As fraudes nos negócios podem custar a uma empresa até $500.000 só em capital. No entanto, isto não contabiliza os outros recursos vitais perdidos, tais como tempo, produtividade, reputação e lealdade.
Quando alguém se infiltra nas operações comerciais, pode ganhar acesso aos lucros, bem como a informação sensível, propriedade intelectual e documentos. Faturas comprometidas, folha de pagamento, informações de crédito, ativos e identidade podem colocar em risco o futuro de um negócio. As parcerias estabelecidas podem ser encerradas, a retenção de clientes pode diminuir e o emprego pode diminuir devido à quebra de confiança e medo de exposição.
Quando as empresas se tornam vítimas de fraude, podem não ser capazes de recuperar a totalidade do capital perdido ou obter reparações por danos. Portanto, as organizações devem usar medidas preventivas para reduzir o risco de eventos fraudulentos.
Com ferramentas automatizadas, como software de análise preditiva, as organizações são alertadas sempre que valores ou atividades incomuns são detectados. Isso permite que a gerência resolva rapidamente os problemas e proteja os sistemas para garantir que o capital e os dados sensíveis sejam protegidos.
Para começar, as empresas devem compreender os diferentes tipos de fraude que podem enfrentar a fim de preparar e proteger adequadamente suas operações.
5 Principais Tipos de Fraudes Empresariais
As fraudes podem ocorrer a partir de fontes internas, como funcionários, ou de pessoas externas, como clientes ou hackers. Entretanto, independentemente do perpetrador, as empresas precisam entender as várias ameaças que podem encontrar e como isso pode impactar sua organização.
Os tipos comuns de fraude que ocorrem dentro das empresas incluem-
1. Roubo de identidade
O roubo de identidade pode potencialmente custar a uma empresa milhares de dólares para recuperar o acesso à sua identidade e a todas as linhas de crédito. Os ladrões podem ganhar a posse de demonstrações financeiras, declarações de impostos e documentos bancários, colocando em risco tanto a identidade da empresa como as finanças.
Se as informações da empresa são armazenadas como documentação física ou em um banco de dados virtual, as empresas devem garantir que seus demonstrativos financeiros estejam seguros. Os registros digitais devem ser protegidos por um firewall e acessados apenas por usuários autorizados com nomes de usuário e senhas definidas. Da mesma forma, os documentos físicos devem permanecer sob cadeado e chave, e só devem ser recuperados por trabalhadores verificados.
O roubo de identidade também pode ocorrer se um cheque for mal colocado e acabar em mãos erradas. Com a conta e o número de roteamento, um fraudador pode potencialmente retirar fundos. Portanto, as empresas devem considerar o estabelecimento de um sistema de folha de pagamento separado e a utilização de transferências eletrônicas de fundos (EFTs).
2. Fraude na folha de pagamento
De acordo com a Associação de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), a fraude na folha de pagamento é duas vezes mais provável de acontecer em uma pequena empresa do que em uma grande empresa. A fraude na folha de pagamento pode ocorrer de várias maneiras diferentes, incluindo -7504
- Horas Infladas – A fraude na folha de pagamento mais comum ocorre quando os empregados inflacionam ligeiramente as horas registradas. Por inflação incremental, os trabalhadores recebem pequenos aumentos salariais, esperando ser negligenciados e evitar alertas do sistema. Isto pode acontecer quando um empregado ainda está com o relógio apertado enquanto não trabalha, entrando com horas extras manualmente, ou com o ponteiro dos amigos.
- Não Reembolso de Adiantamentos – Em raras ocasiões, um empregado pode pedir um adiantamento ao seu supervisor. No entanto, a maioria dos registos da folha de pagamento não contabiliza estes cenários, o que facilita o esquecimento. Isto permite que empregados mal intencionados recebam pagamento extra sem a intenção de pagar o adiantamento de volta.
- Alteração das Taxas de Pagamento – Embora muito incomum, alguns empregados trabalham com consultores de folha de pagamento que têm acesso ao sistema de contabilidade para inflacionar os salários por hora. Isto requer que o usuário autorizado altere a remuneração temporariamente antes que os pagamentos sejam liberados para evitar acionar o sistema.
Para combater estes riscos, as organizações devem executar verificações de antecedentes de novos funcionários para garantir que eles não tenham registros criminais ou históricos de trabalho questionáveis. As empresas também devem realizar auditorias regulares à folha de pagamento para rastrear todos os fundos e salários por hora para garantir a precisão.
3. Fraude monetária
Fraude monetária pode implicar em notas falsas e roubo físico de dinheiro de uma empresa.
- Notas falsas – Infelizmente, notas falsas podem ser ignoradas na compra inicial, mas são verificadas quando a empresa tenta fazer um depósito. Isto deixa a empresa com estoque e receita perdidos. Portanto, as empresas devem treinar os funcionários sobre como decifrar o real da moeda falsa através de características físicas. Diferenças em microimpressão, marcas d’água, impressão em relevo e tinta colorida são todos sinais de dinheiro falso.
- Roubo de Dinheiro – A maioria das pequenas fraudes empresariais ocorre devido ao roubo de dinheiro por funcionários internos. Escumação, roubo de dinheiro e desembolso de registros são as fraudes mais comuns e podem custar às empresas centenas de dólares. Para evitar fraudes de funcionários, as empresas devem monitorar continuamente os registros e ter os supervisores contando as gavetas de dinheiro no final de cada turno.
4. Fraude de Retorno
Existem muitos tipos de fraude de retorno, mas cada um deles pode colocar em risco o inventário e as finanças de uma empresa. Alguns clientes podem comprar um item e tentar devolver o produto depois de já o terem utilizado para receberem um reembolso. Neste caso, o negócio fica com um item defeituoso e uma perda na receita. Outros clientes podem roubar produtos e tentar devolvê-lo para um reembolso, alegando que perderam o recibo para ter lucro.
No entanto, as empresas podem evitar fraudes na devolução, implementando políticas rigorosas que exigem recibos físicos ou digitais ou perfis de fidelidade de clientes para verificar as compras. As empresas também podem limitar o tempo de devolução para que os consumidores só possam receber crédito da loja ou um reembolso dentro de uma pequena janela. Estas políticas minimizam o risco de receber um item usado ou roubado.
5. Fraude de Compensação de Trabalhador
A maioria dos estados exige que as empresas adquiram um seguro de compensação de trabalhadores se os empregados se lesionarem ou ficarem doentes no trabalho. No entanto, alguns trabalhadores encontraram formas de tirar proveito desta compensação. Os empregados podem solicitar o seguro de compensação dos trabalhadores por um ferimento ocorrido fora do trabalho ou fabricar completamente uma doença.
A única maneira das empresas evitarem este tipo de fraude é manterem documentação detalhada sobre todas as operações e empregados. Relatórios regulares que descrevem quaisquer problemas ou acidentes durante as tarefas podem ajudar a criar um cronograma e fornecer provas se houver suspeita de uma falsa reclamação.
Felizmente, a fraude empresarial pode ocorrer de muitas formas, tornando difícil de detectar, a menos que a gerência esteja ciente das fraudes comuns. Para se protegerem contra actividades fraudulentas, as empresas devem implementar sessões de formação, auditorias regulares e software de monitorização. Estas técnicas de prevenção de fraude podem poupar capital, esforço e tempo necessários para reconciliar os ativos perdidos.