A comunicação pobre mata negócios.
Quando os líderes não sabem como suas equipes estão se saindo (e os membros da equipe não sabem o que seus líderes querem ou precisam), então a comunicação sofre, as iniciativas caem e o negócio perde dinheiro que poderia ter ganho facilmente.
Os relatórios de negócios podem fornecer uma ferramenta de comunicação crítica para os líderes empresariais, dando-lhes as percepções de que necessitam para acompanhar o progresso em direcção a objectivos empresariais importantes e para fazer correcções de curso quando necessário.
O que é um relatório de negócios? Como se escreve um relatório de negócios?
Explicação de relatórios de negócios, alguns exemplos de relatórios de negócios e algumas dicas de como escrever um relatório de negócios.
O que é um relatório de negócios?
Um relatório de negócios é uma peça formal de informação escrita usada para fins específicos de negócios.
Inclui tipicamente descrições de procedimentos a seguir, seguidos de recolha e análise de dados. Depois, a pessoa que apresenta o relatório documentado discute o significado dos procedimentos e as conclusões tiradas da análise desses dados.
Relatórios de negócios são freqüentemente registrados e compartilhados dentro de uma empresa para garantir que possam ser referenciados, se necessário, no futuro.
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Uma das coisas difíceis dos relatórios de negócios é que eles podem variar muito de uma organização para outra. Os dados que são importantes, digamos, para um escritório de contabilidade ou de um advogado fiscal podem não ser tão relevantes para uma empresa especializada na venda de eletrônicos ou software, mesmo que eles possam usar muitos dos mesmos documentos no momento do imposto!
Tipos de Relatórios de Negócios
Existem muitos tipos de relatórios de negócios que uma organização pode usar. Alguns tipos comuns de relatórios de negócios incluem:
Relatórios Comerciaisormais
Esses relatórios geralmente estão em conformidade com algum processo estabelecido, e podem ser exigidos para o cumprimento de certos requisitos regulatórios. Muitos relatórios formais, quando mandatados para conformidade, têm um formulário padronizado que você precisa preencher.
Estes relatórios são frequentemente distinguidos dos relatórios de negócios informais pela sua intenção, estrutura e extensão. Muitos dos relatórios específicos listados abaixo podem ser considerados relatórios formais.
Quando criados especificamente para cumprir com algum tipo de regulamentação, estes relatórios podem ser chamados de “relatórios estatutários”.”
Relatórios Comerciais Informais
Os chamados relatórios comerciais “informais” incluem coisas como memorandos ou cartas destinadas principalmente para uso dentro da sua organização.
Porque estes são documentos estritamente internos destinados à conveniência, em vez de atender a uma exigência regulatória específica, eles geralmente têm um formato simples e de texto simples. Em muitos casos, um relatório informal será mais curto que um relatório formal, embora isso não seja uma regra “dura e rápida”.
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No entanto, algumas empresas optam por usar um formato ou modelo específico de relatório de negócios, mesmo para suas comunicações mais informais ou internas. Isto pode ajudar a criar consistência para estes relatórios.
Muitos dos tipos de relatórios listados abaixo também poderiam ser classificados como relatórios informais, dependendo do seu formato.
Analíticos e Relatórios de Negócios de Pesquisa
Estes relatórios coletam conjuntos de dados e depois os estudam para criar uma análise e fazer recomendações com base nessa pesquisa.
Por exemplo, uma empresa pode criar um relatório analítico detalhando dados demográficos de clientes em várias regiões e segmentos para determinar como e onde comercializar seus produtos ou abrir novos centros de distribuição.
Relatórios Informativos
Um relatório informativo é um relatório que registra uma determinada peça ou conjunto de dados para interpretação posterior. Relatórios de despesas, logs de inventário e relatórios de vendas podem ser considerados exemplos de relatórios informativos.
Relatórios analíticos não semelhantes, estes documentos normalmente não incluem explicações ou recomendações – embora os dados neles contidos possam ser usados para tomar decisões posteriores.
Sumários
Este é um tipo de relatório de negócios que procura pegar um tópico ou conjunto de dados complexo e explicá-lo da forma mais sucinta possível. Resumos são frequentemente um tipo informal de relatório de negócios preparado por secretárias ou assistentes para poupar tempo aos executivos ao tomar decisões.
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Estes podem ocasionalmente ser usados como base para um comunicado de imprensa ou outro documento de face externa.
Relatórios de desempenho
Estes relatórios recolhem um conjunto de métricas de desempenho sobre um departamento, equipe ou indivíduo dentro da organização. O conteúdo desses relatórios pode variar dependendo do departamento do indivíduo que está sendo avaliado. Afinal, os contabilistas geralmente não serão mantidos nos mesmos padrões dos representantes de vendas.
Em muitos casos, os dados dos relatórios de desempenho podem ser usados para tomar decisões sobre o pessoal ou certas iniciativas empresariais – por isso pode haver sobreposição com os relatórios analíticos.
Relatórios de Maioria e Minoria
Quando há uma comissão com três ou mais pessoas formadas para tomar uma decisão empresarial, elas podem ter uma diferença de opinião.
Relatórios de Maioria e Minoria colhem os resultados dos respectivos lados da divisão. O relatório do lado com menos membros é chamado de relatório da minoria, enquanto o relatório do lado maior é chamado de relatório da maioria.
Relatórios trimestrais e anuais
Relatórios periódicos dados em intervalos definidos para ajudar a rever processos e progressos em direção aos principais objetivos comerciais. Relatórios trimestrais e anuais podem ter diferentes focos em diferentes organizações.
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Em algumas organizações, o relatório anual pode ser uma compilação dos relatórios trimestrais individuais. Ou, pode envolver uma análise mais aprofundada de uma iniciativa de longo prazo e de como ela impactou a empresa.
Por vezes, esses relatórios podem ser preparados com mais frequência e simplesmente referidos como “relatórios periódicos”.
5 Modelos e formatos de relatórios de negócios
Existem tantos formatos de relatórios de negócios quanto as empresas que os compilam. Enquanto alguns formulários de negócios podem utilizar um formato padronizado (especialmente se forem legalmente exigidos “relatórios de negócios legais”), outros podem não ter um formato padrão.
Existem alguns modelos de relatórios de negócios e amostras que você poderia usar para fazer um relatório no futuro:
Modelo de Relatório de Vendas de Funcionários
Dentificação da Loja #:
Nome do funcionário:
Data de Revisão de Vendas:
Golo de vendas brutas:
Valor de vendas brutas:
Horas trabalhadas:
Valor médio por hora:
Este modelo de relatório informativo poderia ser usado como base para uma futura avaliação de desempenho dos empregados.
Em particular, o rastreamento das horas trabalhadas em um determinado período em relação à receita bruta total gerada por esse funcionário pode ser valioso para medir de forma justa o valor de um funcionário em comparação com outros que podem estar trabalhando um número maior ou menor de horas.
Naturalmente, algumas organizações podem adicionar campos para incluir a venda de produtos específicos para rastrear o progresso em direção a objetivos específicos.
Modelo de Relatório de Atividades
A imagem acima é um modelo de relatório padrão no HubSpot que mostra as actividades de vendas de empregados individuais da equipa de vendas para acompanhar o quão activos estão.
Este relatório pode ser usado para avaliar a frequência com que um membro da equipa de vendas está envolvido em actividades críticas. Gráficos de barras similares podem ser usados para ajudar a rastrear outras atividades freqüentes.
Departmental, Team, ou Modelo de Relatório de Vendas da Loja
| Actual | Projecto | Variação | % Diferença | YTD Real | YTD Projetado | YTD Desvio | YTD % | |
| Vendas em $ | ||||||||
| Receitas | ||||||||
| Margem | ||||||||
| Número de Encomendas | ||||||||
| Média Valor do Pedido |
Os dados desta tabela poderiam ser usados para preencher um gráfico de linhas mostrando as vendas projetadas e reais para um determinado departamento, equipa, ou localização ao longo do tempo.
Estes relatórios são frequentemente conduzidos numa base semanal, mensal ou trimestral.
Modelo de relatório de despesas
Relatórios de despesas podem ser difíceis de criar um modelo genérico, porque diferentes negócios e indústrias terão despesas diferentes para acompanhar.
Pode ajudar a criar categorias amplas de tipos de despesas e rastreá-las em um arquivo Excel ou um software de rastreamento de despesas que pode registrar automaticamente as despesas do seu negócio por tipo.
Muitos relatórios de despesas destinados a facilitar o consumo têm um formato como este:
- Um grande gráfico de torta que representa graficamente cada tipo de despesa.
- Gráficos de barras que mostram comparações lado a lado de cada tipo de despesa.
- Uma tabela orçamento vs. despesa que cola cada tipo de despesa e seus totais comparados com o orçamento disponível.
Alguns destes relatórios de despesas podem adicionar na receita projetada de um relatório de vendas para analisar o risco da empresa de ultrapassar seu orçamento.
Modelo de relatório de pesquisa
Muitas empresas precisam conduzir uma pesquisa extensiva em preparação para uma nova iniciativa ou lançamento de produto. Relatórios de pesquisa ajudam essas empresas a coletar dados e fornecer uma interpretação dos fatos que elas podem usar para beneficiar a empresa.
Embora a estrutura real de um relatório de pesquisa possa variar dependendo do tipo de pesquisa e da empresa, um esboço básico geralmente inclui:
- O nome do preparador do relatório (ou nomes, se vários pesquisadores estiverem envolvidos) e informações de contato.
- Um resumo de fundo ou resumo abstrato do relatório detalhando o motivo do relatório e seus objetivos.
- Um resumo “Key Findings”, que muitas vezes está em formato de lista de pontos. Isto é usado para fornecer uma lista rápida dos pontos de dados mais importantes e conclusões do estudo.
- O corpo do relatório. Isto normalmente contém a maioria do texto, bem como figuras e imagens que ajudam a destacar pontos de dados importantes.
- Uma conclusão que resume os resultados da pesquisa.
- Recomendações para o que a empresa pode precisar fazer com base nos resultados da pesquisa.
- Uma lista de referências para qualquer fonte externa ou estudos usados no documento da pesquisa.
Como Escrever um Relatório de Negócios: Melhores Práticas a Ter em Mente
Os modelos de relatórios descritos acima podem ajudar a servir de ponto de partida para vários relatórios de negócios formais ou informais. No entanto, simplesmente seguir um modelo, mesmo um bom, não garante que o relatório será valioso.
Para criar grandes relatórios de negócios que ajudarão a melhorar os resultados ao invés de perder tempo, aqui estão algumas coisas para ter em mente quando escrevê-los:
Contemple o objetivo do seu relatório, não subjetivo.
O objetivo final da maioria dos relatórios de negócios é comunicar claramente fatos, não opiniões.
Apelos emocionais usando adjetivos descritivos como “terrível”, “horrível”, “ótimo” e “soberbo” soam bem, mas não acrescentam precisão a um relatório. Em vez disso, tente manter sua linguagem simples para que ela só comunique os fatos.
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Isso pode soar contra-intuitivo ao escrever um relatório baseado em análise que exija alguma conclusão ou sugestão. No entanto, manter um tom impessoal que se concentre em dados reais ao invés de descrições emocionais é melhor para um relatório formal destinado a apresentar fatos objetivos.
Mantenha uma estrutura de relatório consistente para cada tipo de relatório.
O seu negócio tem um formato padronizado para cada um de seus relatórios? Se não, então isso deve ser estabelecido o mais rápido possível.
Seguir um modelo simples para cada tipo de relatório de negócios pode ajudar a facilitar aos leitores dentro da organização a rápida compreensão do conteúdo do relatório. Isto, por sua vez, pode ajudar os leitores a poupar tempo.
Submit Your Reports for Revision by at Least One Person.
Proofreading is a critical step for any piece of processional writing. Mesmo este artigo de blog que você está lendo foi revisado por duas pessoas antes de ser publicado!
Por quê? Porque, todos nós cometemos erros, especialmente quando há um prazo para chegar e há uma enorme pressão para nos apressarmos a fazer as coisas.
Pousar um segundo (ou terceiro) conjunto de olhos num relatório de negócios antes de ser enviado para o chefe ou armazenamento a longo prazo pode ajudar a garantir que erros factuais e gramaticais básicos sejam evitados. Isto, por sua vez, ajuda a escrever um relatório de negócios melhor.
Considerar a intenção e o público do seu relatório.
Por que você está escrevendo este relatório? A quem vai ser apresentado? Conhecer as respostas a estas perguntas pode ajudá-lo a enquadrar o conteúdo do seu relatório de forma mais eficaz.
Por exemplo, se o relatório se destina a ajudar os executivos de nível C a tomar uma decisão sobre se deve continuar ou parar o lançamento de um novo produto específico, você pode querer enfatizar as estatísticas de pesquisa de mercado, analisar o orçamento e ter um custo projetado vs. Se o objetivo do relatório é simplesmente coletar e apresentar pontos de dados, então manter textos estranhos a um mínimo e manter tabelas e gráficos de dados simples e fáceis de interpretar pode ser melhor.
Saber a intenção e o público do seu relatório é crucial para escrever relatórios eficazes. Ele também pode ajudá-lo a entender o que você precisa saber para escrever seu relatório em primeiro lugar.
Verify Your Data Points and Sources.
Para muitos relatórios informativos, o relatório só será tão bom quanto os dados encontrados nele. Portanto, muitas vezes é importante verificar os pontos de dados em um relatório antes de enviá-lo.
Isso pode envolver a verificação de fontes independentes, rastreando relatórios anteriores para ver se as informações no seu relatório são consistentes com elas, ou simplesmente verificando novamente os dados que você colocou no relatório com o material-fonte para verificar se ele foi registrado corretamente.
Isso é especialmente importante ao escrever relatórios que chamam por recomendações baseadas nos dados dentro porque pontos de dados imprecisos podem resultar em más decisões. Escolher fontes e dados cereja pode ajudar a tornar uma proposta mais atraente, mas isso não significa que a recomendação subjacente será eficaz.
É mais importante que um relatório reflita com precisão a realidade do que simplesmente “ganhar” um argumento.
Certifique-se de que seus elementos visuais fazem sentido.
Imagens e elementos de design gráfico podem ser cruciais para tornar um relatório fácil de interpretar. Gráficos de tartes, barras e linhas são todas formas eficazes de representar visualmente pontos de dados chave.
No entanto, é importante verificar se você está usando os elementos visuais certos para o seu relatório.
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Ao adicionar um elemento visual como uma imagem ou gráfico ao relatório, considere o seguinte:
- A imagem será muito desordenada? Elementos visuais simples são mais fáceis de interpretar, mas elementos complexos (como gráficos de linhas com 20+ linhas) podem ser muito difíceis de analisar.
- O tipo de elemento visual utilizado faz sentido para os dados que estão sendo apresentados? Os gráficos de pizza são excelentes para dar uma estimativa rápida das relações percentuais entre vários pontos de dados relacionados, os gráficos de barras são bons para comparações rápidas e os gráficos de linhas são úteis para rastrear alguns pontos de dados ao longo de um período de tempo específico. Certifique-se de que você está usando o gráfico certo para os dados que você deseja apresentar.
- O ponto de dados é relevante para o relatório? Se um dado não é relevante para o relatório, então você provavelmente deve ignorá-lo.
Em muitos casos, o formato de um relatório pode incluir um tipo específico de gráfico a ser usado. No entanto, como alguns relatórios podem precisar de diferentes tipos de dados de um relatório para o próximo (como em relatórios de pesquisa), é importante saber quando e como escolher elementos gráficos que complementam esses pontos de dados.
Quando sua equipe sabe como apresentar adequadamente seus resultados em diferentes relatórios de negócios, você está promovendo uma boa comunicação e colaboração. Isso é a chave para o crescimento do negócio.