As empresas precisam da colaboração entre equipes multifuncionais para apoiar idéias inovadoras e se beneficiar das diversas habilidades dos funcionários. Mas mais de 75% das equipes multifuncionais são disfuncionais, sem responsabilidade, governança pouco clara e objetivos de projeto vagos.
Embora as equipes multifuncionais possam falhar por muitas razões, elas são bem-sucedidas por causa da mesma razão – boa colaboração.
As equipes multifuncionais bem sucedidas precisam de estratégias de colaboração eficazes que se alinhem com seus objetivos de projeto para que os funcionários possam trabalhar facilmente uns com os outros, mesmo que pertençam a departamentos ou domínios diferentes.
O que é colaboração entre equipes?
A colaboração entre equipes multifuncionais acontece quando funcionários de diferentes funções ou equipes (como vendas, desenvolvimento, RH, marketing e TI) na empresa se reúnem para trabalhar em um projeto, meta ou responsabilidade comum.
O objectivo da colaboração inter-funcional pode ser qualquer coisa, desde as responsabilidades do dia-a-dia como os departamentos de marketing e apoio ao cliente que se juntam para gerir as páginas de redes sociais da empresa ou a equipa de produto e vendas que colabora para lançar uma nova funcionalidade para os clientes.
No entanto, gerir eficazmente a colaboração inter-funcional da equipa nem sempre é tão fácil ou divertido como parece.
A diversidade introduzida com equipes multifuncionais permite que as organizações o façam:
- Criar uma cultura colaborativa onde os colaboradores trabalham em conjunto para alcançar um objectivo ou solução comum enquanto assumem a responsabilidade pelas suas acções
- Incrementar a eficiência, pois leva menos tempo a resolver os mesmos problemas com todos os departamentos relevantes a trabalhar em conjunto
- Melhorar a comunicação entre os diferentes departamentos
Estratégias multiculturais para impulsionar a colaboração cruzadacolaboração em equipe
Escolha a equipe certa
Uma colaboração bem sucedida entre equipes começa com a reunião dos membros certos da equipe que sabem como trabalhar juntos e colaborar com outros. Os membros da equipe devem ser capazes de se comunicar facilmente com outros membros do departamento em seu próprio jargão.
O foco também deve estar nas habilidades compartilhadas que cada membro da equipe deve possuir para criar uma máquina bem oleada que possa trabalhar com o mínimo de interrupções. Quando você estiver escolhendo membros da equipe para uma equipe multifuncional, comece escolhendo auto-iniciadores independentes que possam tomar decisões de forma autônoma com pouca ou nenhuma ajuda. Você também deve escolher funcionários que saibam ouvir e entender a perspectiva da outra pessoa.
Deixar um líder
Quando duas ou mais equipas de departamentos diferentes se juntam para colaborar, pode haver algum atrito inicial. Se não houver um líder para atender a chamada final, então isso pode levar a problemas maiores no futuro. Os membros da equipe em equipes multifuncionais precisam ser mais responsáveis e responsáveis, mas sem um líder que guie a todos, há um risco maior de um navio sem capitão que nunca chega à costa.
As equipes multifuncionais precisam de um líder que possa delegar, educar e dar autonomia a cada membro da equipe, acompanhando sempre o progresso do projeto.
Alinhar metas do projeto e compartilhá-las com todos
Quando houver falta de clareza e alinhamento na equipe, você começará a ver ainda mais problemas quando tentar dividir o trabalho em diferentes tarefas e atribuí-las aos membros.
Cada membro da equipa lidaria com a tarefa com um objectivo diferente em mente, o que acabaria por levar a equipa a lado nenhum. Você vai bater numa parede sem nenhum resultado para mostrar.
Para evitar situações como estas, é importante que as equipes multifuncionais discutam os objetivos importantes antes de começar o trabalho e se certifiquem de que eles estão alinhados com os objetivos gerais da empresa, bem como com os objetivos estabelecidos pelos diferentes departamentos.
Os funcionários devem estar cientes dos projetos e iniciativas de outras equipes
As colaborações orgânicas são sempre melhores do que forçar as equipes a se unirem. Afinal, quando os funcionários estão ativamente interessados em trabalhar em um projeto, isso leva diretamente à melhoria da eficiência, produtividade e colaboração da equipe.
Mas colaborações orgânicas não são fáceis de conseguir. Para cada vez que você tropeça em uma oportunidade de colaboração entre equipes, há muitos que saltam pelas rachaduras porque os funcionários simplesmente não sabiam no que os outros departamentos estavam trabalhando.
A melhor maneira de resolver isto é compartilhando regularmente os projetos da sua equipe e o trabalho que está por vir com toda a sua empresa. Você pode até mesmo criar um canal de comunicação dedicado onde os funcionários compartilham seu trabalho com todos os outros.
Definir um cronograma claro para o projeto
Quando os funcionários têm suas próprias responsabilidades principais de trabalho, pode ser incrivelmente assustador e avassalador assumir um novo projeto. Você pode até ter funcionários que estão interessados em um projeto multifuncional, mas eles podem não ter tempo ou espaço em seu cronograma para começar o trabalho em breve. Se você decidir sobre os membros da equipe antes mesmo de considerar o tempo total para o projeto, isso pode levar a atrasos excessivos e o projeto pode até ser adiado indefinidamente.
É por isso que é importante estimar o cronograma do projeto antes mesmo de começar a perguntar a outros funcionários se eles estão interessados em fazer parte dele. Estimar com precisão o tempo total que levará para concluir as diferentes fases do projeto.
Você também deve delinear o compromisso de tempo médio que seria necessário dos outros membros da equipe. Uma vez que os funcionários tenham um claro entendimento do que precisa ser feito e quanto tempo levará para que eles terminem o projeto, seria mais fácil conseguir a adesão dos membros da equipe e garantir que o projeto seja concluído dentro do tempo estipulado.
Exigir maiores habilidades de comunicação e gestão em toda a organização
Equipes multifuncionais requerem um grau totalmente diferente de habilidades de comunicação, gestão e liderança. Eles precisam de funcionários que possam se destacar em situações difíceis, gerenciar diversas necessidades de projetos e se comunicar de forma eficaz para que possam transmitir seus pontos de vista. Como resultado, para criar uma colaboração de equipe multifuncional bem sucedida, as organizações precisam melhorar a qualidade dos funcionários para garantir que eles possam colaborar sem problemas com outros colegas que podem não pertencer ao mesmo domínio que eles ou entender seu jargão.
Dar aos funcionários as ferramentas certas para colaborar
Dar aos funcionários as ferramentas certas de colaboração que podem ajudá-los a se comunicar e trabalhar juntos, mesmo quando eles não estão sentados no mesmo espaço físico de escritório.
Quando funcionários de diferentes departamentos utilizam diferentes aplicações para gerir o seu trabalho e colaborar, pode tornar-se um grande problema ao criar equipas inter-funcionais. Você não só teria que fazer uma lista restrita de novas aplicações para a equipe recém-criada, mas também teria que treinar os funcionários sobre como usar essas aplicações.
Ao introduzir uma plataforma de trabalho digital unificada em sua organização, você pode garantir que todos os funcionários possam trabalhar através da mesma plataforma, apesar do departamento em que estão.
Todos os departamentos podem colaborar e se comunicar através da mesma plataforma. Você pode até mesmo criar quadros de mensagens dedicados ou canais de comunicação para as equipes discutirem os novos projetos que estão prestes a iniciar, o que por sua vez pode impulsionar colaborações orgânicas.
Cross-team collaboration is a discipline
Cross-team collaboration discipline is not a one-off thing. É um processo contínuo que precisa fazer parte da cultura de trabalho da empresa. Colaborações entre equipes acontecem em empresas quase todos os dias, mas é a forma como elas são implementadas que pode fazer toda a diferença. Equipes multifuncionais bem sucedidas ajudam a atingir os objetivos organizacionais e, em última análise, mais sucesso.