando a um fornecedor que está desativado. Você precisará retornar ao FTIIDEN. Ao consultar o nome do fornecedor no FTIIDEN, esse fornecedor tem uma coluna Rescindida na coluna Fornecedor. Isso significa que esse fornecedor é cancelado porque foram vendidos ou modificados para outro fornecedor com um número de identificação fiscal diferente. Com o cursor no nome do fornecedor, você precisará selecionar o Menu FERRAMENTAS no canto superior direito. Sob o categrório Opções selecione Informações de endereço do fornecedor. Surgirá uma caixa de endereço. Procure na linha de rua 2 ou 3 do primeiro endereço de pagamento (VP1) por uma mensagem que diz VER V#_______. Você precisará então usar o novo número listado. (Se um fornecedor mudou de dono várias vezes, você pode ter que repetir este processo para encontrar o número do fornecedor atual). Esta é a única maneira de saber qual número de fornecedor você deve usar. Se você puxar um fornecedor encerrado para a tela de pagamento da fatura, então você receberá a mensagem. O fornecedor é inválido ou não foi ativado pelo escritório de contas a pagar. É sempre melhor procurar seu fornecedor e certificar-se de que o endereço que está procurando está no sistema em FTIIDEN primeiro, antes de ir para a tela de pagamento da fatura. 3) Você está pagando a um fornecedor antigo que não foi pago por 6 ou mais anos e que foi inativado. Neste caso, não haverá nenhuma mensagem nas linhas de endereço. No FTIIDEN haverá um T na V Coluna. Isto é tratado como uma nova configuração de fornecedor e você precisará enviar UO Substituto W-9 (versão mais atual) ou formulário W-8 original (versão mais atual) junto com os documentos de suporte. O fornecedor será reativado ou configurado com um novo número de fornecedor. Novamente, um novo UO Substituto W-9 ou um W-8 original é necessário junto com a documentação de suporte. 4) Você tem uma sessão de banner corrompida. Saia se banner e depois tente novamente. Se isso não funcionar, reinicie seu computador e ele deve funcionar. Refundos devem ser emitidos usando a mesma forma de pagamento que foi usada na transação original. Uma fatura Banner só deve ser gerada se você estiver reembolsando um pagamento em dinheiro ou cheque. Pagamentos com cartão de crédito devem ser creditados no cartão utilizado na transação inicial. A Universidade do Oregon requer um formulário UO Substituto W-9 atual ou formulário IRS W-8 original para todas as saídas de pagamento EXCETO em casos de reembolsos. Se precisar de enviar um pagamento de reembolso terá de fornecer: Você deve enviar um e-mail, um aviso de cancelamento, um boletim de inscrição, um pedido cancelado, cheque cancelado ou alguma outra forma de documentação de apoio mostrando o motivo do reembolso. As contas de fornecedores para reembolsos estarão activas apenas por 30 dias. Se você não emitir o reembolso dentro do período de 30 dias, você precisará enviar uma solicitação para que a conta seja reativada temporariamente. Se você tiver mais perguntas sobre Solicitações de Fornecedores, entre em contato com o Coordenador de Fornecedores de Contas a Pagar pelo telefone 6-3189 ou pelo e-mail [email protected]. W-9
W-8
1. Vendor Searches
2. Solicitações de novos fornecedores
Se você tiver uma mudança de endereço de um funcionário ou estudante, preencha um formulário de Pedido de Ativação de Contas a Pagar e envie-o para o nosso escritório. NÃO é necessário um formulário UO Substituto W-9 para qualquer funcionário ou aluno já inserido no Banner com um número 95OXXXXXX ou 951XXXXXX, a menos que o UO Banner ID não tenha um número de identificação fiscal anexado ao registro. Entraremos em contacto consigo e informá-lo-emos se precisa de obter um UO Substituto W-9 para o indivíduo. Nota: Se um estudante ou empregado tiver atualizado seu endereço na Duckweb, para atualizar o endereço padrão do Banner no Banner você precisará preencher um formulário de Solicitação de Ativação de Contas a Pagar. 4. Contratos de Serviço Pessoal (PSCs) ou Contratos
5. Solicitações de Ativação (Estudantes e Funcionários com 95X)
6. Configurações de viagem
.
Um viajante que nunca foi aluno ou funcionário receberá um número de fornecedor que começa com V no Banner. Para processar um reembolso de viagem na Concur, será necessário consultar no Banner o número do fornecedor e depois usar esse número de fornecedor como o ID do viajante na Concur. Contas a pagar não atribui números 95XXXXXXX.
Note: Lembre-se de indicar no campo estrangeiro não-residente, no formulário Solicitação de Ativação de Contas a Pagar, se a pessoa é um estrangeiro não-residente ou não. Não deixe este campo em branco. Se eles forem não-residentes você precisará anexar a documentação apropriada listada na parte inferior do formulário de Solicitação de Ativação de Contas a Pagar. Nota: O primeiro endereço colocado no Banner para uma entidade estrangeira deve ser o seu endereço permanente. O segundo endereço será o seu endereço postal. Veja: Opções de Pagamento Estrangeiras. 7. Vendedores Inválidos ou Terminados
8. Reembolsos