7 Dicas Críticas para uma Relocação Suave de Escritório

A mudança para um novo escritório é uma mudança emocionante para qualquer empresa, e não precisa ser um processo estressante para quem a coordena.

Uma pesquisa realizada pela E.ON revela que a mudança é a segunda tarefa mais estressante para os proprietários de pequenas empresas depois de contratar novos funcionários. Consequentemente, a maioria das empresas atrasam a mudança, optando por ficar em instalações apertadas e caras.

Aqui estão sete dicas críticas de realocação de escritório para ajudar a aumentar as chances de uma mudança rápida e eficiente.

Planeie sua realocação de escritório com antecedência

A relocalização comercial precisa de planejamento detalhado e preparação. Ao planejar a mudança, decida a data da mudança, o cronograma para o processo de realocação, após o qual você pode elaborar um cronograma. Além disso, ter um orçamento específico atribuído ao processo de realocação. Ele será útil na identificação dos custos de contratação de mudança e ajudará a evitar decisões mal informadas.

Comunicar com seus funcionários

Comunicar com seus funcionários é uma das importantes dicas de realocação do escritório que você precisa considerar. Certifique-se de manter o seu pessoal actualizado com planos de mudança e horários. Notifique-os de mudanças importantes e procedimentos na nova premissa de negócios, incluindo:

– O novo endereço ou qualquer número de telefone e fax revisto
– Novas regras de construção
– Arranjos de embalagem no novo local, entre outros

Você pode encorajá-los a criar uma lista de verificação de mudança para garantir que todas as áreas essenciais estejam cobertas e que nada seja perdido. Enquanto a mudança pode ser perturbadora para os funcionários, a comunicação com eles pode aumentar a sua moral.

Atribuir um gerente de projeto

Cada mudança de escritório requer um esforço de equipe para aumentar as chances de sucesso. Nomear um gerente de projeto para facilitar todos os aspectos do processo de realocação também será importante.

O líder da equipe deve ter habilidades multi-tarefas, habilidades organizacionais excepcionais, habilidades de comunicação efetiva e experiência em trabalhar com orçamentos. Um grande conjunto de ferramentas de gerenciamento de escritório também pode ajudar a tornar a realocação mais perfeita.

Proteja seus dados

Você nunca sabe o que poderia acontecer com seus arquivos e hardware durante o processo de realocação. Você pode acabar perdendo documentos importantes para servidores ou discos rígidos danificados. Portanto, é importante fazer backup dos seus dados e protegê-los contra perda e violação ao se mover.

Por exemplo, você pode usar um sistema digital de gerenciamento de visitantes para proteger seus dados de visitantes e funcionários. A melhor parte é que você pode se mover com ele sem problemas, pois ele é baseado na nuvem. Desta forma, você demonstra conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), já que você não perderá dados sobre quem visitou seu negócio no passado.

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Esconder limpar seu escritório

Não se mova com itens que você não precisa. Remova arquivos antigos, rasgue papéis desnecessários, descarte móveis antigos e venda ou doe equipamentos que não serão mais necessários. No entanto, não deixe de consultar os seus contabilistas uma vez que os itens doados podem ser usados como uma anulação.

Contratar uma empresa de mudanças profissional

Contratar uma empresa de mudanças é essencial para facilitar uma relocalização suave do escritório. As empresas de mudanças têm o conhecimento, a experiência e os recursos necessários para tornar o processo de mudança perfeito. Elas fornecerão serviços de embalagem e desempacotamento para garantir que os itens de sua empresa sejam transferidos com segurança. Uma empresa de mudanças também pode identificar as necessidades do seu negócio e ajudar a elaborar um plano de mudança adequado.

Certifique-se de escolher uma empresa bem estabelecida, certificada e segurada.

Atualize seu endereço em todos os lugares

Deixe seus fornecedores e clientes saberem quando você está se mudando, seu novo endereço da empresa e quando o negócio normal será retomado. Certifique-se de atualizar seus cartões de visita, site, papel timbrado e sites de mídia social. Além disso, contate o Google para que seu endereço e sua listagem online sejam alterados um mês antes da sua mudança.

A mudança não é tão agitada quanto parece. Se você seguir estas dicas de realocação – desde o planejamento do processo, comunicação com clientes, fornecedores e funcionários até o backup dos seus dados – você será capaz de fazer uma transição suave para o seu novo local de trabalho.

Contate a VisiPoint para saber mais sobre o backup dos seus dados usando um sistema digital de gerenciamento de visitantes.